Quản lý rủi ro là gì? Quy trình tối ưu để quản lý rủi ro trong tổ chức

Khi một dự án được khởi động, các công ty thường phải tìm cách giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện chiến lược. Điều này giúp doanh nghiệp tránh khỏi những trở ngại có thể làm chậm tiến độ. Vì thế, mọi dự án đều cần có khả năng quản lý rủi ro (Quản lý rủi ro). Vậy Quản lý rủi ro là gì? Hãy tham khảo bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết nhé!

1. Quản lý rủi ro là gì?

Quản lý rủi ro được hiểu là quy trình nhận diện, đánh giá và kiểm soát những mối đe dọa có thể ảnh hưởng đến tài sản và doanh thu của một tổ chức. Những rủi ro này có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau trong hoạt động kinh doanh, bao gồm sự không chắc chắn về tài chính, trách nhiệm pháp lý, sự cố công nghệ, sai sót trong quản lý chiến lược, tai nạn và thiên tai.

Tùy thuộc vào loại hình dự án, quản lý rủi ro sẽ mang những ý nghĩa khác nhau. Đối với các dự án lớn, chiến lược quản lý rủi ro có thể bao gồm việc lập kế hoạch chi tiết cho từng rủi ro để bảo đảm rằng các biện pháp giảm thiểu được thực hiện khi có sự cố xảy ra. Trong khi đó, đối với các dự án nhỏ, quản lý rủi ro có thể đơn giản chỉ là việc lập danh sách, phân loại các rủi ro theo mức độ ưu tiên cao, trung bình và thấp.

2. Vai trò của quản lý rủi ro trong tổ chức

Một số vai trò quan trọng của quản lý rủi ro trong tổ chức bao gồm:

• Đảm bảo tổ chức hoạt động ổn định
• Hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu sứ mệnh và chiến lược kinh doanh
• Giúp người lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác
• Nâng cao vị thế và uy tín của công ty và người lãnh đạo
• Tăng cường tính an toàn trong các hoạt động của tổ chức
• Hỗ trợ các công ty thực hiện các hoạt động kinh doanh có yếu tố rủi ro

3. Tại sao doanh nghiệp cần phải quản lý rủi ro

3.1 Giảm thiểu lãng phí

Việc triển khai quản lý rủi ro sẽ giúp tổ chức có cái nhìn tổng quát về hoạt động kinh doanh và đầu tư; đồng thời loại bỏ những yếu tố thừa thãi, giảm thiểu sự bất tiện trong quá trình vận hành. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể cắt giảm những chi phí không cần thiết.

3.2 Đầu tư và kinh doanh hiệu quả

Ngành quản lý rủi ro đã từ lâu trở thành “trợ thủ” quan trọng cho các công ty, giúp họ dự đoán và lường trước những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh. Nhờ vậy, tỷ lệ thành công của dự án được nâng cao và giá trị của doanh nghiệp được bảo toàn.

3.3 Tăng cường công tác quản lý

Hoạt động quản lý rủi ro có vai trò then chốt trong công tác quản trị. Doanh nghiệp có thể xác định những nhiệm vụ cần được ưu tiên và theo dõi hiệu quả hoạt động thông qua các chỉ số đánh giá rủi ro cùng tác động tiêu cực đến quy trình sản xuất kinh doanh.

3.4 Đáp ứng mong đợi của nhà đầu tư

Trước khi quyết định có đầu tư hay không, các nhà đầu tư thường xem xét và đánh giá rất kỹ lưỡng các rủi ro có thể xảy ra đối với dự án. Vì vậy, khi hiểu được khả năng kiểm soát rủi ro của công ty, nhà đầu tư có thể dễ dàng đưa ra quyết định về việc đầu tư.

4. Các loại quản lý rủi ro

4.1 Rủi ro về chi phí

Rủi ro về chi phí được hiểu là sự gia tăng hoặc “leo thang” chi phí của dự án. Đây là loại rủi ro khi dự án vượt quá ngân sách đã được phân bổ. Có thể nói, đây là một trong những loại rủi ro phổ biến nhất do quản lý rủi ro yếu kém, ước tính chi phí và mức độ tác động không chính xác. Rủi ro sẽ tăng cao khi khách hàng đưa ra yêu cầu quá nhiều, ngay cả khi dự án có ít nguồn lực. Rủi ro về chi phí có thể dẫn đến những rủi ro khác của dự án như rủi ro về tiến độ và rủi ro về hiệu suất.

4.2 Rủi ro về lịch trình

Rủi ro về lịch trình là rủi ro mà các hoạt động kéo dài hơn thời gian dự kiến và thường là kết quả của việc lập kế hoạch không hiệu quả. Rủi ro này liên quan chặt chẽ đến rủi ro chi phí, vì sự chậm trễ trong lịch trình thường làm tăng chi phí và cũng làm chậm tiến độ dự án, bao gồm cả việc đạt được lợi ích.

Sự chậm trễ có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các mốc thời gian đã hoạch định và có thể gây mất lợi thế cạnh tranh. Rủi ro về lịch trình cũng gây ra rủi ro về chi phí, vì các dự án kéo dài thường sẽ tiêu tốn nhiều hơn. Hơn nữa, nó cũng có thể dẫn đến rủi ro về hiệu suất, do việc không hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

4.3 Rủi ro về hiệu suất

Rủi ro về hiệu suất là tình huống mà dự án không đạt được kết quả theo các thông số kỹ thuật đã đề ra. Đây là loại rủi ro chung, khó có thể quy trách nhiệm cho một bên cụ thể. Một nhóm thực hiện dự án có thể hoàn thành dưới ngân sách và đúng tiến độ, nhưng vẫn không đạt được kết quả hoặc lợi ích như mong đợi.

Ngoài ra, rủi ro về hiệu suất có thể dẫn đến rủi ro về chi phí và rủi ro về lịch trình, khi hiệu suất của một nhóm hoặc công nghệ làm tăng chi phí và thời gian thực hiện dự án. Tóm lại, công ty đã tiêu tốn tiền bạc và thời gian cho một dự án không đáp ứng yêu cầu.

4.4 Rủi ro về chiến lược

Rủi ro chiến lược là loại rủi ro liên quan đến hoạt động. Đây là kết quả của những sai lầm trong chiến lược, như việc chọn một công nghệ không hoạt động như mong muốn. Một ví dụ điển hình là việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án không giúp nhóm thực hiện nhiệm vụ của họ, mà lại khiến họ tốn nhiều thời gian làm việc trên phần mềm hơn là tập trung vào chính dự án.

4.5 Rủi ro pháp lý

Rủi ro pháp lý là những rủi ro phát sinh từ các nghĩa vụ và quy định của pháp luật. Chúng có thể bao gồm rủi ro liên quan đến hợp đồng và các vụ kiện tụng nhằm vào tổ chức. Thêm vào đó, những vấn đề pháp lý nội bộ cũng được coi là rủi ro pháp lý. Đây là những yếu tố không thể lường trước và có thể xuất phát từ chính sách của chính phủ, đối thủ cạnh tranh cũng như từ nhân viên. Do đó, công tác quản lý rủi ro cần chú trọng đến rủi ro pháp lý để phòng tránh những hệ quả không mong muốn.

4.6 Rủi ro từ quan hệ đối tác và rủi ro khách quan

Một số loại rủi ro có thể được phân loại thành rủi ro từ đối tác bên ngoài và rủi ro khách quan, chẳng hạn như: sự thay đổi đột ngột trong nhu cầu của khách hàng, nhà cung cấp không cung cấp đủ hàng hóa, giá nguyên liệu đầu vào tăng vọt, các vấn đề pháp lý, v.v. Những rủi ro này có thể gây ra thiệt hại tài chính nghiêm trọng cho công ty.

5. Quy trình 7 bước trong quản trị rủi ro của doanh nghiệp 

5.1 Xây dựng bối cảnh

Xây dựng bối cảnh là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong quản trị rủi ro. Đây là cơ sở cho việc thiết lập kế hoạch quản lý rủi ro.

5.2 Xác định rủi ro

Bước thứ hai trong quy trình là xác định các rủi ro. Ở bước này, những rủi ro tiềm ẩn sẽ được nhận diện, phân loại, phân tích và đề xuất giải pháp tối ưu nhất. 

Rủi ro là những vấn đề không thể dự đoán và có thể phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nếu không được phân tích và nhận diện một cách cẩn thận, các rủi ro này có thể gây ra tác động tiêu cực đến công ty.

5.3 Đánh giá hoặc phân loại rủi ro

Các rủi ro cần được phân loại và ưu tiên. Mỗi loại rủi ro sẽ yêu cầu những phương pháp xử lý khác nhau, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của chúng. Việc xếp hạng rủi ro là rất quan trọng vì nó giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan về mức độ rủi ro trong toàn bộ doanh nghiệp.

5.4 Xử lý các rủi ro tiềm năng

Sau khi đã thực hiện đánh giá và xếp hạng rủi ro, chúng ta sẽ tiến hành sắp xếp các rủi ro theo thứ tự để xử lý. Nên ưu tiên giải quyết những rủi ro có khả năng xảy ra cao và mức độ thiệt hại lớn. Dưới đây là một số biện pháp xử lý rủi ro mà bạn có thể tham khảo:

• Chuyển giao rủi ro

Phương pháp này liên quan đến việc chuyển giao toàn bộ hoặc một phần rủi ro cho một cá nhân hoặc tổ chức khác. Thông thường, đây sẽ là một công ty bảo hiểm hoặc một công cụ phái sinh tài chính. Điều này giúp giảm thiểu trách nhiệm pháp lý và thiệt hại cho công ty.

• Tránh né rủi ro

Đây là một biện pháp tiêu cực, có nghĩa là doanh nghiệp sẽ loại bỏ hoàn toàn các vấn đề và dự án có nguy cơ rủi ro. Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng tồn tại rủi ro, nếu áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp sẽ mất đi nhiều cơ hội. Vì vậy, chỉ nên áp dụng cách này với những rủi ro có khả năng xảy ra cao và gây thiệt hại lớn mà doanh nghiệp không thể kiểm soát và khắc phục.

• Chấp nhận hoặc duy trì rủi ro

Đây là cách mà các công ty đánh giá liệu có thiệt hại xảy ra trong một dự án hoặc toàn bộ doanh nghiệp hay không. Trong thực tế kinh doanh, đôi khi doanh nghiệp buộc phải đối mặt với một số rủi ro mà không còn lựa chọn nào khác ngoài việc chấp nhận chúng.

• Quản lý rủi ro và ngăn ngừa thiệt hại

Do tính chất của biện pháp này, các rủi ro có thể thay đổi nhanh chóng theo tình hình kinh doanh, vì vậy bộ phận quản lý cần liên tục đánh giá và triển khai các giải pháp ứng phó kịp thời, nhằm giảm thiểu thiệt hại xuống mức thấp nhất.

5.5 Xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro

Khi kế hoạch quản trị rủi ro đã được lập và được sự chấp thuận của ban lãnh đạo, tất cả các bộ phận trong kế hoạch sẽ bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ tương ứng của mình. Vai trò của từng cá nhân và nhóm sẽ được xác định rõ ràng để đảm bảo việc thực hiện công tác quản trị rủi ro hiệu quả.

5.6 Thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro

Sau khi hoàn tất tất cả các bước đã đề ra, chúng ta sẽ bắt đầu thực hiện quản lý rủi ro theo kế hoạch đã được xác định.

5.7 Đánh giá và xem xét kế hoạch

Trong quá trình thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro, các nhà quản lý cần liên tục cập nhật tình hình để đánh giá và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp, nhằm đạt được hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp.

6. Các yếu tố tác động đến quản lý rủi ro

Những yếu tố có khả năng tác động đến quy trình quản lý rủi ro trong doanh nghiệp bao gồm:

• Quy mô công ty
• Khả năng tổ chức
• Cấu trúc hoạt động của công ty, đơn giản hay phức tạp, có thể ẩn chứa nhiều hoặc ít rủi ro
• Cấp độ quản lý, lãnh đạo

7. 3 điều cần lưu ý khi quản lý rủi ro