Buzz
Bạn thường gọi quy trình mua hàng cho doanh nghiệp là gì? Đó có vẻ là một câu hỏi đơn giản, nhưng thật ra có nhiều thuật ngữ khác nhau liên quan đến quy trình này. Procurement, Purchasing và Sourcing thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng mang những ý nghĩa và mục đích khác biệt. Nắm vững sự khác nhau giữa Purchasing, Sourcing và Procurement sẽ giúp bạn quản lý quy trình mua sắm hiệu quả hơn, vì mỗi thuật ngữ đều đại diện cho các chiến lược và quy trình khác nhau trong tổ chức của bạn.
Procurement là gì?
Procurement, hay còn gọi là mua sắm, là toàn bộ quy trình thu mua hàng hóa và dịch vụ cho tổ chức của bạn. Quy trình này bao gồm nhiều bước từ tìm nguồn cung ứng (Sourcing) đến mua hàng (Purchasing), nhằm đảm bảo doanh nghiệp có thể tiếp cận các nguyên liệu cần thiết một cách hiệu quả, vừa phù hợp với mục tiêu tài chính, vừa đáp ứng các nhu cầu chiến lược của công ty trong cả ngắn hạn và dài hạn.
Dưới đây là cái nhìn tổng quát về các bước trong quy trình mua sắm:
- Xây dựng khung quản lý mua sắm;
- Xác định nhu cầu nội bộ;
- Gửi và duyệt yêu cầu mua hàng (PO);
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp;
- Thương lượng giá cả và điều khoản;
- Lập hợp đồng;
- Thực hiện quy trình mua hàng;
- Quản lý giao nhận hàng hóa;
- Thực hiện QA và đối chiếu ba bên;
- Gửi hóa đơn thanh toán;
- Quản lý hợp đồng và theo dõi kết quả;
- Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp;
- Lưu trữ và quản lý dữ liệu chuỗi cung ứng;
- Đảm bảo quy trình mua sắm phù hợp với KPI;
- Phân tích dữ liệu mua sắm để giảm chi phí và rủi ro.
Mua sắm hiệu quả còn bao gồm việc giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng và chủ động cắt giảm chi phí cũng như đào tạo nhân viên về công nghệ và quy trình mới.
Ở mức cơ bản nhất, mua sắm là hoạt động đảm bảo công ty luôn có đủ hàng hóa và dịch vụ cần thiết để sản xuất những sản phẩm khách hàng mong muốn.
Purchasing là gì?
Trước khi hiểu rõ về Procurement, nhiều người dễ nhầm lẫn giữa mua sắm (Procurement), mua hàng (Purchasing) và tìm nguồn cung ứng (Sourcing). Tuy nhiên, mua hàng và tìm nguồn cung ứng là hai giai đoạn của quy trình mua sắm, và cả hai đều đòi hỏi những chiến lược và phương pháp riêng để tối ưu hóa chi phí.
Purchasing – mua hàng là một phần quan trọng trong quy trình mua sắm, tập trung vào việc mua các sản phẩm và dịch vụ từ nhà cung cấp. Nó điều phối các yếu tố giao dịch như phê duyệt, thanh toán và thương thảo hợp đồng.
Điều khiến mọi người bối rối là mua hàng và tìm nguồn cung ứng đều thuộc quy trình mua sắm, nhưng chúng không phải luôn là một phần của quy trình này, mà còn phụ thuộc vào quy mô và cách thức quản lý của từng tổ chức.
Hãy hình dung đơn giản thế này: trong các công ty lớn, có thể có bộ phận tìm nguồn cung ứng, bộ phận mua hàng và bộ phận thu mua. Mỗi bộ phận đều có nhiệm vụ riêng trong quy trình mua sắm. Ở các công ty nhỏ hơn, những chức năng này có thể được kết hợp thành một phòng ban, tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và nhu cầu cụ thể về nguồn cung ứng.
Sourcing là gì?
Sau khi đã hiểu rõ về Purchasing và Procurement, giờ chúng ta cùng tìm hiểu về Sourcing.
Sourcing – tìm nguồn cung ứng là quá trình lựa chọn và quản lý các nhà cung cấp cung cấp nguyên vật liệu hoặc dịch vụ cho tổ chức. Đây là một quy trình chiến lược, bao gồm việc đặt ra các tiêu chí chất lượng, đánh giá nhà cung cấp và thiết lập quan hệ đối tác để đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả.
Quá trình bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu của khách hàng, sau đó tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, thông qua yêu cầu thông tin (RFI), yêu cầu báo giá (RFQ) và đánh giá chi phí toàn diện. Cuối cùng, hợp đồng sẽ được gửi đi để ký kết, đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ với chi phí tối ưu nhất.
Khi tổ chức tìm nguồn cung ứng đúng đắn, họ sẽ có được đối tác chiến lược sẵn sàng làm việc hết mình để hỗ trợ. Đối tác đó sẽ chịu trách nhiệm tuân thủ các tiêu chuẩn đã thỏa thuận trong suốt quá trình hợp tác.
Nếu không tìm được nguồn cung ứng thích hợp, tổ chức có thể phải trả giá cao cho sản phẩm kém chất lượng, đồng thời đối mặt với rủi ro chuỗi cung ứng không ổn định. Ngoài ra, họ có thể bỏ lỡ các ưu đãi chiết khấu hoặc cơ hội giao hàng nhanh hơn từ đối tác.
Mối liên hệ giữa Purchasing, Sourcing và Procurement là gì?
Cả ba khái niệm này đều liên quan đến các quy trình quản lý trong bộ phận mua sắm của doanh nghiệp.
Sourcing – tìm nguồn cung ứng là việc tìm kiếm, đánh giá và xác định các nhà cung cấp tiềm năng cho các giao dịch mua trong tương lai. Quá trình này có thể liên quan hoặc tách biệt hoàn toàn với các dự án mua sắm (Procurement projects) hoặc dự án mua hàng (Purchasing projects) đang diễn ra.
Purchasing – quy trình mua hàng diễn ra với các nhà cung cấp đã được tích hợp hoặc cho các giao dịch nhỏ hơn không yêu cầu đề xuất chính thức (RFP). Chính sách mua sắm của bạn sẽ hướng dẫn rõ dự án nào yêu cầu quy trình đầy đủ và dự án nào có thể được xử lý đơn giản hơn.
Sự khác biệt giữa Purchasing, Sourcing và Procurement là gì?
Vì tìm nguồn cung ứng (Sourcing) có liên quan nhưng độc lập với mua sắm (Procurement) và mua hàng (Purchasing), nên ta sẽ tạm thời bỏ qua nó để tập trung vào so sánh giữa mua sắm và mua hàng.
So sánh giữa mua sắm (Procurement) và mua hàng (Purchasing)
Để phân biệt rõ hai khái niệm này, bạn có thể đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:
Giá trị dự án: Chi phí cao so với chi phí thấp
Một trong những điểm khác biệt nổi bật nhất giữa mua sắm và mua hàng chính là giá trị. Như đã đề cập trước đó, nếu chi phí hàng hóa hoặc dịch vụ vượt quá ngưỡng do chính sách mua sắm (Procurement policy) quy định, thì sẽ cần phải tiến hành yêu cầu đề xuất (RFP) và trở thành dự án mua sắm. Ngược lại, các giao dịch dưới ngưỡng đó sẽ được quản lý theo quy trình mua hàng thay thế.
Tác động của dự án: Chiến lược so với chiến thuật
Vậy sự khác biệt tiếp theo giữa Purchasing và Procurement là gì? Câu trả lời nằm ở sự khác biệt về tầm ảnh hưởng và phạm vi giữa hai quá trình này.
Các dự án mua sắm có tầm ảnh hưởng lớn, vì quyết định mua sắm có thể gây ra những tác động sâu rộng đến tổ chức. Trong các dự án Procurement, một lựa chọn sai lầm có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu, vận hành hoặc uy tín của doanh nghiệp.
Ngược lại, các dự án Purchasing mang tính chiến thuật và chủ yếu là giao dịch. Những dự án này có thể được lập kế hoạch hoặc không, nhưng tác động của chúng thường chỉ giới hạn ở một bộ phận nhỏ của công ty. Do đó, ngay cả khi có sự cố xảy ra, hậu quả thường không đáng kể và có thể được kiểm soát mà không gây căng thẳng lớn cho tổ chức.
Mục tiêu dự án: Tối đa hóa giá trị hay giải pháp nhanh chóng?
Bạn có hợp tác lâu dài với nhà cung cấp hay chỉ giao dịch một lần? Do sự phức tạp và đầu tư lớn trong các dự án Procurement, quy trình này thích hợp cho việc xây dựng mối quan hệ lâu dài, mang lại giá trị bổ sung như giải pháp tùy chỉnh, thông tin thị trường và khả năng giải quyết vấn đề chung.
Ngược lại, các Purchasing Projects tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu tức thời. Vì mua hàng có thể là ngẫu nhiên, mua một lần hoặc thường xuyên, nên không cần thiết phải đầu tư thời gian vào xây dựng mối quan hệ. Thực tế, giao dịch diễn ra nhanh chóng và đơn giản – đơn hàng được gửi, hoàn thành và thanh toán mà không cần quá nhiều đàm phán hoặc hợp tác.
Tìm nguồn cung ứng (Sourcing) so với mua sắm (Procurement) và mua hàng (Purchasing)
Thông thường, Procurement (mua sắm) và Purchasing (mua hàng) được sử dụng thay thế cho nhau, mô tả quy trình mua hàng hóa hoặc dịch vụ cho tổ chức. Tuy nhiên, tìm nguồn cung ứng lại khác biệt, bởi không phải lúc nào cũng bắt buộc phải mua hàng.
Về cơ bản, Sourcing (tìm nguồn cung ứng) là quá trình tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng tốt cho tổ chức của bạn. Từ đó, bạn có thể tạo hồ sơ nhà cung cấp để lưu trữ thông tin. Sau đó, khi cần đến Procurement hoặc Purchasing Projects, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian chọn đúng nhà cung cấp cho nhu cầu của mình.
Các lợi ích chính của Purchasing, Sourcing và Procurement là gì?
Trong khi mua sắm, mua hàng và tìm nguồn cung ứng là những quy trình riêng biệt, chúng lại có mối liên hệ chặt chẽ và thường phối hợp với nhau để đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích chính mà việc thực hiện hiệu quả Procurement, Purchasing và Sourcing có thể mang lại cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí
Quy trình Procurement, Purchasing và Sourcing hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí bằng cách xác định các nhà cung cấp mang lại giá trị tiết kiệm nhất và nâng cao khả năng thương lượng các điều khoản và giá cả trong hợp đồng.
- Cải thiện chất lượng
Bằng cách lựa chọn nhà cung cấp một cách cẩn thận và theo dõi hiệu suất của họ, doanh nghiệp có thể đảm bảo nhận được hàng hóa và dịch vụ đạt tiêu chuẩn cao.
- Thời gian giao hàng nhanh chóng hơn
Thông qua việc hợp tác với các nhà cung cấp đáng tin cậy và tối ưu hóa quy trình mua sắm, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Quản lý rủi ro
Việc thực hiện hiệu quả các hoạt động Procurement, Purchasing và Sourcing giúp doanh nghiệp nhận diện và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến độ tin cậy, chất lượng và khả năng giao hàng của nhà cung cấp.
- Xây dựng mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp
Bằng cách thiết lập các mối quan hệ vững chắc với nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể nâng cao sự hợp tác, giao tiếp và niềm tin, từ đó đạt được kết quả tích cực hơn.
Chiến lược tối ưu cho quá trình Purchasing, Sourcing và Procurement là gì?
Để có thể tận dụng những lợi ích này, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược rõ ràng cho Procurement (mua sắm), Purchasing (mua hàng) và Sourcing (tìm nguồn cung ứng). Chiến lược này nên bao gồm:
- Xác định nhu cầu doanh nghiệp: Hiểu rõ các mục tiêu, yêu cầu và ưu tiên của doanh nghiệp là rất quan trọng.
- Xác định các nhà cung cấp tiềm năng: Nghiên cứu và đánh giá các nhà cung cấp để tìm ra nhà cung cấp mang lại giá trị tốt nhất.
- Đàm phán hợp đồng: Thiết lập các hợp đồng với các điều khoản và điều kiện rõ ràng, bao gồm giá cả, thời gian giao hàng và tiêu chuẩn chất lượng.
- Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp: Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp, giải quyết vấn đề phát sinh và hợp tác để đạt được các mục tiêu chung.
Tóm lại, Procurement (mua sắm), Purchasing (mua hàng) và Sourcing (tìm nguồn cung ứng) là những quy trình thiết yếu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng và quản lý rủi ro hiệu quả. Bằng cách phát triển một chiến lược rõ ràng và hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích này, từ đó thúc đẩy thành công trong quản lý chuỗi cung ứng.
Purchasing, Sourcing và Procurement có thực sự cần thiết không?
Procurement là gì? Đó là toàn bộ quy trình, trong khi Sourcing (tìm nguồn cung ứng) và Purchasing (mua hàng) là những phần của quy trình đó. Mặc dù về lý thuyết, việc sử dụng các thuật ngữ này thay thế cho nhau là không chính xác, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn làm như vậy. Tuy nhiên, điều này sẽ không làm ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của bạn.
Thay vào đó, điều cần quan tâm hơn cả là sự thiếu hiệu quả trong quy trình mua sắm và việc không nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng chiến lược mua sắm cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Vì vậy, việc thiết lập quy trình mua sắm, thu mua và tìm nguồn cung ứng hiệu quả trong tổ chức của bạn là rất cần thiết. Các quy trình này cần được xác định rõ ràng dựa trên nhu cầu và khả năng của bạn, và bạn nên không ngừng cải thiện chúng để giữ chi phí ở mức thấp và đạt được kết quả tối ưu.
Cuối cùng, việc phân biệt các thuật ngữ không quan trọng bằng việc đảm bảo các hệ thống vận hành mượt mà giữa các quy trình này, giúp dữ liệu di chuyển liền mạch từ quy trình này sang quy trình khác.
Kết luận
Như vậy, bạn đã nắm bắt được ý nghĩa và sự khác biệt giữa Purchasing, Sourcing và Procurement. Tóm lại, quy trình mua sắm thường liên quan đến các dự án dài hạn, chiến lược và tốn kém, vì nó chi tiết hơn so với quy trình mua hàng. Do đó, quy trình này yêu cầu thời gian và sự phức tạp cao hơn, nhưng lại giúp kiểm soát chi phí và phát hiện rủi ro tiềm ẩn hiệu quả hơn.
Ngược lại, quy trình mua hàng diễn ra nhanh chóng và mang lại kết quả ngay lập tức. Quy trình này phù hợp cho các dự án với chi phí và rủi ro thấp. Cuối cùng, tìm nguồn cung ứng là quy trình nghiên cứu, xác định và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng cho các dự án mua sắm và thu mua sắp tới.
