Proposal là gì? Hướng dẫn viết Proposal chuyên nghiệp

Bạn đang muốn hiểu rõ về proposal là gì và cách viết một proposal chuyên nghiệp để thu hút khách hàng? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về proposal, cấu trúc và những lỗi phổ biến cần tránh để tạo ra một bản proposal chất lượng.

Proposal là gì?

Xem thêm:

• PR sản phẩm là gì? 6 phương pháp nổi bật để PR sản phẩm hiệu quả
• Event là gì? Thông tin chi tiết về công việc của nhân viên event
• Khủng hoảng truyền thông là gì? Cách nhận biết và xử lý
• Ý nghĩa của các yếu tố trong mô hình 5W1H là gì?
• Các yếu tố quan trọng và ý nghĩa của 8P là gì?
• Tìm hiểu về Brand Awareness là gì – Bước đầu tạo dấu ấn cho thương hiệu

Cấu trúc chi tiết của Proposal

So what is the structure of a Proposal? A standard Proposal typically consists of 4 parts as follows:

Introduction

Firstly, a Proposal needs an introduction section containing basic information related to the content of the Proposal to provide readers with the most comprehensive overview possible.

The content of the introduction part of the Proposal includes:

• Project/program name and type (e.g., Workshop, promotional program, advertisement,…).
• Introduction about oneself and the reason for sending this Proposal.
• Individuals involved and the main responsible person.
• Work items that the reader will undertake.
• Program content framework.
• Contact information.

Putting customers and partners at the center

This section plays a crucial role, determining the success of the Proposal. The content must be engaging and persuasive to the buyers, making them feel that this Proposal can meet their needs. This will increase the chances of gaining agreement from the customer.

This section needs to include various information such as:

• Reasons for implementing the project/program?
• Project duration.
• Project location.
• Schedule of activities in the project/program.

Main content and detailed project description

The main content section needs to be presented in detail and logically for customers to easily understand. It's important to maintain objectivity in presenting the following contents:

• Ideas expressed in the project/program.
• Benefits and advantages that the project/program brings to partners and customers.
• Costs that partners and customers need to pay for this project/program.

Expertise and experience of the enterprise

The final part of the Proposal also influences whether the buyer accepts the collaboration or not. Writing content for this section needs to be well-organized and reasonable to change the customer's mindset:

• Introduction about the enterprise.
• Departments, teams, and prominent personnel in the enterprise.
• Units that have successfully cooperated with the enterprise.
• Awards and achievements of the enterprise.

Ensure smooth writing and demonstrate the uniqueness of the content by using clear, concise language and avoiding repetition of information.

How to write a professional Proposal

Below are some tips for writing a professional Proposal:

Care for appearance

To make an impression and attract customers right from reading the Proposal, the writing style needs to be carefully crafted and invested. You can refer to Proposal design templates on websites to create an eye-catching, impressive Proposal that elicits positive feelings from customers.

Concise, easy to understand

A professional Proposal doesn't need to be too long, typically from 2,000 to 3,500 words (4-7 pages) is enough. However, the important thing is to use simple language, concise sentences, and easy-to-understand language to convey ideas clearly and perceptibly.

A professional Proposal needs to be able to answer the following basic questions:

• What benefits will the proposed project bring to customers?
• What is the structure of the Proposal to present marketing proposals?
• Which contents are unnecessary and can be omitted in the Proposal?
• How to link contents in the Proposal logically and meaningfully?

Focus on the customer

Customers are always the focal point of every business activity. Therefore, writing a Proposal must focus on meeting the needs and desires of customers.

Build the best possible plan

A professional Proposal should include a detailed plan of activities, events, implementation tasks, responsible personnel, and financial information. It is necessary to clearly identify the important content to include and keep the Proposal logical and meaningful.

Research the competitors

Before writing the Proposal, it is essential to thoroughly research the competitors and highlight key points to demonstrate differentiation and persuade customers.

Budget

The budget will affect the scale and scope of the project, so it is necessary to develop a suitable and feasible project Proposal template with the defined budget.

The proposed suggestions above will help increase the creativity and uniqueness of the Proposal, thereby attracting attention and trust from customers, creating a professional and effective Proposal.

What are the mistakes to avoid when writing a Proposal?

During the writing process, you need to pay attention to the following mistakes to create an attractive and impressive Proposal.

Lose interest, fail to impress customers

Proposal quá dài có thể khiến khách hàng mất hứng thú và bỏ qua nó. Thay vào đó, hãy viết ngắn gọn, súc tích và tập trung vào trọng tâm của đề xuất. Điều quan trọng là đáp ứng insight của khách hàng và cho họ thấy lợi ích mà họ có thể nhận được từ đề xuất của bạn.

Không tập trung quá nhiều vào phần năng lực chuyên môn và kinh nghiệm của công ty, cá nhân

Tránh việc quá tập trung vào giới thiệu công ty, kỹ năng và thành tựu. Thay vào đó, nêu bật những khía cạnh năng lực chuyên môn và kinh nghiệm có liên quan trực tiếp đến đề xuất sản phẩm/dịch vụ. Điều này giúp đảm bảo tính xác thực của Proposal và giữ cho nội dung trở nên hấp dẫn hơn.

Không làm nổi bật vấn đề và cấu trúc không rõ ràng

Hãy chắc chắn rõ ràng và mạch lạc khi trình bày thông tin trong Proposal. Tạo cấu trúc hợp lý giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ các vấn đề mà đề xuất đang giải quyết. Sử dụng tiêu đề, đoạn văn ngắn, đơn giản để tách biệt các phần quan trọng, giúp khách hàng tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn.

Viết proposal chuyên nghiệp là một quá trình cần sự tỉ mỉ, tập trung và sáng tạo. Từ cấu trúc đến cách viết và tránh những sai lầm phổ biến, mỗi yếu tố đều ảnh hưởng đến khả năng thành công của proposal. Hy vọng với những thông tin chi tiết về proposal là gì mà HR Insider chia sẻ trên đây, bạn sẽ có được một bản proposal hấp dẫn nhất cho đối tượng khách hàng, đối tác của bạn.

— HR Insider —
Mytour – Trang web tuyển dụng hàng đầu Việt Nam