Buzz
Văn bản của bạn đang gặp những thách thức từ những khoảng trắng không mong muốn? Đừng lo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách giải quyết một cách đơn giản và hiệu quả trong bài viết dưới đây từ Mytour.
Để khắc phục vấn đề, hãy xác định liệu lỗi là do dấu cách và enter thừa hay do định dạng khoảng cách đoạn quá lớn.
Hoặc có thể là do định dạng khoảng cách đoạn quá lớn, gây ra tình trạng này:
Mỗi lỗi đều yêu cầu một phương pháp điều chỉnh riêng biệt.
1. Vấn đề xuất phát từ ký tự thừa
Đối với lỗi ký tự thừa, chúng ta sẽ giải quyết ở hai phía: trước hết là loại bỏ khoảng trống và dấu tab không cần thiết trong cùng một dòng, và sau đó là khắc phục dòng trống thừa do sử dụng quá nhiều Enter liên tục.
Tất cả sẽ được giải quyết thông qua chức năng Thay thế. Nó sẽ thay thế mỗi ký tự không mong muốn bằng một ký tự tùy chỉnh, giúp ta loại bỏ khoảng trống và dòng thừa.
Để mở Tìm và Thay thế, hãy bấm vào thanh ribbon Trang chủ và chọn Tìm và Thay thế ở phần Chỉnh sửa nằm bên phải cùng.
Hoặc bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H để mở chức năng này ngay lập tức.
Nhấp vào Thêm trong hộp thoại Tìm và Thay thế để mở rộng các tùy chọn khác của hộp thoại.
Đặt con trỏ chuột tại ô Tìm trong, sau đó nhấn vào Đặc biệt và chọn Khoảng trắng.
Dấu ^w xuất hiện là biểu tượng cho các khoảng trống như dấu cách hoặc dấu tab trong văn bản. Khoảng trống liền nhau (hai dấu cách/một dấu cách một dấu tab/hai dấu tab/một dấu tab/một dấu cách…) được biểu thị bằng một ^w.
Do đó, khi sử dụng ^w ở Tìm trong, chúng ta đang thay thế chúng bằng một dấu cách để xóa toàn bộ khoảng trống thừa.
Nhấn Thay thế Tất Cả để thực hiện chức năng này trên toàn bộ văn bản.
Bạn sẽ nhận được thông báo về số ký tự đã được thay thế, nhấn OK để đóng thông báo.
Tiếp theo, chúng ta cần giải quyết vấn đề về khoảng cách giữa các dòng mà chỉ có ^w không thể giải quyết được hoàn toàn.
Tiếp theo, mở chức năng Thay thế ra, lần này chúng ta cần sử dụng Dấu Xuống Dòng Đặc Biệt trong phần Đặc biệt của hộp thoại chức năng này.
Dấu Xuống Dòng Đặc Biệt được biểu thị bằng ký hiệu ^p. Các dòng thừa thường có từ hai dấu xuống dòng Paragraph trở lên, nên bạn nhập ^p^p liên tiếp vào ô Tìm trong.
Ở mục Thay bằng, bạn chỉ cần điền một ^p. Bởi nếu không nhập gì ở đây, toàn bộ các dấu Paragraph Mark sẽ bị xóa và mọi đoạn văn sẽ liền kề nhau, không có dấu xuống dòng Paragraph Mark. Do đó, để duy trì khoảng cách giữa các đoạn, chúng ta giữ lại một dấu ^p.
Nhấn vào Thay Thế Tất Cả để thực hiện chức năng thay thế cho toàn bộ văn bản.
Tiếp tục nhấn vào Thay Thế Tất Cả vài lần nữa cho đến khi Word thông báo rằng không còn thay đổi nào được thực hiện. (All done. We made 0 replacements.)
Thực hiện điều này để đảm bảo rằng trong văn bản không có vị trí nào có rất nhiều dấu Paragraph Mark nối tiếp. Sau khi thay thế bằng một dấu Paragraph Mark, những dấu Paragraph Mark được thay thế sẽ kết hợp lại với nhau, tạo thành khoảng trống mới.
Sau đó, bạn sẽ thấy các đoạn văn của mình dính sát vào nhau vì không có một khoảng trống thích hợp ở giữa chúng.
Có hai lựa chọn để giải quyết vấn đề này. Một là chèn thêm một dòng giữa các đoạn và hai là sử dụng định dạng Paragraph để tạo khoảng cách cho các đoạn.
Chèn thêm dòng giữa các đoạn:
Điền ^p vào ô Find what và ^p^p vào ô Replace with. Lúc này, giữa các đoạn chỉ tồn tại một dấu Paragraph Mark, nên bạn không cần phải lo lắng khi thực hiện chức năng Replace, nó sẽ không tạo ra những khoảng trống không mong muốn.
Nhấn Replace All để thực hiện chức năng thay thế cho toàn bộ văn bản.
Sau khi nhận thông báo hoàn tất quá trình chuyển đổi, bạn sẽ thấy văn bản trở nên gọn đẹp hơn khi các đoạn văn bản cuối cùng chỉ cách nhau một dòng.
Chỉnh sửa định dạng Paragraph:
Đầu tiên, bôi đen toàn bộ văn bản bằng tổ hợp phím Ctrl + A để đảm bảo rằng định dạng bạn chuẩn bị chỉnh sửa sẽ tác động lên toàn bộ văn bản.
Tiếp theo, mở ribbon Home trên thanh công cụ và click vào biểu tượng mở rộng của mục Paragraph.
Trong hộp thoại chức năng Paragraph, phần Spacing (khoảng trống), bạn điều chỉnh lại Before và After. Tăng giá trị của hai mục này lên khoảng 12pt để phù hợp với văn bản tiêu chuẩn có kích thước chữ là 12 – 14.
Để giải thích rõ hơn, chỉ số Before là khoảng cách giữa đoạn văn hiện tại và đoạn văn trước đó. Tương tự, After là khoảng cách giữa đoạn văn hiện tại và đoạn văn sau đó. Khi bạn tăng giá trị của chúng, các đoạn văn sẽ có khoảng cách giữa chúng theo cài đặt.
Nhấn vào nút OK để xác nhận tất cả các thay đổi bạn vừa thực hiện.
Sau đó, bạn sẽ thấy văn bản với các khoảng cách được điều chỉnh một cách hài hòa. Hãy lưu ý rằng giá trị của Before và After có thể điều chỉnh linh hoạt tùy thuộc vào phong cách viết của bạn và kích thước chữ bạn đã chọn.
2. Sửa lỗi định dạng khoảng cách đoạn
Như đã đề cập trước đó, vấn đề xuất phát từ việc bạn thiết lập khoảng cách giữa các đoạn quá lớn, khiến cho mỗi đoạn trở nên cách biệt như là một đoạn văn bản độc lập.
Để khắc phục, hãy bôi đen toàn bộ văn bản, như Mytour đã hướng dẫn ở phần 1 để áp dụng định dạng đoạn văn cho toàn bộ văn bản.
Tiếp theo, vào thanh ribbon Home và nhấn vào mũi tên xuống ở mục Paragraph để mở hộp thoại chức năng của phần này.
Trong mục Spacing, điều chỉnh Before và After sao cho phù hợp với văn bản của bạn (khoảng 12pt cho mỗi giá trị). Do đã giải thích ở cuối phần 1, ở đây sẽ không lặp lại.
Đối với Line spacing (khoảng cách giữa các dòng), chọn 1.5 lines hoặc tùy chỉnh trong khoảng 1.3 đến 1.5 là đủ.
Nhấn OK để xác nhận tất cả cài đặt.
Trên đây là toàn bộ mẹo liên quan đến cách loại bỏ khoảng trắng, dấu cách thừa, và dòng trống không cần thiết trong Word từ Mytour. Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi, chúc bạn thực hiện thành công.
