Buzz
Pivot table là một công cụ mạnh mẽ trong Excel, giúp bạn dễ dàng thực hiện báo cáo và thống kê dữ liệu. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết đến công cụ này. Hãy cùng Mytour khám phá pivot table cơ bản qua bài viết dưới đây nhé!
Pivot Table là gì?
Đây là một công cụ trong Excel mang lại nhiều lợi ích cho người dùng trong việc tạo báo cáo và thống kê. Nó cho phép bạn phân tích, lọc và sắp xếp dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Kể cả khi bạn có một bảng dữ liệu lớn và phức tạp, pivot table vẫn giúp bạn tóm tắt và thu gọn thông tin chỉ trong thời gian ngắn.
Hiện nay, không chỉ trong Excel mà pivot table còn có sẵn trong Google Sheets.
Lợi ích của việc sử dụng pivot table
Dưới đây là những lý do cho câu hỏi: “pivot table có công dụng gì?”. Công cụ này mang lại cho người dùng nhiều lợi ích nổi bật như:
- Thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
- Dễ dàng sử dụng, thao tác đơn giản, thân thiện với người dùng.
- Giúp kiểm soát chi tiết tất cả dữ liệu.
Hướng dẫn sử dụng Pivot Table trong Excel
Thống kê dữ liệu bằng PivotTable
Lệnh Pivot table chỉ có khả năng thống kê dữ liệu tại thời điểm bạn thực hiện lệnh. Nếu sau đó bạn có thêm hoặc cập nhật dữ liệu, pivot table sẽ không tự động điều chỉnh.
Nhiều người thắc mắc cách sử dụng pivot table như thế nào? Để thực hiện lệnh này cho việc thống kê dữ liệu, bạn cần thực hiện theo 5 bước sau:
Bước 1: Trong bảng dữ liệu mà bạn muốn thống kê (đã được chuẩn bị trước), hãy nhấn vào lệnh Insert trên thanh Ribbon. Sau đó, chọn pivot table từ menu hiện ra.
Nhấn vào Insert, sau đó chọn pivot table từ thanh công cụBước 2: Hộp thoại pivot table sẽ xuất hiện. Hộp thoại này có hai phần quan trọng mà bạn cần lưu ý:
Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn đưa vào pivot table và xác định vị trí hiển thị cho pivot tablePhần 1: Chọn dữ liệu mà bạn muốn phân tích. Có hai mục để lựa chọn:- Chọn một bảng hoặc phạm vi: Bạn cần xác định bảng hoặc vùng dữ liệu. Dưới mục này, có dòng Table/Range, hãy nhấp chọn dữ liệu mà bạn muốn đưa vào.
- Sử dụng nguồn dữ liệu bên ngoài: Đây là tùy chọn để lấy dữ liệu từ nguồn bên ngoài, nhưng ít được sử dụng hơn.
- Phần 2 là chọn nơi bạn muốn đặt báo cáo PivotTable. Trong phần này, có 3 thông số cần lưu ý:
- Bảng tính mới: Nếu bạn chọn mục này, pivot table sẽ được chèn vào một bảng tính mới.
- Bảng tính hiện tại: Pivot table sẽ hiển thị dữ liệu trên bảng tính đang sử dụng.
- Vị trí: Đây là nơi bạn muốn tạo pivot table.
Sau đó, bạn cần nhấn nút OK để xác nhận.
Bước 3: Tiến hành chuyển giao diện sang chế độ cơ bản bằng cách đặt chuột vào vùng dữ liệu của pivot table, nhấn chuột phải và chọn tùy chọn pivot table.
Chọn tùy chọn pivot table để điều chỉnh thông sốBước 4: Hộp thoại tùy chọn pivot table sẽ hiện ra. Hãy nhấp vào thẻ Display. Tiếp theo, đánh dấu vào ô đầu dòng “Classic PivotTable layout (cho phép kéo thả các trường trong lưới)” và nhấn OK.
Chọn ô tích cho kiểu bố trí classic pivot tableBước 5: Bạn cần kéo các trường phù hợp vào các vùng tương ứng.
Kéo các trường như ngày, họ tên, mặt hàng,… vào các khu vực tương ứng phía dướiTrong đó:
- Filters: Bộ lọc cho báo cáo.
- Columns: Dữ liệu được trình bày theo từng cột.
- Rows: Dữ liệu được trình bày theo từng hàng.
- Values: Giá trị chủ yếu là số liệu.
Ví dụ thực hiện bài tập PivotTable chỉ trong 5 bước
Ví dụ: Sử dụng Pivot table để tổng hợp dữ liệu của từng nhân viên theo các loại mặt hàng, lọc theo tháng 1. Đây là một bài toán lọc pivot table có điều kiện.
Dưới đây là bảng dữ liệu được cung cấp:
Bảng số liệu gốc mà bạn đang cóĐể thực hiện ví dụ này, bước đầu tiên: Bạn cần chọn thẻ Insert, sau đó chọn Pivot table để thiết lập lệnh.
Tiếp theo, bước 2, tại ô Table Range, bạn cần chọn vùng dữ liệu (bảng đã được cung cấp). Sau đó, hãy chọn một ô bất kỳ trên trang tính và nhấn nút OK.
Bước 3: Tiến hành như các bước 3 và 4 đã mô tả ở phần trước: Nhấp chuột phải vào vùng Pivot table rồi chọn PivotTable Options. Lúc này, hộp thoại tùy chọn pivot table sẽ xuất hiện.
Tiếp theo, bạn cần nhấn vào thẻ Display. Sau đó, chọn classic PivotTable layout (cho phép kéo thả các trường trong lưới). Cuối cùng, hãy nhấn OK.
Bước 4: Sau khi kéo tiêu đề vào đúng ô theo thứ tự, bạn cần sử dụng filter. Tiếp theo, hãy kéo các dữ liệu cần báo cáo vào ô mà bạn mong muốn.
Bước 5: Bảng pivot table sẽ hiển thị, phản ánh chính xác những gì bạn đã thiết lập trước đó.
Cách sử dụng bộ lọc báo cáo
Bộ lọc filter báo cáo giúp bạn lọc và quan sát dữ liệu cho từng giá trị cũng như những giá trị liên quan đến giá trị bạn đã đưa vào bộ lọc.
Lấy lại ví dụ trước đó: Sử dụng Pivot table để tổng hợp dữ liệu của từng nhân viên theo từng loại mặt hàng cho tháng 1. Lúc này, chúng ta cần nhóm tất cả các ngày thuộc tháng 1 lại với nhau bằng chức năng có tên là Group.
Bước đầu tiên, bạn cần kéo ngày tháng vào hàng rows. Khi đó, định dạng của pivot table sẽ thay đổi như sau:
Bảng pivot table đã thay đổi về định dạngỞ bước 2, bạn cần nhấp chuột phải và chọn dòng chữ Group để mở hộp thoại này.
Tiếp theo, ở bước 3, bạn cần điều chỉnh các thông số trong hộp thoại group sao cho phù hợp với định dạng mà đề bài yêu cầu (có thể là năm, tháng, ngày, giờ hay giây,…). Cụ thể:
Chọn theo định dạng thời gian mà đề bài yêu cầu. Trong trường hợp này là định dạng tháng- Seconds: Định dạng theo giây.
- Minutes: Định dạng theo phút.
- Hours: Định dạng theo giờ.
- Days: Định dạng theo ngày.
- Months: Định dạng theo tháng.
- Quarters: Định dạng theo quý (1 quý tương đương 3 tháng, 1 năm có 4 quý).
- Years: Định dạng theo năm.
Tại ô starting at và ending at, bạn có thể chọn các con số nếu muốn giới hạn khoảng thời gian.
Dựa theo ví dụ trước, vì đề bài yêu cầu tổng hợp dữ liệu theo tháng 1, nên chúng ta sẽ chọn định dạng là months (Tháng). Sau đó, hãy nhấn nút OK để lưu lại thiết lập.
Trong bước 4, bạn cần quay lại bảng dữ liệu và thay đổi định dạng đầy đủ của cột ngày tháng thành từng tháng (Có thể thực hiện thủ công bằng cách sửa và nhập lại từng ô).
Ở bước 5, chúng ta sẽ kéo thẻ tháng vừa mới sửa lên bộ lọc.
Định dạng ngày đã được chuyển đổi thành tháng. Bạn cần kéo trường tháng vào ô bộ lọc.Tiếp theo, bước 6, bạn cần chọn tháng mà đề bài yêu cầu để lọc (Trong ví dụ này là tháng 1).
Chọn tháng 1 để thực hiện lọc trong bộ lọc.Chúng ta đã thực hiện xong cách lọc filter cho báo cáo.
Hướng dẫn xóa hoàn toàn dữ liệu trong vùng Pivot Table
Việc xóa sạch dữ liệu trong vùng PivotTable sẽ không ảnh hưởng đến bảng dữ liệu gốc mà bạn đã cung cấp, nhưng nó sẽ làm cho bảng PivotTable hiện tại bị xóa hoàn toàn. Vì vậy, bạn cần phải thật cẩn thận và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thực hiện thao tác này.
Đầu tiên, ở bước 1, bạn hãy giữ chuột trái trên các ô xung quanh bảng PivotTable và kéo để chọn toàn bộ khu vực bao gồm các ô bên ngoài và cả bảng PivotTable.
Khu vực cần chọn phải bao gồm cả bảng pivot table và các ô trống bên cạnh.Trong bước này, Mytour muốn nhấn mạnh rằng bạn cần bôi đen thêm ít nhất 2 cột (một bên trái và một bên phải), cũng như ít nhất 2 dòng (một phía trên và một phía dưới) của bảng pivot table. Không nên chỉ chọn các ô trong bảng pivot table, vì nếu thực hiện thao tác xóa, bạn có thể bỏ sót dữ liệu.
Bước 2: Bạn chỉ cần nhấn phím delete trên bàn phím hoặc nhấp chuột phải rồi chọn delete. Như vậy, bảng pivot table của bạn đã được xóa hoàn toàn. Thật đơn giản phải không?
Vừa rồi, Mytour đã cùng bạn khám phá một công cụ rất hữu ích trong Excel và hiểu rõ về pivot table là gì. Cách sử dụng pivot table từ cơ bản đến nâng cao một cách chi tiết và dễ hiểu. Hy vọng qua bài viết, bạn đã quen thuộc hơn với công cụ này và có thể ứng dụng thành thạo nó trong việc thống kê và báo cáo. Đừng quên theo dõi website Mytour để cập nhật những việc làm mới nhất và uy tín nhất tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh nhé!
