Buzz
PivotTable là một công cụ tiện ích dùng để thực hiện báo cáo trong Excel. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều thắc mắc xoay quanh việc sử dụng PivotTable. Vì vậy, hôm nay Mytour sẽ hướng dẫn bạn khám phá PivotTable một cách chi tiết nhất.
I. Pivot table là gì và lợi ích của việc sử dụng Pivot table
Pivot table là một trong những công cụ mạnh mẽ để thống kê dữ liệu trong Excel, đặc biệt hiệu quả khi bạn cần thống kê nhanh chóng để báo cáo với những lợi ích vượt trội như:
- Thống kê dữ liệu nhanh chóng.
- Thao tác đơn giản, dễ sử dụng.
- Kiểm soát dữ liệu một cách chi tiết nhất.
II. Hướng dẫn cách sử dụng Pivot table trong Excel
1. Sử dụng PivotTable để thống kê dữ liệu
Lệnh PivotTable chỉ hỗ trợ bạn thống kê dữ liệu ban đầu mà bạn đã nhập vào, không tự động cập nhật thêm nếu bạn chỉnh sửa hoặc thêm dữ liệu vào vùng dữ liệu ban đầu.
Bước 1: Trên thanh Chèn, chọn Bảng Tổng hợp
Bước 2: Hiển thị hộp thoại Tạo Bảng Tổng hợp
Trong đó:
Ở phần Chọn dữ liệu bạn muốn phân tích, chọn Chọn bảng hoặc phạm vi
- Bảng/Phạm vi: Dữ liệu bạn muốn phân tích
- Sử dụng nguồn dữ liệu bên ngoài: Sử dụng dữ liệu từ bên ngoài (ít sử dụng vì thống kê chủ yếu dùng dữ liệu từ bên trong bảng tính Excel)
Ở phần Chọn vị trí báo cáo của Bảng Tổng hợp, chọn Bảng Tồn tại
- Trang tính mới: nếu bạn chọn mục này, PivotTable sẽ xuất hiện trên một trang tính mới.
- Trang tính hiện tại: Dữ liệu sẽ xuất hiện trên trang tính bạn đang sử dụng.
- Vị trí: Chọn nơi bạn muốn tạo PivotTable.
Sau đó nhấn OK
Sau đó nhấn OK
Tiến hành theo các bước và nhấn OK.
Bước 3: Sau đó, bạn có thể thay đổi giao diện thành kiểu cơ bản bằng cách nhấp chuột phải vào dữ liệu của Bảng Tổng hợp > Chọn Tùy chọn Bảng Tổng hợp…
Mẹo: Phương pháp này giúp bạn thao tác đơn giản hơn trên Bảng Tổng hợp, chỉ cần kéo dữ liệu vào vùng bạn muốn trên Vùng dữ liệu của Bảng Tổng hợp vì thường xuyên nhầm lẫn giữa Dòng và Cột.
Chọn Tùy chọn Bảng Tổng hợp…
thay đổi giao diện sang kiểu cơ bản bằng cách click chuột phải vào dữ liệu của Bảng Tổng hợp > Chọn Tùy chọn Bảng Tổng hợp…
Bước 4: Mở hộp thoại Tùy chọn Bảng Tổng hợp > Chọn tab Hiển thị > Chọn Bố cục Bảng Tổng hợp cổ điển (cho phép kéo thả các trường trong lưới) > Nhấn Ok.
Nhấn Ok.
Hộp thoại Tùy chọn Bảng Tổng hợp hiện ra > Chọn tab Hiển thị > Chọn Bố cục Bảng Tổng hợp cổ điển (cho phép kéo thả các trường trong lưới) > Nhấn Ok.
Bước 5: Kéo các trường phù hợp vào các vùng tương ứng (bạn có thể kéo trực tiếp vào Bảng Tổng hợp hoặc kéo xuống ô phía dưới).
Trong đó:
- Bộ lọc: là công cụ lọc báo cáo (có nhiều tính năng, bạn có thể xem thêm ở phần dưới).
- Cột: Hiển thị dữ liệu theo cột.
- Dòng: Hiển thị dữ liệu theo dòng.
- Giá trị: Thông tin chủ yếu là số.
Nhấn Ok
Kéo các trường thích hợp vào các vùng tương ứng
2. Một ví dụ về giải bài tập PivotTable
Dưới đây là một ví dụ cụ thể để minh họa cách thực hiện PivotTable trong các báo cáo, hãy cùng xem nhé!!
Bắt đầu với một ví dụ như sau. Sau khi đọc đề bài, chúng ta sẽ phân tích như sau: để tổng hợp dữ liệu của mỗi nhân viên, chúng ta cần đưa cột Họ tên vào phần Dòng; để theo dõi từng mặt hàng, chúng ta cần đưa vào phần Cột; để tính toán tổng số lượng hàng bán được mỗi nhân viên, chúng ta cần đưa Số lượng bán vào phần Giá trị. Cuối cùng, để lọc theo tháng 1, chúng ta cần đưa Ngày vào Bộ lọc (mình sẽ hướng dẫn cụ thể hơn về bộ lọc này ở mục 3 nhé!!!)
Một ví dụ về giải bài tập PivotTable
Ví dụ
Bước 1: Hãy chọn tab Insert > Chọn PivotTable để tạo bảng PivotTable.
Chọn PivotTable
chọn tab Insert > Chọn PivotTable
Bước 2: Trong ô Table/Range, chọn vùng dữ liệu của ví dụ > Chọn 1 ô trên trang tính > Nhấn OK
Lưu ý: Đối với các bảng có Tên bảng và phần Tổng trải dài qua các ô như trong ví dụ, khi chọn Table/Range, hãy tránh chọn Tên bảng và Tổng để tránh gây lỗi và PivotTable không thể xuất hiện.
Nhấn OK
Trong Table/Range, hãy chọn vùng dữ liệu của ví dụ > Chọn 1 ô bất kỳ trên trang tính > Nhấn OK
Bước 3: Theo như bước 3 và 4 trước đó, bạn chỉ cần kích chuột phải vào PivotTable > Chọn PivotTable Options... > Trong hộp thoại PivotTable Options, chọn thẻ Display > Chọn Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid) > Nhấn Ok.
Bước 4: Kéo các tiêu đề theo thứ tự tương ứng vào ô tương ứng để tạo sơ lược bảng báo cáo theo yêu cầu. Tiếp theo, chúng ta sẽ thêm bộ lọc Filter.
Kéo dữ liệu cần báo cáo vào vị trí phù hợp
Bước 5: Bảng PivotTable sau khi đã kéo dữ liệu vào.
Bảng PivotTable sau khi đã kéo dữ liệu vào
Bảng PivotTable sau khi đã kéo dữ liệu vào
3. Sử dụng bộ lọc báo cáo (Filters)
Bộ lọc báo cáo (Filters) cho phép bạn lọc và quan sát dữ liệu theo từng giá trị và liên quan đến giá trị bạn chọn cho bộ lọc báo cáo.
Tương tự ví dụ trước, nếu đề bài yêu cầu phân trang theo tháng 1, chúng ta cần nhóm các ngày trong tháng 1 thành từng nhóm theo tháng bằng chức năng Nhóm, ví dụ: tháng 1, tháng 2, tháng 3,...
Bước 1: Kéo ngày tháng vào phần Dòng (để thực hiện chức năng Nhóm, dữ liệu cần chuyển đổi phải nằm trong phần Dòng)
Kéo ngày tháng vào phần Dòng
Kéo ngày tháng vào phần Dòng
Định dạng của bảng PivotTable sẽ thay đổi như sau:
Định dạng của bảng PivotTable sẽ thay đổi
Định dạng của bảng PivotTable sẽ thay đổi
Bước 2: Nhấn chuột phải vào ô Ngày > Chọn Nhóm.
Chọn Nhóm
Nhấn chuột phải vào ô Ngày > Chọn Nhóm.
Bước 3: Hộp thoại Nhóm hiện lên > Chọn theo định dạng mà đề bài yêu cầu:
Trong đó:
- Giây: Theo giây
- Phút: Theo phút
- Giờ: Theo giờ
- Ngày: Theo ngày (bạn có thể chọn thời gian trong bao nhiêu ngày, vd: số ngày là 2 sẽ là từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 2 tháng 1)
- Tháng: Theo tháng
- Quý: Theo quý (1 quý có 3 tháng)
- Năm: Theo năm.
Ở đây tôi chọn Tháng vì đề bài yêu cầu
Sau khi chọn xong và nhấn Ok thì phần Ngày ban đầu đã biến thành Tháng.
Hộp thoại Nhóm hiện lên > Chọn theo định dạng mà đề bài yêu cầu
Hộp thoại Nhóm hiện lên > Chọn theo định dạng mà đề bài yêu cầu
Bước 4: Đổi lại tên của phần Ngày vừa đổi thành Tháng như sau:
Đổi lại tên của phần Ngày vừa đổi thành Tháng
Đổi lại tên của phần Ngày vừa đổi thành Tháng
Bước 5: Kéo mục Tháng vừa đổi lên Bộ lọc
Kéo mục Tháng vừa đổi lên Bộ lọc
Kéo mục Tháng vừa đổi lên Bộ lọc
Bước 6: Chọn tháng cần lọc theo yêu cầu đề bài, ở đây là tháng 1.
Chọn tháng cần lọc theo yêu cầu đề bài, ở đây là tháng 1.
Chọn tháng cần lọc theo yêu cầu đề bài, ở đây là tháng 1.
3. Cách xóa hoàn toàn dữ liệu trong vùng PivotTable
Thực hiện cách xóa này sẽ không ảnh hưởng đến dữ liệu ban đầu, ngoài ra cách này sẽ xóa hoàn toàn bảng PivotTable đang sử dụng, bạn hãy cân nhắc trước khi xóa nhé!!
Bước 1: Nhấn giữ chuột trái ở ô bên ngoài vùng dữ liệu của PivotTable và quét hết bảng PivotTable.
Lưu ý: Không được quét từ những ô bên trong vùng dữ liệu vì như vậy bạn chỉ xóa được dữ liệu bên trong PivotTable chứ không thể xóa hết hoàn toàn PivotTable được.
Nhấn giữ chuột trái ở ô bên ngoài vùng dữ liệu của PivotTable và quét hết bảng PivotTable.
Nhấn giữ chuột trái ở ô bên ngoài vùng dữ liệu của PivotTable và quét hết bảng PivotTable.
Bước 2: Bấm Delete trên bàn phím và hoàn thành.
Đó là cách sử dụng PivotTable trong Excel đơn giản nhất, bạn hãy tham khảo và làm theo nhé, nếu có thắc mắc gì về cách sử dụng lệnh này hãy để lại bình luận bên dưới, còn nếu thấy hay hãy chia sẻ bài viết cho mọi người cùng xem nhé. Chúc bạn thành công!!!
Nhanh tay săn mã giảm sốc tại Mytour ngay!!
