Phương pháp tự động đánh số thứ tự cột trong Excel

 CHÚ Ý: Tải Ngay 70+ bài tập excel cơ bản và nâng cao

Với cách tự động đánh số thứ tự trong Excel, việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Không chỉ vậy, việc đánh số thứ tự còn giúp bạn tiết kiệm thời gian khi thực hiện thống kê số liệu. Dưới đây là tổng hợp các phương pháp đánh số thứ tự trong Excel và những điều cần lưu ý khi áp dụng chúng.

Bí quyết tự động đánh số thứ tự cột trong Excel từ 2021 đến 2013
 

Bí quyết tự động đánh số thứ tự cột trong Excel

1. Kéo chuột để tự động đánh số thứ tự trong Excel

Giả sử bạn có một danh sách gồm 7 người với mã số nhân viên từ M01 đến M07. Làm thế nào để đánh nhanh M01 đến M07 mà không cần điền từng dòng? Đây là vấn đề mà Mytour sẽ giúp bạn giải quyết với ví dụ này.

Bước 1: Kéo mũi tên dấu cộng từ ô chứa M01 xuống dưới ô chứa M07.

Bước 2: Thả chuột, Excel sẽ tự động đánh số thứ tự cột cho bạn với thứ tự tăng dần cách nhau mỗi số 1.

Bước 3: Nếu bạn gặp vấn đề là số đánh ra không theo thứ tự, hãy kiểm tra xem có giữ hoặc nhấn Ctrl khi kéo chuột ở bước 1 không nhé.

2. Sử dụng Fill/Series để tự động đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên: 1

Bước 2: Trong tab Chỉnh sửa, chọn Điền / Chuỗi.

Bước 3: Hộp thoại Chuỗi xuất hiện. Tiếp theo, thực hiện theo các bước sau:

- Chuỗi trong: Chọn Hàng nếu muốn đánh số theo hàng, Cột nếu muốn đánh số theo cột.
- Loại: Chọn +Tuyến tính: Đánh số theo kiểu tăng dần

                        + Tăng trưởng:

- Bước nhảy : Khoảng cách giữa hai số thứ tự.
- Giá trị kết thúc : Chỉ đánh số đến vị trí này.

Nhấn OK.

Kết quả là: Hiển thị đánh số tự động thứ tự cột trong Excel.

3. Sử dụng công thức để tự động đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Mở file Excel cần đánh số. Nhập số thứ tự cho ô đầu tiên => Nhập công thức cho ô thứ 2 với công thức = Ô trước đó + 1.

Ví dụ, dòng thứ 3 trong bảng dưới đây sẽ được nhập là =A2 + 1.

Bước 2: Sử dụng chuột để kéo từ hình vuông nhỏ ở góc ô đó đến vị trí bạn muốn.

- Kết quả:

4. Sử dụng hàm SEQUENCE để tự động đánh số thứ tự trong Excel

Chọn ô bắt đầu của dãy số => Nhập công thức '=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)' => Nhấn Enter.

Ví dụ: Để đánh số cho 7 hàng trong bảng, sử dụng công thức sau: =SEQUENCE(7).

5. Sử dụng Tự động điền

Để sử dụng tính năng Tự động điền, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở 1 file Excel mà bạn muốn tạo số thứ tự, sau đó chọn Tệp.

Bước 2: Sau đó, chọn Tùy chọn

Bước 3: Trong Cài đặt Excel ở phần Tùy chỉnh => Chọn Bộ lọc Tất cả lệnh => Tìm Chuỗi hoặc Mẫu lọc.

Bước 4: Trong phần Tab Chính ở mục Trang chủ nhấp chuột phải và chọn Thêm nhóm mới.

Bước 5: Tiếp tục chọn Chuỗi hoặc Mẫu lọc => Nhấn Thêm => Nhấn OK.

Bước 6: Quay lại bảng cần nhập số thứ tự, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên => Chọn Điền => Chọn Chuỗi.

Bước 7: Bảng Chuỗi hiện lên và bạn có những lựa chọn như:

+ Tuyến tính: Đánh số theo kiểu tăng dần.
+ Tăng trưởng: Kiểu lũy tiến.
+ Ngày: Kiểu ngày tháng.
+ Tự động Điền: Kiểu tự động điền.

Phần Bước nhảy bạn có thể nhập số bắt đầu và Giá trị kết thúc là số kết thúc.

Sau đó bấm Ok để hoàn thành.

- Kết quả:

6. Sử dụng hàm SUBTOTAL kết hợp với IF

Trong phương pháp này, chúng ta sẽ kết hợp 2 hàm với nhau, đó là hàm IF và hàm SUBTOTAL với cú pháp như sau:

=IF(kiểm_tra; [giá_trị_nếu_đúng]; [giá_trị_nếu_sai]; SUBTOTAL(số_hàm; tham_chiếu1;...))

Ý nghĩa của công thức:

+ kiểm_tra: Điều kiện của hàm IF.
+ [giá_trị_nếu_đúng]: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
+ [giá_trị_nếu_sai]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
+ số_hàm: Hàm được hiểu theo giá trị số (Ở đây là số 3 tương đương với hàm COUNTA).
+ tham_chiếu1;...: Vùng chứa số thứ tự.

Nhập hàm theo cú pháp '=IF(B2='','',SUBTOTAL(3,$B$2:B2))'.

Giải thích về hàm:

Với hàm SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

+ function_num = 3: Được hiểu là hàm COUNTA trong SUBTOTAL - Đếm số ô không trống.
+ ref1 =$B$2:B2: Là vùng đã được đánh số thứ tự (Lưu ý: Luôn phải khóa giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không khóa thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với những ô bên dưới).

Với hàm IF(B2='','',SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

+ Nếu C3='';'': Khi ô C3 trống, số thứ tự cũng trống.
+ Sử dụng SUBTOTAL(3,$B$2:B2)): Nếu ô C3 không trống, hàm SUBTOTAL sẽ được áp dụng.

7. Một số lưu ý khi đánh số thứ tự trong Excel

Khi kéo chuột, áp dụng dễ dàng cho bảng nhỏ. Đối với bảng có hơn 1000 dòng, kéo tay sẽ gây ảnh hưởng và khi xóa dòng, số thứ tự sẽ không tự cập nhật.

Với hàm SEQUENCE, chỉ hoạt động trên Excel 365.

8. Phương pháp đánh số thứ tự nhanh khác trong Excel

Ngoài các cách trên, Mytour cũng giới thiệu 5 phương pháp khác để đánh số tự động trong Excel bằng cách sử dụng các hàm ROW, COUNTA, SUBTOTAL ... bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY.

Trong bài viết này, chúng tôi đã chia sẻ cách tự động đánh số thứ tự cột trong Excel, áp dụng cho cả các bảng tính có số cột lớn. Bạn cũng có thể tìm hiểu các thủ thuật khác như chuyển cột thành dòng trong Excel hoặc cách tạo biểu đồ để sử dụng Excel hiệu quả hơn.

Các phương pháp đánh số tự động này có thể áp dụng trên nhiều phiên bản Excel khác nhau. Trên Office 2016, bạn có thể đánh số thứ tự nhanh chóng bằng cách chọn ô số thứ tự đầu tiên, sau đó click vào góc phải bên dưới của ô và click đúp. Nếu bạn gặp lỗi khi đánh số thứ tự trên Excel, bài viết cũng chia sẻ cách khắc phục để giúp bạn hoàn thiện dữ liệu một cách nhanh chóng.

Trong Excel, có nhiều hàm tính toán hỗ trợ người dùng trong các lĩnh vực như kế toán, tài chính, ngân hàng, giáo dục, ... Hàm Sum, If, Count, ... là những hàm phổ biến, trong khi đó hàm Vlookup được xem là 'ác mộng' của nhiều người vì tính phức tạp của nó. Mytour đã viết một bài hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm Vlookup, mời bạn đọc tham khảo nhé.