Proposal và quy trình viết một đề xuất chuyên nghiệp

Bạn đang muốn tìm hiểu về proposal là gì và cách viết một proposal chuyên nghiệp để thu hút sự chú ý của khách hàng? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về proposal, cấu trúc và các sai lầm cần tránh khi soạn thảo một bản đề xuất chất lượng.

Proposal là gì?

Xem thêm:

• PR sản phẩm là gì? 6 cách tiếp cận để PR sản phẩm hiệu quả
• Sự kiện là gì? Hướng dẫn chi tiết về công việc của nhân viên sự kiện
• Khủng hoảng truyền thông là gì? Cách phân biệt và giải quyết
• Tìm hiểu chi tiết về các yếu tố trong mô hình 5W1H là gì?
• Các thành phần và ý nghĩa của 8P là gì?
• Khám phá khái niệm Brand Awareness là gì – Bí quyết xây dựng nhận thức về thương hiệu

Cấu trúc chi tiết của Proposal

Về cấu trúc của Proposal - Đề xuất, một Proposal chuẩn thường được chia thành 4 phần như sau:

Phần mở đầu

Trước hết, Proposal cần có một phần mở đầu chứa các thông tin cơ bản liên quan đến nội dung của bài Proposal để giúp độc giả có cái nhìn tổng quát nhất có thể.

Nội dung phần mở đầu của Proposal bao gồm:

• Tên dự án/ chương trình và hình thức (ví dụ: Hội thảo, chương trình khuyến mãi, quảng cáo,…).
• Giới thiệu về bản thân và lý do gửi bản Proposal này.
• Các cá nhân tham gia và người chịu trách nhiệm chính.
• Các đầu mục công việc mà người đọc sẽ thực hiện.
• Khung nội dung chương trình.
• Thông tin liên hệ.

Đặt khách hàng, đối tác là trọng tâm

Phần này đóng một vai trò quan trọng, quyết định đến thành công của Đề xuất. Nội dung phải hấp dẫn và thuyết phục được đối tượng mua hàng, khiến họ tin rằng Đề xuất này có thể đáp ứng nhu cầu của họ. Điều này sẽ tăng cơ hội đạt được sự đồng ý từ phía khách hàng.

Phần này cần bao gồm các thông tin sau:

• Lý do thực hiện dự án/ chương trình là gì?
• Thời gian diễn ra dự án.
• Địa điểm diễn ra dự án.
• Lịch trình các công việc trong dự án/ chương trình.

Nội dung chính và mô tả chi tiết dự án

Phần nội dung chính cần được trình bày chi tiết và logic để khách hàng dễ dàng hiểu. Quan trọng là giữ tính khoa học trong việc trình bày các nội dung sau:

• Ý tưởng được thể hiện trong dự án/ chương trình.
• Lợi ích và thuận lợi mà dự án/ chương trình mang lại cho đối tác và khách hàng.
• Chi phí đối tác và khách hàng cần chi trả cho dự án/ chương trình này.

Chuyên môn và kinh nghiệm của công ty

Phần cuối cùng của Đề xuất cũng ảnh hưởng đến việc đối tượng mua hàng đồng ý hợp tác hay không. Viết nội dung cho phần này cần phân bổ đầy đủ và hợp lý để thay đổi quan điểm của khách hàng:

• Giới thiệu về công ty.
• Các bộ phận, nhóm và nhân sự nổi bật trong công ty.
• Các đối tác đã hợp tác thành công với công ty.
• Các giải thưởng và thành tựu đã đạt được của công ty.

Đảm bảo văn bản mạch lạc và thể hiện sự độc đáo của nội dung bằng cách sử dụng ngôn từ rõ ràng, súc tích và tránh lặp lại thông tin.

Cách viết Đề xuất chuyên nghiệp

Dưới đây là những mẹo để viết Đề xuất một cách chuyên nghiệp:

Chăm sóc hình thức

Để tạo ấn tượng và thu hút khách hàng ngay từ khi đọc Đề xuất, hình thức viết cần được chăm sóc và đầu tư. Có thể tham khảo các mẫu Đề xuất thiết kế trên các trang web để tạo ra một bản Đề xuất đẹp mắt, ấn tượng và gây ấn tượng từ phía khách hàng.

Ngắn gọn, dễ hiểu

Một Đề xuất chuyên nghiệp không cần quá dài, thông thường từ 2.000 đến 3.500 từ (4-7 trang) là đủ. Tuy nhiên, điều quan trọng là sử dụng ngôn từ đơn giản, câu văn ngắn gọn và dễ hiểu để truyền tải ý tưởng một cách rõ ràng và dễ nhận thức.

Một Đề xuất chuyên nghiệp cần phải trả lời được những câu hỏi cơ bản như sau:

• Dự án đề xuất sẽ mang lại những lợi ích gì cho khách hàng?
• Cấu trúc của Đề xuất để trình bày các đề xuất tiếp thị như thế nào?
• Những nội dung nào không cần thiết và có thể lược bỏ trong Đề xuất?
• Làm thế nào để liên kết các nội dung trong Đề xuất một cách logic và ý nghĩa?

Tập trung hướng về khách hàng

Khách hàng luôn là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh. Vì vậy, viết Đề xuất phải tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Xây dựng kế hoạch tối ưu nhất có thể

Một Đề xuất chuyên nghiệp nên bao gồm kế hoạch chi tiết về các hoạt động, sự kiện, công việc triển khai, nhân sự phụ trách và cả thông tin tài chính. Cần xác định rõ những nội dung quan trọng cần bao gồm và giữ cho Đề xuất luôn có tính logic và ý nghĩa.

Tìm hiểu đối thủ

Trước khi viết Đề xuất, cần tìm hiểu kỹ về đối thủ và chỉ ra những điểm nổi bật để thể hiện sự khác biệt và thuyết phục khách hàng.

Quy phạm vi

Ngân sách sẽ ảnh hưởng đến quy mô và phạm vi của dự án, do đó cần xây dựng một Đề xuất mẫu dự án phù hợp và khả thi với ngân sách đã được xác định.

Những lời đề xuất trên sẽ giúp tăng tính sáng tạo và độc đáo của Đề xuất, từ đó thu hút sự quan tâm và tin tưởng từ khách hàng, tạo nên một bản Đề xuất chuyên nghiệp và hiệu quả.

Các lỗi cần tránh khi viết Đề xuất là gì?

Trong quá trình viết, bạn cần lưu ý những lỗi sau đây để có được một bản Đề xuất hấp dẫn và gây ấn tượng.

Gây mất hứng thú, không tạo ấn tượng với khách hàng

Proposal quá dài có thể làm khách hàng mất hứng thú và bỏ qua nó. Thay vào đó, viết ngắn gọn, súc tích và tập trung vào trọng tâm của đề xuất. Quan trọng là đáp ứng insight của khách hàng và cho họ thấy lợi ích mà họ có thể nhận được từ đề xuất.

Tập trung quá nhiều vào phần năng lực chuyên môn và kinh nghiệm của công ty, cá nhân

Tránh tập trung quá nhiều vào giới thiệu công ty, kỹ năng và thành tựu. Thay vào đó, nêu bật những khía cạnh năng lực chuyên môn và kinh nghiệm có liên quan trực tiếp đến đề xuất sản phẩm/dịch vụ. Điều này giúp đảm bảo tính xác thực của Proposal và giữ cho nội dung trở nên hấp dẫn hơn.

Không làm nổi bật vấn đề và cấu trúc không rõ ràng

Hãy chắc chắn rõ ràng và mạch lạc khi trình bày thông tin trong Proposal. Tạo cấu trúc hợp lý giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ các vấn đề mà đề xuất đang giải quyết. Sử dụng tiêu đề, đoạn văn ngắn, đơn giản để tách biệt các phần quan trọng, giúp khách hàng tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn.

Viết proposal chuyên nghiệp là một quá trình cần sự tỉ mỉ, tập trung và sáng tạo. Từ cấu trúc đến cách viết và tránh những sai lầm phổ biến, mỗi yếu tố đều ảnh hưởng đến khả năng thành công của proposal. Hy vọng với những thông tin chi tiết về proposal là gì mà HR Insider chia sẻ trên đây, bạn sẽ có được một bản proposal hấp dẫn nhất cho đối tượng khách hàng, đối tác của bạn.

— Người Làm Chuyên Sâu —
Tuyển Dụng Việt Nam – Trang web tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam