PHƯƠNG PHÁP VIẾT THƯ HỎI THĂM KHÁCH HÀNG BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

1. Cấu trúc của email hỏi thăm khách hàng bằng tiếng Anh

Cấu trúc của thư/email hỏi thăm khách hàng bằng tiếng Anh đầy chuyên nghiệp

Bước 1: Tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn

Tiêu đề nên được viết ngắn gọn, thể hiện một cách súc tích nội dung của thư hỏi thăm khách hàng:

• Subject: Checking on you from ABC Company (Tiêu đề: Kiểm tra tình hình từ công ty ABC)
• Subject: Quick Follow-Up: Have You Had Time to Review Our [Product/Service]? (Tiêu đề: Theo dõi nhanh: Bạn có thời gian để review [Sản phẩm/ Dịch vụ] của chúng tôi không?)
• Subject: Assistance with [Product/ Service] update (Tiêu đề: Hỗ trợ cập nhật với [Sản phẩm/Dịch vụ])

Bước 2: Bắt đầu với lời chào cá nhân

Hãy mở đầu thư/email bằng lời chào được cá nhân hóa với tên khách hàng. Chúng giúp bạn thu hút sự chú ý của khách hàng và tăng tỷ lệ được phản hồi. Chẳng hạn:

• Dear (Ms./Mrs./Mr.) [Client’s Name], ((Bà, Ông) [Tên khách hàng] thân mến,)
• Hello [Client’s Name], (Chào [Tên khách hàng],)
• Hi [Client’s Name], (Chào [Tên khách hàng],)

Sau đó, trình bày ngắn gọn về lý do liên hệ với khách hàng trong 1-2 câu. Nếu 2 bên chưa hiểu rõ về nhau, bạn có thể giới thiệu bản thân, đề cập đến vấn đề và thời điểm gần nhất mà bạn tương tác cùng họ.

• I'm following up on our [meeting/discussion] last week about [specific topic]. (Tôi đang theo dõi [cuộc họp/cuộc thảo luận] của chúng ta tuần trước về [chủ đề cụ thể].)
• I am writing to follow up on your recent/latest purchase with us and to ensure that everything meets your expectations. (Tôi viết thư này để theo dõi giao dịch mua hàng gần đây/mới nhất của bạn với chúng tôi và để đảm bảo rằng mọi thứ đều đáp ứng mong đợi của bạn.)

Bước 3: Nội dung chính (Main Content) rõ ràng và dễ hiểu

Trong phần nội dung chính của thư, bạn có thể bày tỏ lòng biết ơn với khách hàng vì đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ hoặc hợp tác với công ty. 

• We are truly grateful for the opportunity to work with you and provide you with our product/service. (Chúng tôi thực sự biết ơn vì có cơ hội được làm việc với bạn và cung cấp cho bạn sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi.)

Tiếp theo, hỏi xem họ đã có những trải nghiệm gì với sản phẩm/dịch vụ của bạn. Khuyến khích họ chia sẻ suy nghĩ, đánh giá để bạn có thể cải thiện chất lượng.

• We highly value your feedback and would greatly appreciate it if you could take a moment to share your thoughts on our product/service. Your share helps us continuously improve and better serve you. (Chúng tôi đánh giá cao phản hồi của bạn và rất trân trọng nó nếu bạn có thể dành chút thời gian để chia sẻ suy nghĩ của mình về sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi. Ý kiến ​​đóng góp của bạn giúp chúng tôi liên tục cải thiện và phục vụ bạn tốt hơn.)

Phần nội dung chính cần phản ánh rõ mục đích gửi thư hỏi thăm khách hàng. Điều này giúp khách hàng hiểu họ có thể đóng góp hoặc phản hồi email như thế nào.

Bước 4: Đưa ra kết luận (Conclusion)

Ở phần kết thúc, hãy thể hiện lòng thành chí và sự chuyên nghiệp trong công việc của bạn bằng cam kết sẵn sàng hỗ trợ khách hàng khi cần.

• If there is anything that happens with [product/service/payment], do not hesitate to let us know. Our team are always here to assist you. (Nếu có bất kỳ điều gì xảy ra với [sản phẩm/dịch vụ/thanh toán], vui lòng cho chúng tôi biết. Nhóm chúng tôi luôn ở đây để hỗ trợ bạn.)

Đừng quên kết thư bằng cách lời chào tạm biệt:

• Best regards, (Trân trọng,)
• Sincerely, (Trân trọng,)
• Thank you, (Cảm ơn,)

2. Những câu chào hỏi khách hàng thông dụng bằng tiếng Anh trong email

2.1. Những câu chào hỏi khách hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

• I hope this letter/email finds you well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe.)
• I hope all is well (with you). (Tôi hy vọng mọi thứ đều ổn (với bạn).)
• I hope things are going well for you. (Tôi hy vọng mọi việc đang diễn ra tốt đẹp với bạn.)
• I’m writing to/ I want to reach out to ask how you've been doing lately. (Tôi viết thư này để hỏi thăm xem dạo gần đây bạn thế nào.)
• Just checking in to see when you’ll [action you want customers to take] at/on [time]. (Chỉ kiểm tra xem khi nào bạn sẽ [hành động bạn muốn khách hàng thực hiện] vào [thời gian]).

2.2. Mẫu câu khuyến khích khách hàng phản hồi

• Could you please take a moment to share your [experience/thought/feeling] about [product/service] with us? (Bạn có thể vui lòng dành chút thời gian để chia sẻ [trải nghiệm/suy nghĩ/cảm nhận] của bạn về [sản phẩm/dịch vụ] với chúng tôi không?)
• Do not hesitate to share as much or as little as you feel comfortable doing so. (Đừng ngần ngại chia sẻ nhiều hay ít tùy theo mức độ bạn cảm thấy thoải mái khi làm như vậy.)
• Let me know if you’re free to talk about [specific topic] at/on [time]. (Hãy cho tôi biết nếu bạn rảnh để nói về [chủ đề cụ thể] vào/vào [thời gian].)
• I wanted you to know that I'm here for you and welcome all your thoughts and feelings about [the problem]. (Tôi muốn bạn biết rằng tôi ở đây vì bạn và hoan nghênh mọi suy nghĩ cũng như cảm xúc của bạn về [vấn đề].)

Mẫu câu khuyến khích khách hàng cung cấp phản hồi

2.3. Mẫu câu đưa ra sự giúp đỡ với khách hàng

• If there's anything I can do to [solve the problem of the customer], please don't hesitate to let me know. (Nếu có bất cứ điều gì mà tôi có thể làm [để giải quyết vấn đề của khách hàng], vui lòng cho tôi biết.)
• I have some experience with [relevant problem], and I'd be happy to share information that might be helpful to you. (Tôi có một số kinh nghiệm với [vấn đề liên quan] và tôi rất vui được chia sẻ thông tin có thể hữu ích cho bạn.)
• If you have any questions or concerns regarding [problem], please do not hesitate to contact us. (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về [vấn đề], vui lòng liên hệ với chúng tôi.)
• In case you want to hear more about [product/service], kindly let me know. (Trong trường hợp bạn muốn biết thêm về [sản phẩm/dịch vụ], vui lòng cho tôi biết.)

3. Mẫu thư/email hỏi thăm khách hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

3.1. Thư hỏi thăm khách hàng về trải nghiệm sử dụng sản phẩm

Mẫu thư hỏi thăm khách hàng về trải nghiệm sử dụng phần mềm

Chủ đề: Theo dõi: Đảm bảo thành công của bạn với Phần mềm Quản lý Nhân sự

Kính gửi bà Rachel Green,

Tôi hy vọng email này tìm được bạn một cách khỏe mạnh. Tôi viết để kiểm tra và đảm bảo rằng bạn đã sử dụng thành công phiên bản mới nhất của Phần mềm Quản lý Nhân sự của chúng tôi.

Bạn có thể dành chút thời gian để chia sẻ trải nghiệm của mình với phiên bản mới này với chúng tôi không? Chúng tôi rất đánh giá cao mọi đóng góp mà bạn có thể cung cấp. Sự hài lòng của bạn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi, chúng tôi thực sự trân trọng sự hợp tác của bạn.

If you face any difficulties or have any inquiries, please feel free to contact us. We are here to assist you.

Looking forward to your prompt response.

Warm regards,

David Crane

Dịch:

Tiêu đề: Theo dõi: Đảm bảo thành công của bạn với Phần mềm quản lý nhân sự

Dear Rachel Green,

I hope you are well. I am writing this letter to verify and ensure that you have successfully been able to use our latest Human Resources Management Software version.

Could you please take a moment to share your experience with us? We would appreciate any feedback you can provide. Your satisfaction is our top priority; we truly value your business and are committed to your success.

If you encounter any difficulties or have any questions, please do not hesitate to contact us. We are here to support you.

We look forward to hearing from you soon.

Best regards,

David Crane

3.2. Follow-Up Email to Customers After Service Experience

This email template is suitable for services that offer trial experiences such as gyms or educational centers. You can inquire about the customer's feelings, thoughts, and encourage them to sign up for the service.

Bài mẫu:

Subject line: How was your trial English lesson?

Dear Phoebe, 

I hope this message finds you well. I wanted to reach out and inquire about your recent English trial lesson with Joey. Did you enjoy the class, or did it feel overwhelming?

On a serious note, we hope you're feeling positive and enthusiastic for more. We would also appreciate your feedback and any suggestions on how we can help you achieve your language learning goals.

Take a break, unwind, and prepare for more learning! We look forward to seeing you bright and early for our official course sessions!

Best regards,

Nicolas Roeg

Dịch:

Title: How was your English trial lesson?

Dear Phoebe,

I hope you are well. I wanted to check how your English trial lesson with Joey went. Did you enjoy your class, or did it overwhelm you?

On a serious note, we hope you are feeling positive and eager to continue. We also highly value your feedback and any suggestions on how we can support you in achieving your language learning goals.

Now take a break, relax, and get ready for learning! We look forward to seeing you shine in our official sessions!

Best regards,

Nicolas Roeg

3.3. Follow-Up Email to Former Customers

Subject: Checking in from ABC Company 

Dear Mr. Moore,

I hope this message finds you well. It's been quite some time since our last correspondence. I wanted to kindly check in to see how you're doing.

We highly appreciate our partnership with your organization. We are interested in learning about any current or upcoming projects that may align with our capabilities and expertise.

It would be great if we could discuss this further. I would be happy to share some exciting developments in our business with you over the phone or in person.

Feel free to respond to this email or reach out to schedule a call or meeting. I look forward to speaking with you soon. 

Sincerely yours,

Alison Chayne

Dịch:

Subject: Checking in from ABC Company

Dear Mr. Moore,

I hope this message finds you well. It has been quite some time since I last heard from you. I would like to politely inquire about your well-being.

Chúng tôi đánh giá sự hợp tác với tổ chức của ông rất cao. Chúng tôi mong muốn tìm hiểu về những dự án hiện tại hoặc dự kiến nào có thể phù hợp với khả năng và chuyên môn của chúng tôi.

Nếu có thể trò chuyện, thật tuyệt vời. Tôi có thể thảo luận với ông về những tiến bộ thú vị trong hoạt động kinh doanh của chúng tôi qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp.

Ông có thể liên hệ với tôi tại đây để sắp xếp một cuộc gọi hoặc cuộc họp. Tôi rất mong được trò chuyện cùng ông.

Thân ái,

Alison Chayne

3.4. Gửi thư chào mừng khách hàng mới bằng tiếng Anh

Gửi thư chào mừng khách hàng mới bằng tiếng Anh

Tiêu đề: Chào mừng từ Công ty ABC!

Kính gửi ông Bill Wick,

I trust everything is going smoothly for you. On behalf of ABC Company, I extend a warm welcome to you. Thank you for selecting our computer system to meet your needs.

Rest assured that we always prioritize your satisfaction. Our computer systems are meticulously designed to deliver exceptional performance, reliability, and user-friendliness. We are confident that the features of our system will impress you.

Please be aware that our team is here to support you at all times as you familiarize yourself with your new computer system. We are just a phone call or email away if you require assistance.

Once again, thank you for choosing ABC Company. We look forward to serving you and ensuring that your experience with our computer system exceeds your expectations.

Warm regards,

Roger Moore

Translation:

Subject: Welcome from ABC Company!

Dear Bill Wick,

I trust everything is going well with you. On behalf of ABC Company, I extend a warm welcome to you. Thank you for selecting our computer system to meet your needs.

Chúng tôi cam kết đặt sự hài lòng của bạn lên hàng đầu. Hệ thống máy tính chuyên nghiệp của chúng tôi được xây dựng để mang lại hiệu suất, độ tin cậy và khả năng sử dụng tuyệt vời. Chúng tôi tin rằng các tính năng của hệ thống sẽ khiến bạn ngạc nhiên.

Xin lưu ý rằng nhóm của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn khi bạn làm quen với hệ thống máy tính mới của mình. Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ qua điện thoại hoặc email nếu bạn cần.

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn bạn đã chọn Công ty ABC. Chúng tôi mong muốn được phục vụ và cam kết rằng trải nghiệm của bạn với hệ thống máy tính của chúng tôi sẽ vượt qua mong đợi.

Trân trọng,

Roger Moore

Kết luận