PHƯƠNG PHÁP TRẢ LỜI EMAIL THƯ MỜI PHỎNG VẤN TIẾNG ANH RẤT CHUYÊN NGHIỆP

I. Bố cục chung của thư phản hồi

Một email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh sẽ bao gồm những nội dung quan trọng sau đây:

1. Đề mục tiêu đề

Tiêu đề email rất quan trọng, không kém phần nội dung vì đây là điều đầu tiên mà người nhận thư nhìn thấy. Điều này quyết định liệu họ có mở thư và đọc hay không. Một email thiếu tiêu đề thường dễ bị đánh vào hộp thư rác, khiến nhà tuyển dụng có thể bỏ lỡ thư của bạn.

Chính vì thế, khi trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh, ứng viên nên chú trọng đến việc đặt một tiêu đề ngắn gọn, súc tích, và truyền đạt chính xác những gì sắp trình bày. Bạn có thể viết tiêu đề email xác nhận phỏng vấn tiếng Anh theo cú pháp: [Tên vị trí ứng tuyển] – [Họ và tên bạn]. Ví dụ:

Mẫu tiêu đề: Confirmation of Interview for SEO Trainee Position – Nguyen Van A

2. Lời khai mạc

Trước khi bước vào nội dung chính, điều quan trọng là phải có một lời chào hỏi ở đầu email. Thông thường, khi nhận được lời mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ ký tên kèm theo chức danh. Bạn nên lưu ý điều này để có thể trả lời email một cách chuyên nghiệp, cho thấy sự quan tâm của bạn đến chi tiết về tuyển dụng.

• Nếu biết rõ tên, chức danh của nhà tuyển dụng, hãy gửi lời chào theo mẫu sau: Dear Mr/ Mrs + [Tên người tuyển dụng] + [Chức vụ] + [Tên công ty].
• Nếu chưa biết chính xác thông tin nhà tuyển dụng, có thể viết lời chào nói chung như sau: Dear Hiring Team/To whom it may concern (Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng/Kính gửi đội ngũ…)

3. Lời cảm ơn nhà tuyển dụng

Tiếp theo, ứng viên nên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng, thể hiện thái độ trân trọng công sức và thời gian họ đã dành cho việc cân nhắc và tuyển chọn. Đây cũng là một trong những tác phong chuyên nghiệp mà bất kỳ ứng viên nào cũng cần có, do đó khi trả lời email thư mời phỏng vấn tiếng Anh, bạn không nên bỏ qua phần này.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu câu cảm ơn nhà tuyển dụng như sau:

• Thank you for your consideration and interview invitation to me. (Cảm ơn anh/chị và Quý Công ty vì đã cân nhắc và mời em đến buổi phỏng vấn.)

• I would like to express my gratitude towards the interview opportunity from XYZ Company. (Tôi muốn thể hiện sự biết ơn với cơ hội được phỏng vấn ở Công ty XYZ.)

• I would like to thank you for considering my application for the position of… (Cảm ơn bạn đã cân nhắc thư ứng tuyển của tôi dành cho vị trí…)

• Thank you for the opportunity… (Cảm ơn đã trao cho tôi cơ hội để…)

4. Xác nhận/Từ chối phỏng vấn

Đây là phần nội dung chính trong email trả lời thư mời email phỏng vấn tiếng Anh. Ứng viên có thể chấp nhận hoặc từ chối lời mời phỏng vấn. Tuy nhiên, dù là ở trường hợp nào, bạn cũng cần thể hiện thái độ thiện chí và tính chuyên nghiệp khi viết thư trả lời nhà tuyển dụng. Có thể tham khảo một vài mẫu câu gợi ý sau đây:

a. Chấp nhận/xác nhận phỏng vấn:

• I would like to confirm that I will join the scheduled interview at… (Tôi xin xác nhận rằng tôi sẽ tham dự buổi phỏng vấn theo lịch…)

• I am writing to confirm that I could attend the interview… (Tôi xác nhận rằng tôi có thể tham dự buổi phỏng vấn…)
• It is my pleasure to attend the interview at… (Tôi rất vinh dự được tham dự buổi phỏng vấn vào…)

b. Từ chối phỏng vấn:

• After careful consideration, I am afraid that I am currently not suitable with the … position at XYZ Company. (Sau khi cân nhắc cẩn thận, tôi e rằng hiện tại tôi chưa thật sự phù hợp với vị trí… ở công ty XYZ.)
• Unfortunately, I am unable to participate in the interview as I have decided to accept another offer that I believe is a better fit for me at this time. (Thật không may, tôi không thể tham gia cuộc phỏng vấn vì tôi đã quyết định nhận một lời đề nghị khác mà tôi tin là phù hợp hơn với mình vào lúc này.)

c. Yêu cầu hoặc câu hỏi khác (nếu có):

Sau phần chính của thư, bạn có thể bổ sung thêm thông tin về yêu cầu hoặc câu hỏi khác (như đặt lại lịch phỏng vấn, hỏi chi tiết về địa điểm, thời gian…) 

• I would like to ask if we could start 5 minutes later than the scheduled time due to my previous meeting… (Tôi muốn hỏi rằng liệu chúng ta có thể bắt đầu muộn hơn 5 phút so với lịch trình không vì tôi có một cuộc hẹn trước đó…)
• I have a concern about whether Ms. Nhung is going to be my interviewer. (Tôi có một thắc mắc rằng liệu chị Nhung có phải người sẽ phỏng vấn tôi hay không.)

5. Lời chào kết thư và ký tên

Cuối cùng, ứng viên nên để lại lời cảm ơn thay cho lời chào kết thư, ký tên để thể hiện sự chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo mẫu kết thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh sau đây:

• Once again, thank you so much for your invitation. I am looking forward to our interview next week. (Một lần nữa, cảm ơn bạn rất nhiều vì lời mời. Tôi rất trông đợi buổi phỏng vấn vào tuần tới.) 

• I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong phản hồi từ bạn).

• Yours faithfully, (nếu mở đầu email dùng Dear Sir/Madam)
• Yours sincerely, (nếu mở đầu email bằng Dear Mr/Ms…)

II. Các mẫu email phản hồi bằng tiếng Anh rất tuyệt

1. Mẫu email Xác nhận/ Đồng ý phỏng vấn bằng tiếng Anh

Mẫu 1:

Dear Ms. Trang,

Thank you for the invitation to interview for the Sales Manager position at Cupid Company. I am available this Friday at 3:30 pm, and I confirm our meeting to discuss this role further on that day.

Please inform me if you require any information by Thursday afternoon at your office.

Best regards,

Ha Nam

Phone: 0966.133.XXX

Mẫu 2:

Dear Mr. John, Manager of Marketing at XYZ Company,

I am delighted to have received the interview invitation this morning. 

Thank you very much for giving me the opportunity to interview for the position of accountant at your company. I confirm my attendance for the interview on Monday, August 11, 2023.

However, during the phone call from the Human Resources department this morning, I did not receive information about the interview location. Therefore, I would like to inquire about the specific location and any additional documents I need to bring to the interview.

I look forward to your prompt response so that I can prepare accordingly!

Best regards,

Hoa Lan

2. Mẫu thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dear Ms. Hoa,

Thank you for inviting me to interview for the Sales Manager position at U&I Company. I appreciate the opportunity and the time you invested in reviewing my application.

After careful consideration, I have decided to withdraw my application for this role. I have accepted another opportunity that better aligns with my long-term career objectives.

I want to express my gratitude for considering me as a candidate. I wish you and the U&I Company team continued success in all your endeavors.

Best regards,

Le Thuy

3. Mẫu thư xin dời lịch hoặc thay đổi lịch bằng tiếng Anh 

To: [email protected]

Subject: Request for interview rescheduling

Dear Ms.Anh,

This message serves to inform you that I am unable to attend the interview scheduled for Monday, September 22, 2023, for the Content Manager position. Please accept my sincere apologies for any inconvenience caused.

I was eagerly looking forward to the interview. Unfortunately, I am experiencing a recurrence of sinus issues and am not well enough to leave home these days. Therefore, I kindly request to reschedule the interview for next week. I am available on Monday, Tuesday, and Wednesday.

I am keen on the opportunity to discuss the role in more detail with you. Thank you for considering my request.

Yours sincerely,

Ha Mai

4. Mẫu gửi email hỏi kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dear Miss Lara,

Thank you for inviting me to interview on August 23rd for the Data Analyst position at your company. I hope my performance during the interview met your expectations. I was informed that the interview results would be communicated by August 25th. As I have not yet received any update from your office, I would appreciate it if you could provide me with an update. Thank you very much.

I will wait for another 2 days for a response. If I do not hear back, I will be compelled to explore other job opportunities. I want to emphasize that if given the chance to join your team, I am committed to contributing to the company's growth. Thank you!

Best regards, 

Sarah J

5. Mẫu thư cảm ơn sau phỏng vấn bằng tiếng Anh

Subject: “THANK YOU LETTER AFTER THE INTERVIEW – Nguyen Van An”

Respectfully to : Department of Human Resources of XYZ Company

My name is Nguyen Van An. I participated in the interview for the Sales Manager position at your company. 

Thanks to the interview, I gained a profound understanding of my strengths and areas for improvement. Moreover, I appreciated experiencing the professionalism and friendliness of your company’s working environment. 

I am grateful for the time the company dedicated to me during the interview process. I wish the company continued success in the future.

Signature

III. Tips for Responding to Interview Invitation Emails in English

Khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh, bạn cần chú ý một vài điểm sau đây:

• Bạn nên trả lời thư xác nhận phỏng vấn tiếng Anh càng sớm càng tốt, tốt nhất là ngay sau khi nhận được email và tuyệt đối không nên để nhà tuyển dụng đợi thư phản hồi quá lâu. 
• Sử dụng ngữ pháp đơn giản, không nhất thiết phải là các câu hoa mỹ, phức tạp. Ngoài ra, kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn rằng email phản hồi của mình không mắc lỗi sai ngớ ngẩn nào.
• Email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh đảm bảo đầy đủ các phần, thông tin, bố cục rõ ràng. Đừng quên dành lời cảm ơn sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy được tôn trọng, có thiện cảm với bạn hơn.
• Lời lẽ lịch sự, chuyên nghiệp: Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp ngay từ trong email trả lời thư mời phỏng vấn gửi đến nhà tuyển dụng. Tránh viết sai chính tả, thiếu ý hay câu cụt. Nên viết câu mạch lạc, rõ ràng và đúng ngữ pháp.
• Yêu cầu thông tin bổ sung: Nếu thư mời phỏng vấn cung cấp thiếu thông tin cần thiết (có thể là địa điểm, hình thức phỏng vấn cụ thể, hoặc tài liệu cần chuẩn bị…) bạn hãy lịch sự hỏi thêm thông tin trong thư phản hồi.