Quản lý

Quản lý là việc sử dụng các nguồn lực hạn chế để đạt được kết quả tối ưu. Nói cách khác, đây là quá trình tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu.

Các định nghĩa

• Koontz và O'Donnell: Quản lý là việc tổ chức và duy trì môi trường làm việc, trong đó các cá nhân và nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu đã đề ra.
• Mary Parker Follett cho rằng 'quản lý là nghệ thuật đạt được mục tiêu thông qua người khác'.
• James Stoner và Stephen Robbins: 'Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng toàn bộ nguồn lực của tổ chức để đạt được mục tiêu' •'Quản lý là sự tác động có mục tiêu của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được kết quả cao nhất theo mục tiêu đã định'
• Ý kiến khác: Quản lý là sự tác động có mục tiêu của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được kết quả tốt nhất theo mục tiêu đã định.
• Nếu phân tích từng từ, ta có thể giải thích như sau:

Quản: là việc đưa đối tượng vào khuôn khổ quy định trước.

Trị: là sử dụng quyền lực để bắt đối tượng tuân theo khuôn khổ đã định. Nếu đối tượng không thực hiện đúng, sẽ áp dụng các hình phạt đủ mạnh để buộc đối tượng phải tuân theo nhằm đạt được mục tiêu.

Điều kiện quản lý •Cần có chủ thể và đối tượng quản lý •Có mục tiêu rõ ràng cho cả chủ thể và đối tượng •Có nguồn lực sẵn có

Tầm quan trọng của quản lý trong tổ chức

Khái niệm tổ chức: là sự sắp xếp hệ thống các cá nhân để đạt được một mục đích cụ thể. Đặc điểm của tổ chức: -Được hình thành và tồn tại vì một mục tiêu cụ thể -Là tập hợp nhiều thành viên -Có cấu trúc rõ ràng

Vai trò của quản lý trong tổ chức •Giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung •Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho từng cá nhân •Kích thích năng lực của mỗi cá nhân •Sử dụng hiệu quả các nguồn lực hạn chế

Quản lý là một lĩnh vực khoa học, nghệ thuật và nghề nghiệp

• Đặc điểm khoa học của quản lý:

- Khoa học quản lý xây dựng các lý thuyết về quản lý, giúp các nhà quản lý phát triển khả năng tư duy hệ thống, phân tích chính xác và áp dụng các kỹ thuật để giải quyết các vấn đề phát sinh.

•Quản lý học là khoa học nghiên cứu và phân tích công việc quản lý trong tổ chức thành các nguyên tắc và lý thuyết có thể áp dụng cho các tình huống cụ thể.

Khoa học quản lý cung cấp cho các nhà quản lý:

•Các phương pháp khoa học để xử lý vấn đề quản lý

•Các quan điểm và khái niệm để phân tích, đánh giá và nhận diện bản chất vấn đề

•Các kỹ thuật để giải quyết các vấn đề trong công việc

- Tính khoa học yêu cầu nhà quản lý phải áp dụng phương pháp khoa học để giải quyết vấn đề, tránh dựa vào cảm tính và cá nhân.

• Đặc điểm nghệ thuật của quản lý:

Tính nghệ thuật: là khả năng tinh chỉnh kiến thức để áp dụng hiệu quả trong các lĩnh vực và tình huống cụ thể

- Nghệ thuật là khả năng tinh chỉnh kiến thức để áp dụng một cách chính xác trong các lĩnh vực và tình huống khác nhau.

Một số ví dụ trong các lĩnh vực như sau:

+ Nghệ thuật trong việc quản lý nhân sự.

+ Nghệ thuật trong việc tiếp thị và quảng cáo.

+ Nghệ thuật trong giao tiếp và ứng xử.

+ Và trong mọi lĩnh vực khác.

• Quan hệ giữa khoa học và nghệ thuật:

Mối liên hệ giữa khoa học và nghệ thuật:

•Nghệ thuật luôn được xây dựng trên nền tảng hiểu biết khoa học. Khoa học và nghệ thuật quản lý không phải là đối kháng mà là bổ sung cho nhau. Khi khoa học tiến bộ, nghệ thuật quản lý cũng sẽ phát triển theo.

•Hiểu biết về khoa học quản lý giúp các nhà quản lý giảm thiểu nguy cơ thất bại trong kinh doanh.

•Thấu hiểu nghệ thuật quản lý giúp các nhà quản lý duy trì sự ổn định và bền vững trong hoạt động kinh doanh.

• Quản lý là một nghề được thể hiện qua:

+ Quản lý là một nghề được đào tạo bài bản qua các chương trình chuyên sâu trong hệ thống giáo dục toàn cầu.

+ Nghề quản lý đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao.

+ Thu nhập từ nghề quản lý có thể đảm bảo cuộc sống ổn định cho người theo đuổi nó.

Chức năng của quản lý

Các vai trò của quản lý

Những nhà quản lý giỏi biết cách quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả, nhận diện và tận dụng cơ hội để đạt được thành công.

• Kế hoạch hóa:

- Đánh giá các nguồn lực và tình hình hiện tại của tổ chức

- Xác định các mục tiêu cần đạt được

- Lên kế hoạch hành động để hoàn thành mục tiêu trong các khoảng thời gian cụ thể

- Xây dựng các chiến lược để khai thác cơ hội và giảm thiểu rủi ro từ môi trường

• Nhóm chức năng:

- Tạo ra một môi trường nội bộ thuận lợi để đạt được các mục tiêu đề ra.

- Thiết lập cấu trúc tổ chức và phân quyền cho các bộ phận, cá nhân, nhằm đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong toàn tổ chức.

• Lãnh đạo là quá trình hướng dẫn và chỉ huy nhân sự để tổ chức đạt được các mục tiêu. Điều này bao gồm việc phân bổ tài nguyên hợp lý và cung cấp hệ thống hỗ trợ hiệu quả. Lãnh đạo đòi hỏi kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng động viên nhân viên. Một thách thức lớn trong lãnh đạo là cân bằng giữa yêu cầu của nhân viên và hiệu quả công việc.
• Kiểm tra là chức năng đánh giá chất lượng trong quá trình thực hiện và phát hiện các sai lệch có thể xảy ra hoặc đã xảy ra so với kế hoạch. Mục tiêu của kiểm tra là đảm bảo hiệu quả và duy trì kỷ luật cùng môi trường làm việc ổn định. Nó bao gồm quản lý thông tin, đánh giá kết quả và đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Nguồn gốc các chức năng quản trị

- Vào năm 1916, nhà quản trị nổi tiếng người Pháp Henry Fayol đã xác định năm chức năng chính của quản trị: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, kiểm tra, và điều chỉnh.

- Vào năm 1923, Lyther Guilick và Lyndal Urwich đã phân chia quản trị thành 7 chức năng: hoạch định, tổ chức, nhân sự, thực hiện, phối hợp, kiểm tra, và tài chính.

- Vào thập niên 60 của thế kỷ XX, Harold Koontz và Cyril O’donnell đã xác định 5 chức năng chính: lập kế hoạch, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, và kiểm tra.

- Đến thập niên 80 của thế kỷ XX, James Stoner và Stephen P. Robbins đã rút gọn thành 4 chức năng cơ bản: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra.

Cấp độ quản trị

• Cấp Quốc gia: Quản trị quốc gia;
• Cấp Doanh nghiệp: Quản trị doanh nghiệp;
• Cấp Cá nhân: Quản trị bản thân.

Nhà quản trị

Khái niệm về nhà kinh doanh

• Khái niệm: Nhà kinh doanh là người sáng lập doanh nghiệp, sở hữu và điều hành các hoạt động kinh doanh.
• Mục đích: Tìm kiếm lợi nhuận, khẳng định bản thân, hoặc thỏa mãn nhu cầu sáng tạo…
• Đặc điểm:

- Có khát vọng lớn lao và tinh thần cầu tiến.

- Sẵn sàng chấp nhận những rủi ro lớn.

- Có mong muốn khẳng định bản thân.

Nhà quản trị là gì?

- Nhà quản trị là người phụ trách quản lý và điều hành các bộ phận hoặc toàn bộ tổ chức.

- Những cá nhân không tham gia vào công tác quản lý và điều hành thường được gọi là người thừa hành.

Các cấp bậc quản trị trong tổ chức

• Quản trị viên cấp cao (Top managers): Đưa ra các quyết định chiến lược quan trọng.
• Quản trị viên cấp trung (Middle Managers): Xây dựng và thực hiện các chiến thuật cụ thể.
• Quản trị viên cấp cơ sở (First-line Managers): Quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày.
• Những người thực hiện (Operators): Thực hiện các quyết định đã được đưa ra.

Vai trò của nhà quản trị

• Vai trò liên quan đến sự tương tác giữa các cá nhân:

- Vai trò biểu tượng: Thực hiện các nhiệm vụ mang tính nghi lễ, thể hiện quyền lực chính thức.

- Vai trò lãnh đạo: Khuyến khích và hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc.

- Vai trò kết nối: Đóng vai trò là cầu nối, truyền thông, kết nối các thành viên cả trong lẫn ngoài tổ chức.

• Nhóm vai trò truyền thông:

- Trung tâm thu thập và xử lý thông tin: Là điểm trung tâm để thu thập, lưu trữ và xử lý tất cả thông tin cần thiết.

- Phát tán và truyền đạt thông tin: Chuyển giao thông tin đến cấp dưới và báo cáo thông tin cho cấp trên.

- Đại diện của tổ chức: Cung cấp thông tin đã chọn lọc cho các bên ngoài tổ chức.

• Nhóm vai trò quyết định:

- Doanh nhân: Khởi xướng và thúc đẩy các thay đổi trong nội bộ tổ chức.

- Người giải quyết xung đột: Thực hiện các hoạt động điều chỉnh và hòa giải để xử lý các mâu thuẫn.

- Điều phối nguồn lực: Quyết định cách phân bổ nguồn lực trong tổ chức cho các bộ phận và dự án.

- Nhà thương lượng: Tham gia vào các cuộc thương lượng với đối tác để đảm bảo sự ổn định và quyền lợi cho tổ chức.

Các kỹ năng cần có của nhà quản trị

• Kỹ năng tư duy (hay kỹ năng nhận thức):

- Là khả năng phân tích và lập kế hoạch hiệu quả.

- Có khả năng đánh giá tình huống một cách chính xác.

- Tư duy sáng tạo và khả năng tưởng tượng phong phú.

• Kỹ năng giao tiếp (kỹ năng nhân sự):

- Là khả năng làm việc, lãnh đạo và khuyến khích hiệu quả.

- Quản lý và xây dựng các mối quan hệ trong tổ chức.

• Kỹ năng chuyên môn:

- Là năng lực cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, bao gồm trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của nhà quản trị.

- Quan trọng trong các lĩnh vực kỹ thuật như: thiết kế, xây dựng, phân tích thị trường, kế toán, công nghệ thông tin, và nhiều lĩnh vực khác.

Các phương pháp quản lý

Phương pháp quản lý là tập hợp các chiến lược và kỹ thuật mà nhà quản lý sử dụng để ảnh hưởng có mục đích đến các cá nhân, hệ thống và môi trường xung quanh nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.

Các phương pháp quản lý bao gồm:

• Quản lý hoạt động nội bộ của doanh nghiệp

• Ảnh hưởng đến khách hàng

• Tương tác với các cơ quan quản lý cấp cao

• Đối đầu với các đối thủ cạnh tranh

• Xây dựng mối quan hệ với các đối tác kinh doanh

• Thu hút sự quan tâm từ bên ngoài doanh nghiệp

Các phương pháp quản lý nội bộ doanh nghiệp

Các phương pháp ảnh hưởng đến con người:

• Phương pháp hành chính

• Phương pháp kinh tế

• Phương pháp tâm lý

Các phương pháp ảnh hưởng đến các yếu tố khác trong doanh nghiệp:

• Mô hình toán học

• Các kỹ thuật dự đoán

• Các phương pháp phân tích thị trường

Các phương pháp hành chính: dựa vào cấu trúc tổ chức và quy tắc kỷ luật trong doanh nghiệp

Nhà quản trị cần nắm rõ các yêu cầu sau:

• Các quyết định hành chính chỉ mang lại hiệu quả cao khi chúng được dựa trên cơ sở khoa học và có luận chứng đầy đủ.

• Việc áp dụng phương pháp hành chính cần phải gắn liền với quyền hạn của người đưa ra quyết định.

Các phương pháp kinh tế: là cách thức tác động lên đối tượng quản trị thông qua các lợi ích thực tế để giúp họ chọn lựa phương án tối ưu nhất.

Các chiến lược quản trị dựa trên phương pháp kinh tế

• Quản trị theo mục tiêu

• Quản trị theo định mức

• Quản trị dựa trên trách nhiệm vật chất

Khi áp dụng các phương pháp kinh tế, cần chú ý những điểm sau:

• Việc sử dụng các biện pháp kinh tế cần phải kết hợp với các công cụ như giá cả, lợi nhuận, tín dụng, thưởng,…

• Cần thực hiện phân cấp hợp lý giữa các cấp quản lý

• Cán bộ quản trị phải có trình độ và kỹ năng đa dạng

Các phương pháp tâm lý: là cách ảnh hưởng đến cảm xúc và nhận thức của người lao động để tăng cường tính tự giác và nhiệt huyết trong công việc.