Phương pháp xử lý cột trong Microsoft Word phổ biến nhất

Nếu bạn đã biết cách chia văn bản thành nhiều cột trong Word, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn những cách xử lý cột văn bản trong Word  sâu sắc hơn theo sở thích của bạn. Bạn vẫn có thể tạo văn bản theo cột, xử lý cột trong file Word bằng cách tạo bảng (Tables) nhưng những mẹo xử lý cột trong Word dưới đây không áp dụng cho cách này.

Cách chia cột trong Word theo ý muốn

HƯỚNG DẪN XỬ LÝ CỘT TRONG WORD VỚI Word 2010, 2013, 2016, 2019, 2021

Từ Word 2010 trở lên, thao tác thực hiện giống nhau ở các phiên bản. Dưới đây, Mytour sẽ hướng dẫn trên phiên bản Word 2016.

Bước 1: Mở thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn mục Page Number và chọn Format Page Number.

Bước 2: Trong menu mở ra, bạn có thể chọn định dạng cho số thứ tự trang tại mục Number format. Sau đó, tích vào dòng Continue from the previous section để sửa lỗi chèn số thứ tự trang. 

HƯỚNG DẪN XỬ LÝ CỘT TRONG WORD, XỬ LÝ CỘT VĂN BẢN TRONG WORD TỪ WORD 2017 TRỞ XUỐNG

1. Hiển thị đường viền cột chứa văn bản

Để giúp người sử dụng dễ nhận biết văn bản nằm trong cột nào và thực hiện thao tác xử lý cột trong Word một cách thuận tiện, bạn có thể kích hoạt chế độ hiển thị đường viền bao quanh từng cột.

Trên Word 2007 trở lên, nhấp vào biểu tượng Office Word ở góc trên màn hình, sau đó chọn Word Options.

Chọn thẻ Advanced trong cửa sổ Tuỳ chọn Word. Kéo xuống một chút ở khung bên phải, bạn sẽ thấy mục Show document content, tích vào ô chọn Show text boundaries trong mục này và nhấn OK để hoàn tất thay đổi hiển thị đường viền, xử lý cột trong file Word.

Đối với Word 2003, chọn thẻ Tools ->Options, sau đó đánh dấu chọn Text Boundaries trong thẻ View.

2. Mở nhanh thao tác xử lý cột trong Word (Columns)

Trong Word, bạn có thể mở nhanh hộp thoại Columns để xử lý cột văn bản trong Word một cách nhanh chóng bằng cách đặt nháy chuột tại cột văn bản muốn xử lý. Sau đó, kích đúp chuột trái vào khoảng trống màu xanh trên cây thước như hình.

3. Tuỳ chỉnh kích thước, độ rộng của cột

Mặc định, Office Word sẽ chia đều độ rộng của các cột trong Word nếu bạn không thực hiện chỉnh sửa. Để thực hiện thao tác xử lý cột trong Word, mở hộp thoại Columns. Bạn hãy bỏ dấu tích tại ô Equal column width, sau đó thực hiện tuỳ chỉnh kích thước độ rộng của cột (Width) và khoảng cách giữa các cột (Spacing) ở khung phía trên.

4. Chia nhiều cột, bố cục xử lý cột trong file Word

Tại cửa sổ Columns, bạn có thể lựa chọn số lượng cột ở mục Preset hoặc bố cục chia cột sang trái, phải. Office Word cũng cho phép bạn chia nhiều hơn số lượng cột đã cho bằng cách điền số lượng cột vào ô Number of columns. Hãy tích vào Line between nếu bạn muốn có đường kẻ ngăn cách giữa các cột.

Khi tạo cột trong bảng tính, thường sẽ phát sinh thêm dòng và cột trong Word. Nếu bạn gặp trường hợp này mà chưa biết cách xử lý, hãy theo dõi bài hướng dẫn về cách chia văn bản thành nhiều cột mà chúng tôi đã giới thiệu.

5. Đặt tiêu đề cho cột

Như những tờ báo với đoạn văn bản trên một trang, bạn có thể đặt tiêu đề cho cột. Trên cột cần đặt tiêu đề, ở dòng đầu tiên là tiêu đề xử lý cột văn bản trong Word. Bạn sau đó bôi đen toàn bộ nội dung tiêu đề đã đặt.

Tại thẻ Page Layout, hãy tích vào mục Colunms và chọn One. Như vậy, đoạn văn bản đó sẽ được chuyển thành một cột riêng lẻ, giúp bạn dễ dàng đặt tiêu đề trong đó.

6. Xử lý cột trong Word, cách ngắt cột một cách nhanh chóng.

Nếu như bạn đã chia 2 hoặc nhiều cột mà đoạn văn bản của bạn không chuyển sang cột kế, bạn sẽ phải nhấn Enter nhiều lần hoặc nhấn Ctrl + Shift + Enter để xuống hết trang và chuyển cột. Có một cách ngắt cột nhanh hơn và không để lại khoảng trống trong văn bản.

Nếu bạn đã chia thành 2 hoặc nhiều cột mà đoạn văn bản không chuyển sang cột kế, bạn có thể sử dụng cách ngắt cột nhanh hơn. Thay vì nhấn Enter nhiều lần hoặc Ctrl + Shift + Enter để xuống hết trang và chuyển cột, hãy đặt nháy chuột tại đầu đoạn văn bản và kích vào Breaks -> Columns trong thẻ Layout. Thao tác này giúp căn đều nội dung trong cột giữa các cột, tránh tình trạng cột dài, cột ngắn.

7. Canh đều nội dung trong cột

Trong quá trình thiết lập cột trong Word, có khi bạn phải đối mặt với vấn đề cột nội dung không đồng đều, có cột dài hơn cột kia. Để giải quyết, hãy sử dụng cách ngắt cột để chia đều nội dung trong cột, tạo bố cục đẹp mắt và hợp lý.

Mytour đã hướng dẫn các bước xử lý cột trong Word, giúp bạn nâng cao kỹ năng sử dụng Word và văn phòng. Trong văn bản đơn giản, bạn có thể thêm đường viền cho văn bản nếu không cần phải chia nhiều cột. Hoặc nếu muốn thực hiện phép toán với Word thay vì Excel, hãy sử dụng chèn số mũ và chỉ số.

Chúc các bạn thành công trong việc áp dụng các thủ thuật xử lý cột trong Word để tạo ra văn bản đẹp và chuyên nghiệp!