Quá trình Phát triển Của Doanh nghiệp

Thường thấy, có những doanh nghiệp khởi nghiệp đang phát đạt, kinh doanh nhỏ lẻ hiệu quả, quyết định mở rộng kho hàng to lớn, tuyển thêm nhân công, và đột nhiên mọi thứ trở nên phức tạp, dẫn đến sự sụp đổ đột ngột sau đó.

Hoặc như câu chuyện thường thấy, doanh nghiệp có 2, 3 cửa hàng thì kinh doanh ổn định, nhưng khi mở rộng lên 10 cửa hàng thì bắt đầu xuất hiện nhiều vấn đề. Hoặc như câu chuyện phổ biến khác, một doanh nghiệp đang hoạt động ổn định, tham gia hội thảo nào đó, áp dụng quá mức kiến thức và chuyên môn mà gặp vấn đề tài chính và thậm chí suy thoái vì quá mức chuyên nghiệp. Vấn đề chủ yếu là cách tổ chức áp dụng kiến thức đó không phù hợp với giai đoạn cụ thể của doanh nghiệp.

Hãy nghĩ đơn giản, nếu một đứa trẻ đến 18 tuổi mà vẫn phải ăn bám gia đình, tình hình sẽ ra sao? Nếu một đứa trai 5 tuổi phải đi làm kiếm tiền và không được học hành, tình trạng sẽ thế nào? Từ đây, bạn có thể hiểu rằng không có lối tắt cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Hãy nhận ra rằng, tổ chức là sự liên kết của một nhóm người cùng hướng về mục tiêu và lý tưởng chung. Sự đoàn kết và cam kết cá nhân, việc hiểu rõ vai trò và trách nhiệm, cùng với sự phấn đấu và đạt được các mốc quan trọng, không xảy ra trong một buổi sáng mà cần thời gian, giống như sự phát triển của một cơ thể con người.

Một ví dụ rõ ràng là khi có những công ty với môi trường làm việc hỗn độn, mỗi nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc ở nhiều bộ phận khác nhau, trong khi chưa có KPI đo lường đúng đắn. Họ lại muốn triển khai phần mềm ERP để quản lý toàn bộ công ty online. Nhưng không phải có tiền là có thể triển khai được, đúng không? Nếu quy trình nội bộ chưa được xây dựng thì phần mềm cũng trở nên vô dụng.

Đầu tư vào tổ chức là quan trọng, nhưng nếu làm vào thời điểm không đúng, nó có thể gây ra nhiều phiền toái, thậm chí dẫn đến phá sản. Ví dụ như khi mở thêm chi nhánh mà không có quản lý hiệu quả, dẫn đến mất mát tài chính. Quyết định mở rộng cơ sở không hợp lý cũng có thể đưa doanh nghiệp vào tình trạng khó khăn. Hãy chú ý đến thời điểm và cân nhắc kỹ lưỡng.

Thường một doanh nghiệp, khi mới thành lập, sẽ trải qua 4 giai đoạn cơ bản để phát triển:

Giai đoạn 1: Duy trì Sống

Trong giai đoạn này, tập trung vào kinh doanh để tạo ra lợi nhuận và đảm bảo dòng tiền luôn dương (doanh nghiệp có lãi) trước khi nghĩ đến việc đầu tư mở rộng hệ thống, xây dựng quy trình và phát triển văn hóa Doanh Nghiệp.

Chìm đắm trong hoạt động bán hàng và marketing là chìa khóa quan trọng ở giai đoạn này, khi cần kiêm nhiệm nhiều vị trí công việc trong tổ chức do thiếu nhân sự và khối lượng công việc lớn cho từng vị trí.

Trong giai đoạn này, hãy tập trung vào việc thu hút nhiều Khách Hàng để tích lũy tài chính cho việc chuẩn hoá và chuyên môn hoá sau này. Mọi chiêu thức tối ưu chuyển đổi ở giai đoạn này thường khó áp dụng.

Yếu tố quyết định là nếu bạn muốn bước sang giai đoạn II, bạn cần có dự trữ tài chính sau mỗi chu kỳ vận hành (quy trình kinh doanh) và phải biết đến ngưỡng doanh thu nào là phù hợp để chuyển từ giai đoạn I sang giai đoạn II.

Đáng tiếc là không có con số cụ thể cho điều này, nó phụ thuộc vào kinh nghiệm tích lũy được.

Nếu bạn đạt được ngưỡng doanh thu mà không đầu tư để phát triển kinh doanh một cách có hệ thống ở giai đoạn II, bạn sẽ đối mặt với nguy cơ quá tải hệ thống. Ngược lại, nếu đầu tư quá sớm mà chưa đạt được doanh thu đủ để bù đắp chi phí vận hành, bạn có thể đối mặt với tình trạng lâm vào khủng hoảng tài chính khi dòng tiền không đủ để hỗ trợ.

Vì vậy, nếu bạn đang khởi nghiệp và vốn hạn chế, không đủ tiền để thuê nhân sự cho bán hàng và marketing, và bạn chưa biết cách tự làm bán hàng và marketing, thì có thể bạn sẽ gặp khó khăn ở giai đoạn I này.

Trong một số trường hợp, chủ sở hữu có thể không có kỹ năng bán hàng và tiếp thị đủ tốt để thu hút đủ Khách Hàng và đáp ứng nhu cầu kinh doanh, dẫn đến khả năng biến mất. Các doanh nghiệp duy trì được hoạt động kinh doanh sẽ tiến vào giai đoạn mới.

Giai đoạn 2: Tổ chức Công việc

Chỉ khi có dòng tiền ổn định từ hoạt động bán hàng và tiếp thị, và có một lượng Khách Hàng ổn định, bạn mới nên nghĩ đến việc đẩy doanh thu lên một cấp độ mới hoặc mở thêm điểm bán. Cần cẩn trọng để tránh tình trạng quá tải cho đội ngũ và hạ tầng hiện tại.

Hãy chuẩn hóa mọi thứ và làm chậm lại chút. Nếu bạn chỉ có một điểm bán, hãy đảm bảo rằng nó hoạt động mạnh mẽ trước khi nghĩ đến việc mở thêm điểm thứ hai. Sĩ diện vì việc mở rộng quá nhanh không phải là chìa khóa để làm giàu.

Ở giai đoạn này, mọi doanh nghiệp bắt đầu xây dựng quy trình vì khi hệ thống mở rộng, chi phí vận hành tăng lên đáng kể. Nếu mọi thứ diễn ra không có kế hoạch và quản lý từ xa bằng phương pháp truyền thống (như kiểu kiểm tra trực tiếp chẳng hạn), hậu quả sẽ là gì nếu nhân viên làm sai và tạo ra hậu quả nghiêm trọng? Quy trình giúp CEO kiểm soát dòng tiền doanh nghiệp một cách rõ ràng hơn.

Ví dụ, từ 100 đơn hàng/ngày hiện tại, giờ tăng lên 500 đơn hàng. Bạn cần biết hiệu suất làm việc của một nhân viên để tuyển dụng một cách hiệu quả. Nếu không, bạn có thể tuyển quá nhiều nhân sự, dẫn đến tăng chi phí và nhân sự không có việc để làm. Điều này có thể làm giảm vốn lưu động và gây rủi ro phá sản.

Giai đoạn này cho thấy dấu hiệu tăng trưởng trong bán hàng, đồng nghĩa với việc cần thuê thêm nhân sự để đối mặt với các nhiệm vụ như đóng gói, lập hóa đơn, vận chuyển, giao hàng, ghi chép số liệu, và xử lý hàng hóa. Tuy nhiên, cần chú ý đến việc không nên quá tải nhiệm vụ và hiểu rõ tầm quan trọng của chuyên môn hóa.

Đặc điểm của giai đoạn này là các công việc yêu cầu sự tổ chức chi tiết và phân công công việc chi tiết hơn so với giai đoạn trước. Khi thuê thêm nhân sự, chi phí tăng lên, nên quản lý công việc, giao việc và đảm bảo nhân sự thực hiện công việc được giao là rất quan trọng.

Nếu tôi không chuẩn hóa thì sao? Trước đây, đóng 10 đơn không bao giờ bị lỗi, nhưng giờ đóng gói trở nên hỗn loạn như cơm bữa. Đội của bạn sẽ rối bời khi số lượng đơn hàng tăng lên, công việc chồng chéo, và nếu không hoàn thành, thì chỉ được qua mặt. Nhân viên mới chưa quen công việc sẽ làm một cách lộn xộn hoặc thậm chí không làm gì cả, vì bạn không biết giao việc gì cho họ.

Và vào thời điểm này, việc đa nhiệm là một thảm kịch. Những người đa nhiệm thường nghĩ rằng họ đang làm nhiều và rất quan trọng, và họ có thể coi thường những người làm công việc khác. Đây là giai đoạn dễ tan rã nhóm làm việc nhất! Hãy cảnh báo! Một số người đa nhiệm thậm chí rời khỏi startup tại đây, khiến cho chủ doanh nghiệp gặp thêm khó khăn.

Lúc này, Công ty của bạn cần tổ chức đầy đủ các bộ phận chức năng (Kế toán, Chăm sóc khách hàng, Bán hàng, ...) để chuẩn bị cho giai đoạn 3 là mở rộng.

Và điều này cho thấy rằng bạn sẽ phải đầu tư một lượng lớn tiền trong một khoảng thời gian dài để các bộ phận và đội ngũ làm việc theo quy trình bạn đã đề ra.

Thực tế, nhiều đồng đội chọn 1 trong 2 lựa chọn: huy động vốn khi đã ổn định ở giai đoạn 1 hoặc kiềm chế doanh thu để không áp đặt quá mức đội ngũ, trì hoãn mở điểm mới để đảm bảo tích trữ đủ tài chính cho giai đoạn 2 - chuẩn hóa.

Tuy nhiên, việc chuẩn hóa không chỉ đòi hỏi về tiền bạc mà còn liên quan đến tâm lý người lãnh đạo tổ chức.

Nhưng chuẩn hóa là gì?

Dựa vào Chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp để xác định đầy đủ chức năng chính và hỗ trợ cần thiết theo chiến lược, nhằm tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh, hoạt động sales và marketing, cũng như hạn mức và định phí cho từng đầu việc.

Giai đoạn 3: Tối ưu hóa công việc

Trước khi mơ về điểm thứ 2, hãy tối ưu điểm thứ 1. Hãy nhìn vào 100 đơn/ngày trước khi nghĩ đến con số 500 để biên lợi nhuận đạt mức cao nhất.

Đây là lý do nhiều tổ chức mở hàng loạt cửa hàng nhưng cuối cùng chỉ lời 1-2 tỷ (chưa đến 1% doanh thu) vì họ vội vàng qua giai đoạn 4 mở rộng mà quên giai đoạn 3 là tối ưu hóa.

Sau khi quy trình hoạt động đã được chuẩn hóa, CEO cần xem xét tổ chức trong năm qua và giảm chi phí vận hành. Giai đoạn này CEO tập trung vào tối ưu hóa chi phí (bao gồm cả quỹ lương và chi phí vận hành) để tối đa hóa lợi nhuận.

Văn hóa Doanh Nghiệp cần được thúc đẩy mạnh mẽ trong giai đoạn này, vì sẽ giảm chi phí giám sát và động viên nếu có văn hóa mạnh như tự giác, kỷ luật…

Cần xây dựng một hệ thống đo lường KPI đầy đủ để đánh giá mọi hoạt động và vị trí trong tổ chức ở giai đoạn này.

Giai đoạn 4: Mở rộng kinh doanh

Khi doanh nghiệp đã chuyên nghiệp hóa và quy trình hoạt động mượt mà, CEO sử dụng công nghệ để tự động hóa doanh nghiệp và tự giải phóng. CEO tiếp tục tạo ra cơ hội mới cho Doanh Nghiệp. Đây là quy trình phát triển của một doanh nghiệp, từng bước được làm chặt chẽ để đảm bảo vận hành tự động.

Mơ tới Bigdata, AI, xây dựng ERP khi bước vào giai đoạn này.

Vì vậy, khi có đứa em học một cái gì đó và muốn triển khai nó trong kinh doanh, tôi chỉ nghĩ: thôi, sẽ thấy kết quả sau. Việc quan trọng là tập trung vào việc bán hàng và mở rộng thị trường trước. Bán được sản phẩm của mình là điều cơ bản, mướn người khác mà chưa biết bán sao được. Tập trung vào công việc thực tế hơn là vạch KPI lý thuyết. Cuối cùng, nó giải thể công ty gần đây.

Đăng bởi: Diệu Quỳnh Mai Lan

Từ khoá: Các giai đoạn phát triển của một doanh nghiệp