Phương Thức Đặt Bàn Khách Hàng Cần Hiểu Rõ

Việc đặt bàn trước ngày càng trở nên phổ biến khi đi ăn, và do đó, các nhà hàng đang triển khai nhiều hình thức đặt bàn khác nhau để thuận tiện cho thực khách.

Đồng thời, việc đào tạo nhân sự tiếp nhận đặt bàn trước cũng cần có quy trình kỹ năng đặc biệt, nhằm sắp xếp bàn đúng theo yêu cầu của khách hàng và đảm bảo chất lượng dịch vụ của nhà hàng.

Dưới đây là bài tổng hợp từ Đội Ngũ PasGo, mang đến những thông tin hữu ích cho Quý Anh Chị quản lý, chủ nhà hàng về cách thức đặt bàn mà khách hàng thường sử dụng. Kèm theo đó là những lưu ý quan trọng dành cho nhân viên phục vụ khi sắp xếp bàn cho khách đã đặt trước. Mời mọi người tham khảo nhé!

Quan trọng của việc đặt bàn - Liên kết chặt chẽ giữa nhà hàng và khách hàng

Việc đánh mất thông tin đặt bàn của khách là một trong những điều tồi tệ nhất mà một nhà hàng có thể làm, đặc biệt là các thông tin như ngày và giờ khách đến, rất quan trọng. Vì vậy, việc ghi nhận đúng và chính xác mọi thông tin đặt bàn là trách nhiệm hàng đầu của nhân viên tiếp nhận đặt bàn trong nhà hàng.

Dưới đây là những thông tin cơ bản cần ghi lại khi thực hiện giao dịch đặt bàn, nhà hàng cần chú ý:

• Họ tên của người đặt bàn
• Thông tin liên hệ của người đặt bàn: Số điện thoại, địa chỉ (có thể bao gồm thêm thông tin về email, zalo, skype, facebook,... để liên lạc hoặc chia sẻ hình ảnh).
• Thông tin liên hệ của người đến sử dụng dịch vụ tại nhà hàng (nếu người đặt bàn và người sử dụng dịch vụ là khác nhau)
• Số lượng khách dùng bữa (bao gồm cả thông tin về người lớn và trẻ em)
• Thời gian khách đến dùng bữa (hoặc thời gian nhận món nếu là đặt mang về)
• Thực đơn hoặc các bộ sưu tập tiệc được chọn trước (kèm theo thông tin về yêu cầu đồ uống đặt trước nếu có, đặc biệt là đối với các đồ uống có cồn như rượu, bia)
• Số tiền đặt cọc
• Hình thức thanh toán
• Mọi yêu cầu khác từ khách, như: yêu cầu vị trí ngồi, sắp xếp ghế cho trẻ em, yêu cầu chế biến đặc biệt,…

Những lựa chọn đặt bàn phổ biến tại các nhà hàng

1. Đặt chỗ qua điện thoại di động

Với sự thuận tiện và nhanh chóng của chiếc điện thoại di động, cách này thường được ưa chuộng nhất bởi khách hàng.

Thường thì, khách hàng sẽ đặt bàn bằng cách liên hệ vào số hotline của nhà hàng. Nhân viên tiếp nhận cuộc gọi có thể là quản lý của nhà hàng hoặc nhân viên đặc trách việc nhận đặt bàn qua điện thoại.

Đặt bàn qua điện thoại, thuận tiện cho khách, nhưng gặp khó khăn cho nhà hàng. Đây là hình thức ít ràng buộc nhất, tỷ lệ huỷ đặt bàn có thể cao.

Nhằm giải quyết vấn đề này, nhà hàng có thể linh hoạt đề xuất khách hàng đặt cọc và xác định số tiền tương ứng.

2. Đặt bàn trực tiếp tại nhà hàng

So với việc đặt bàn qua điện thoại, việc khách đến nhà hàng để đặt bàn thể hiện sự quan tâm đặc biệt. Nếu họ đã đặt bàn, khả năng huỷ đặt giảm đáng kể.

Mặc dù vậy, việc khách hàng đến trực tiếp để đặt bàn cũng cho thấy họ là khách hàng khá kỹ tính. Họ muốn tự tay kiểm tra vị trí, không gian, dịch vụ,... của nhà hàng bạn. Vì vậy, hãy chú ý để đáp ứng mọi yêu cầu của họ ngay lúc đó.

3. Đặt bàn trực tuyến

3.1 Đặt chỗ qua các trang web hoặc mạng xã hội của nhà hàng

- Ngoài trang web chính thức, sự phổ biến của các mạng xã hội như Facebook, Zalo,... làm cho cách thức đặt bàn nhà hàng trở nên đa dạng và thuận tiện hơn rất nhiều.

- Thông tin cơ bản của giao dịch đặt bàn vẫn là yếu tố quan trọng, nhà hàng cần nắm vững. Tuy nhiên, với cách thức đặt bàn qua website và mạng xã hội, bạn cần có nhân sự chuyên nghiệp để quản lý việc đặt bàn và tránh tình trạng lạc lõng khách hàng.

3.2 Đặt bàn qua các đơn vị trung gian

Các đơn vị trung gian đặt bàn ngày càng phổ biến tại Việt Nam. Các trang đặt bàn trực tuyến như Grabfood, Now, PasGo, Loship, Baemin,... không chỉ cung cấp dịch vụ gọi món mang về mà còn cho phép đặt bàn tại nhà hàng.

PasGo, với hơn 2000 đối tác trên toàn Việt Nam, không chỉ nổi tiếng với dịch vụ ship/gọi món mang về mà còn là đơn vị hàng đầu trong việc đặt chỗ, đặt bàn nhà hàng.

Hãy xem xét việc hợp tác với các đối tác cung cấp giải pháp đặt bàn, đặt chỗ nhà hàng, hoặc gọi món mang về; bởi vì khách hàng đã quen thuộc với điều này. Mỗi lần đặt bàn thông qua các đối tác trung gian, nhà hàng có thể thu thập đầy đủ thông tin đặt bàn và những yêu cầu đặc biệt từ khách hàng.

4. Khách hàng có thể đặt bàn trực tiếp với quản lý hoặc nhân viên của nhà hàng

Đây là lựa chọn phổ biến của các khách VIP hoặc những người thường xuyên ghé thăm nhà hàng. Họ có mối quan hệ cá nhân với đội ngũ nhân sự của nhà hàng, hoặc đã có thông tin liên lạc của quản lý hoặc nhân viên phục vụ từ những lần trước, do đó, họ thích việc đặt bàn thông qua kênh này hơn, tin rằng sẽ nhận được dịch vụ tốt hơn so với các khách hàng khác.

Những khách hàng đặt bàn qua kênh này thường là những người đã có ấn tượng tích cực với nhà hàng. Vì vậy, người tiếp nhận đặt bàn (trừ khi là quản lý nhà hàng) cần phải báo cáo đầy đủ thông tin lên cấp quản lý để có sự sắp xếp bàn phù hợp với mong muốn của khách hàng.

Trong trường hợp đặt bàn theo cách này, nhà hàng có thể xem xét việc yêu cầu đặt cọc hoặc không, đồng thời cân nhắc các chương trình ưu đãi, giảm giá dành cho những khách hàng quen thuộc nếu có.

5. Đặt bàn qua email

Mặc dù không phải là phương tiện đặt bàn nhanh nhất, nhưng việc sử dụng email vẫn là lựa chọn phổ biến, đặc biệt là đối với những khách hàng muốn lưu giữ bằng chứng rõ ràng cho giao dịch chuyên nghiệp. Đây là phương thức thường được ưa chuộng bởi doanh nghiệp và nhóm khách lớn, cũng như đoàn khách quốc tế cần thông tin được dịch thuật.

Thường, khách hàng sẽ gửi thông tin đặt bàn qua địa chỉ email của nhà hàng. Sau khi nhận được thư, nhân viên sẽ gửi email hoặc thực hiện cuộc gọi điện để xác nhận, có thể yêu cầu khách hàng cung cấp thêm thông tin cần thiết và thông báo về số tiền cọc mà khách cần thanh toán trước.

Chú ý quan trọng khi sắp xếp đặt bàn trước

Dưới đây là những ghi chú quan trọng dành cho nhân viên tiếp nhận đặt bàn từ khách (thường là nhân viên chăm sóc đặt bàn qua đường dây nóng), nhằm tổ chức đặt bàn một cách chuyên nghiệp trước khi khách đến. 

- Lắng nghe và ghi chép chính xác mọi thông tin đặt bàn từ khách như đã được mô tả ở đầu bài viết này.

- Dựa vào thời gian đặt trước mà khách vừa cung cấp, nhân viên chăm sóc đặt bàn nhanh chóng kiểm tra số lượng bàn còn trống trong nhà hàng trong khoảng thời gian đó và xác nhận đặt chỗ thành công với khách hàng nếu nhà hàng còn chỗ. Ngược lại, nếu không thể chấp nhận thêm khách, nhân viên xin lỗi và hẹn gặp khách vào dịp khác.

- Hiểu rõ các quy định về đặt cọc của nhà hàng để cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng trong quá trình thảo luận về đặt bàn.

- Trong trường hợp có đoàn khách với người cao tuổi, trẻ em, người khuyết tật, phụ nữ mang thai,… nhân viên phục vụ cần phải tận tâm sắp xếp chỗ ngồi một cách hợp lý và sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết.

- Khi có quá nhiều khách đến, bộ phận Phục vụ cần có sự phân chia khu vực làm việc để đảm bảo mỗi khách nhận được sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.

- Sau khi đã chuẩn bị bàn ăn cho đặt trước, nhân viên phục vụ cần đặt biển “Đã đặt” (Reserved) để thông báo cho khách hàng khác biết và khuyến khích họ chủ động chọn bàn ăn khác.

Hình thức đặt bàn trước đã trở nên phổ biến với nhà hàng và đông đảo thực khách. Trong một bài viết khác, PasGo đã chia sẻ về “Đặt bàn trước – chiến lược tăng doanh thu nhà hàng mà ít người chú ý”, đủ để thấy tầm quan trọng của các phương thức đặt bàn này.

Tuy nhiên, để mọi hoạt động cung cấp dịch vụ nhà hàng diễn ra một cách thuận lợi nhất, mọi quản lý, nhân viên, đặc biệt là nhân viên phục vụ cần biết rõ quy trình làm việc của mình.

Hy vọng, thông qua các hình thức đặt bàn nhà hàng mà PasGo vừa chia sẻ, dưới góc độ của một người quản lý, chủ nhà hàng, bạn sẽ có nhiều thông tin và giải pháp thích hợp cho nhà hàng của mình khi đào tạo nhân viên và chăm sóc khách hàng.

Chúc các bạn kinh doanh nhà hàng phát đạt,

Chân thành,