Phương pháp xử lý khi máy hủy tài liệu bị kẹt giấy

Máy hủy tài liệu không chỉ là một công cụ hữu ích trong văn phòng mà còn là một phần quan trọng trong việc bảo vệ thông tin. Tuy nhiên, khi gặp sự cố kẹt giấy, nó có thể gây ra nhiều phiền toái. May mắn là đa số các trường hợp kẹt giấy có thể được giải quyết dễ dàng thông qua sự thông minh và khéo léo; chỉ những tình huống nghiêm trọng mới cần phải áp dụng các biện pháp mạnh mẽ hơn.

Tắt nguồn máy hủy tài liệu.

• Khi phát hiện giấy bị kẹt, hãy tắt máy ngay lập tức để tránh tình trạng trở nên nghiêm trọng hơn. Bạn cần kiểm tra tình hình một cách cẩn thận trước khi tiến hành xử lý kẹt giấy.
• Các dấu hiệu cần chú ý bao gồm: giấy đi vào máy hủy chậm lại, dừng lại hoàn toàn và tiếng ồn lớn khi máy hoạt động, cho thấy máy đang 'quá tải'.

Nếu cần, hãy thay thùng rác mới.

• Một lý do khác khiến máy hủy tài liệu có thể bị kẹt giấy là vì thùng rác đã đầy. Nếu đổ thùng rác và thử lại, vấn đề kẹt giấy có thể được giải quyết.
• Nếu máy vẫn còn kẹt giấy, hãy tiếp tục với các bước tiếp theo.

Chuyển máy hủy tài liệu sang chế độ 'đảo ngược' và cắm điện lại.

• Bởi vì kẹt giấy là vấn đề thường gặp, hầu hết các máy hủy tài liệu hiện nay đều có tính năng vận hành ngược. Chuyển máy sang chế độ 'đảo ngược' (thường được đánh dấu rõ ràng trên máy) và cắm điện lại.
• Hãy đảm bảo không có ngón tay hoặc bất kỳ công cụ nào khác nằm gần miệng máy khi cắm điện.

Nếu vẫn kẹt giấy sau khi vận hành ngược, chuyển máy sang chế độ 'tự động/chuyển tiếp'.

• Thường thì chỉ cần vận hành ngược trong vài giây là đủ để giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nghiêm trọng, máy có thể bị kẹt lần nữa sau khi vận hành ngược. Trong trường hợp đó, rút điện, chuyển máy về chế độ 'tự động/chuyển tiếp' (tùy thuộc vào máy) và cắm điện lại.
• Hãy xen kẽ giữa chế độ tự động và đảo ngược khi cần. Đối với tình huống kẹt giấy nặng, máy có thể bị hỏng khi vận hành ngược và thậm chí kẹt lần nữa khi chuyển sang chế độ tiếp tục vận hành. Tuy nhiên, chuyển đổi giữa hai chế độ này có thể giúp giấy được dần dần giải thoát khỏi máy.

Giảm độ dày của tập giấy trước khi đưa vào máy hủy.

• Một trong những nguyên nhân chính gây ra kẹt giấy là việc đưa quá nhiều tài liệu vào máy cùng một lúc. Sau khi giải quyết vấn đề kẹt, hãy thử giảm độ dày của tập giấy. Nếu đây là nguyên nhân gây ra vấn đề, việc cho ít giấy hơn vào máy sẽ giúp máy hủy hoạt động dễ dàng hơn.
• Nếu vấn đề kẹt giấy vẫn còn, thậm chí sau khi bạn chuyển giữa chế độ ngược và tự động/chuyển tiếp, có thể máy đã bị kẹt nghiêm trọng và cần được xử lý bằng cách thủ công. Đừng lo lắng, hãy tham khảo phần tiếp theo để biết thêm chi tiết.

Rút điện máy hủy tài liệu để đảm bảo an toàn.

• Trong phương pháp này, chúng ta sẽ thử lấy phần giấy bị kẹt ra bằng tay và các dụng cụ khác, vì vậy hãy chuẩn bị nhanh chóng để đảm bảo an toàn khi xử lý chỗ kẹt. Việc máy hủy tài liệu vô tình hoạt động khi bạn đang cố gắng giải quyết vấn đề là điều không mong muốn.

Tháo bộ phận 'nghiền giấy' ở phía trên nếu có thể.

• Hầu hết các máy hủy tài liệu ngày nay có hai phần: thùng rác và bộ phận máy ở phía trên chịu trách nhiệm nghiền giấy. Nếu có thể tháo phần máy nghiền ra, bạn sẽ dễ dàng xem xét cả hai phía của khe giấy để xử lý chỗ kẹt. Thông thường, phần máy hủy có thể được nhấc lên khỏi thùng giấy; các model máy hủy tài liệu cao cấp hơn thường có cơ chế khóa đơn giản.
• Nếu có thể, hãy đặt bộ phận hủy giấy lên một tờ báo lớn (hoặc ở vị trí nào đó không quan trọng) trước khi bắt đầu xử lý.

Sử dụng nhíp kéo những mảnh giấy ra khỏi khe cắm giấy.

• Nhíp sẽ giúp bạn kẹp chặt và kéo giấy bị kẹt trong khe cắm giấy khá hẹp ra. Tuy nhiên, bạn cũng có thể dùng tay miễn là đảm bảo rằng máy hủy tài liệu đã được rút điện.
• Kéo giấy ra từ cả phía trên và dưới của máy nghiền. Đôi khi bạn sẽ khó mà xác định chính xác vị trí nơi giấy bị kẹt như thế nào, vì vậy tốt nhất là bạn nên xử lý từ cả hai phía.

Sử dụng dao cắt những mảnh giấy cuộn tròn rồi kéo ra.

• Khi giấy bị kẹt, các dây giấy thường quấn quanh trục lăn hình trụ bên trong máy và gây khó khăn cho việc xử lý. Hãy luồn dao (hoặc lưỡi kéo) sắc qua nhóm giấy và cắt những dây giấy cuộn tròn để giúp máy hủy vận hành dễ dàng hơn.

Sử dụng tua vít hoặc kìm để lấy những mảnh giấy hoặc nhựa ra.

• Nếu bạn có thể nhìn thấy tập giấy dày hoặc các mảnh nhựa nhỏ bị kẹt trong lưỡi dao (thường dễ nhận thấy nhất khi quan sát từ dưới máy), hãy sử dụng các công cụ kim loại để bẩy lưỡi dao lên và loại bỏ vật cản. Bạn cần áp dụng lực mạnh để kéo những vật cản cứng ra khỏi máy (nhưng cũng phải cẩn thận).
• Lưu ý: khi sử dụng các công cụ này để lấy vật cản, điều quan trọng nhất là đừng làm hỏng lưỡi dao của máy hủy vì bạn sẽ phải chi tiền sửa chữa trong tương lai.
• Các công cụ này rất hữu ích khi bạn cần loại bỏ những mảnh nhựa cứng bị kẹt trong máy hủy nếu bạn đã đưa vào máy những vật như đĩa CD, thẻ ATM và các vật liệu khác.

Thêm giấy trơn dày vào máy hủy khi bị kẹt.

• Có vẻ khó tin nhưng đôi khi việc thêm nhiều giấy vào thực sự có thể giúp máy hủy tài liệu thoát khỏi tình trạng kẹt. Hãy tìm một tấm giấy cứng (như giấy bìa hồ sơ hoặc giấy hộp ngũ cốc) mà bạn không còn sử dụng đến.
• Đặt giấy cứng trực tiếp vào giữa khe khi máy hủy đang hoạt động. Ấn mạnh vào để giúp đẩy giấy bị kẹt ra. Nếu không thành công, hãy dừng lại và thử phương pháp khác để tránh làm tình trạng kẹt trở nên nghiêm trọng hơn.

Sử dụng dầu bôi trơn máy hủy cho tình trạng kẹt nghiêm trọng.

• Đôi khi tình trạng kẹt nghiêm trọng xảy ra vì lưỡi dao của máy hủy không được bôi trơn đủ. Để khắc phục tình trạng này, hãy sử dụng dầu bôi trơn máy hủy (có thể mua ở các cửa hàng văn phòng phẩm với giá khá rẻ - khoảng 230000 đồng/chai). Bạn cũng có thể sử dụng dầu ăn nhưng đừng dùng dầu bôi trơn chứa aerosol (như WD-40) vì chúng có thể làm hỏng động cơ bên trong máy hủy.
• Để sử dụng dầu bôi trơn máy hủy, bạn nhỏ vài giọt vào những nơi kẹt nghiêm trọng. Để dầu thấm khoảng nửa tiếng, sau đó chạy máy hủy ở chế độ chuyển tiếp một lần nữa. Sau khi dầu thấm vào, giấy sẽ trở nên mềm mại và bôi trơn lưỡi dao tốt hơn khi nghiền.

Chạy máy hủy ở chế độ đảo ngược sau khi lấy gần hết giấy bị kẹt ra.

• Nếu bạn đã xử lý phần lớn kẹt nhưng vẫn còn giấy trong máy hủy, hãy thử chạy máy ngược lại. Thường khi máy chạy ngược, việc lấy giấy ra sẽ dễ dàng hơn.

Kiểm tra xem máy đã hết kẹt chưa bằng cách nghiền thử một tờ giấy.

• Giấy nên đi qua máy hủy một cách dễ dàng. Sau khi xử lý xong, bạn có thể tiếp tục sử dụng máy!

Hạn chế lượng giấy cho vào máy hủy tài liệu.

• Máy hủy sẽ dễ kẹt nếu cho quá nhiều giấy vào. Sau khi gặp tình trạng này, hãy thử giảm lượng tài liệu cho vào máy.

Tránh cho giấy vào máy hủy quá nhanh.

• Khi máy hủy chưa hoàn tất việc nghiền giấy, đừng cho thêm giấy vào quá nhanh. Chờ một chút trước khi thêm tài liệu mới.

Không gấp hoặc làm nhăn giấy trước khi cho vào máy hủy.

• Giấy gấp hoặc nhăn sẽ dễ kẹt trong máy hủy vì cần phải được gấp đôi mới có thể nghiền hết. Hãy làm phẳng giấy trước khi cho vào máy.

Cẩn thận với vật liệu cứng hoặc dày.

• Những vật liệu dày như bìa các tông sẽ khó hủy hơn giấy thông thường. Hãy cắt nhỏ trước khi cho vào máy hủy.

Đổ thùng rác thường xuyên.

• Thùng rác quá đầy sẽ gây ùn tắc. Hãy đổ rác thường xuyên để tránh tình trạng này.

Bôi trơn đều đặn trục lăn hình trụ của máy hủy.

• Dầu bôi trơn không chỉ giúp giải quyết khi kẹt giấy mà còn giữ máy hủy luôn hoạt động tốt. Hãy thêm vài giọt dầu vào lưỡi dao mỗi khi đổ rác hoặc hàng tháng để giữ lưỡi dao luôn sắc bén và trơn tru.
• Không nên sử dụng quá nhiều dầu bôi trơn vì có thể làm cản trở việc nghiền giấy. Dầu còn lại có thể gây hỏng lưỡi dao nếu đọng lại quá lâu (khoảng 1 năm dưới nhiệt độ phòng).

• Khi kéo giấy kẹt, hãy lắc máng giấy để giấy rơi ra dễ dàng hơn.
• Để lưỡi dao không bị cùn, hãy tháo kẹp giấy và đinh ghim trước khi sử dụng máy hủy. Nghiền đĩa CD/DVD cũng có thể làm hại lưỡi dao sớm hơn.

• Luôn tắt và rút điện trước khi sửa chữa kẹt giấy bằng tay để tránh tai nạn.