Quản trị văn phòng là gì? Liệu bạn có nên lựa chọn ngành này?

Quản trị văn phòng là ngành học ngày càng thu hút được sự quan tâm nhờ vào tính ứng dụng rộng rãi. Vậy ngành quản trị văn phòng là gì? Và cơ hội nghề nghiệp trong tương lai của ngành này có thật sự khả quan? Cùng Mytour khám phá nhé!

Khái quát về ngành quản trị văn phòng

Ngành quản trị văn phòng trong tiếng Anh có tên gọi gì và người làm công việc này cần thực hiện những nhiệm vụ gì?

Tên ngành trong tiếng Anh là Office Management. Những người làm công tác quản trị văn phòng có trách nhiệm đảm bảo các phòng ban hoạt động trôi chảy và đạt hiệu quả cao nhất.

Quản trị văn phòng là gì?

Để giải đáp câu hỏi “quản trị văn phòng là gì”, Mytour xin đưa ra lời giải thích chi tiết dưới đây:

Quản trị văn phòng bao gồm các công việc hằng ngày liên quan đến việc lập kế hoạch cho nhân sự, tài chính, hồ sơ, lưu trữ, vật tư, quản lý văn phòng phẩm, cũng như công tác hậu cần tại các tổ chức, công ty, hay doanh nghiệp.

Quản trị văn phòng đóng vai trò trong việc tổng hợp, phân tích và xây dựng hệ thống dữ liệu điện tử, thiết kế website hoặc các trang thông tin hỗ trợ công tác văn phòng, cùng với việc quản lý cơ sở dữ liệu và hồ sơ tại nơi làm việc.

Người đảm nhận vị trí này được gọi là quản trị viên văn phòng hoặc quản lý văn phòng. Vị trí này ngày càng trở nên quan trọng trong mọi cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức, dù là lớn hay nhỏ.

Quản trị văn phòng là gì?

Ngành quản trị văn phòng là ngành học chuyên sâu về việc thiết kế và triển khai các kế hoạch, quản lý công việc tại các văn phòng. Những văn phòng này có thể là của tổ chức, công ty, bệnh viện, trường học, xí nghiệp hoặc nhà máy...

Quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, điều phối và hướng dẫn các hoạt động của nhân viên văn phòng, nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình này sẽ được kiểm tra và đánh giá thường xuyên để đảm bảo duy trì và nâng cao hiệu quả công việc của tổ chức.

Ngành quản trị văn phòng học những gì?

Học ngành quản trị văn phòng, sinh viên sẽ được trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết để làm việc hiệu quả tại các văn phòng. Cụ thể như sau: 

• Kỹ năng được đào tạo bao gồm: Kiến thức về pháp lý, luật hành chính Việt Nam, khả năng soạn thảo văn bản, tổ chức sự kiện, thuyết trình, và xử lý các tình huống xung đột trong môi trường làm việc. Sinh viên cũng học cách ban hành văn bản, quyết định, quy trình công ty và quản lý các thủ tục hành chính trong phòng ban.

• Nghiên cứu và ứng dụng các công cụ văn phòng theo chuẩn quốc tế mới nhất, phục vụ tối đa cho công tác tại các văn phòng hiện đại và chuyên nghiệp.

Các khối xét tuyển ngành quản trị văn phòng bao gồm những gì?

1. Mã ngành quản trị văn phòng: 7340406
2. Tổ hợp môn xét tuyển ngành quản trị văn phòng:

• A00 (Toán, Vật Lý, Hóa Học)
• C00 (Văn, Lịch Sử, Địa Lý)
• A01 (Toán, Vật Lý, Tiếng Anh)
• D01 (Văn, Toán, Ngoại ngữ)

Liệu có nên theo học ngành quản trị văn phòng?

Ngày xưa, khi mới bắt đầu kinh doanh, môi trường làm việc, đặc biệt là không gian văn phòng, không được chú trọng nhiều. Tuy nhiên, hiện nay, văn phòng đã trở thành một phần không thể thiếu của mọi doanh nghiệp. Do đó, công việc quản trị văn phòng đã trở thành một yếu tố quan trọng, giúp điều phối và tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên trong mọi cơ quan, tổ chức.

Đặc biệt, tại các tổ chức hay doanh nghiệp quốc tế, vai trò của người làm quản trị văn phòng càng trở nên quan trọng. Ngành này đã được công nhận là một lĩnh vực khoa học liên ngành và ngày càng được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như quản lý hành chính, quản trị doanh nghiệp và các ngành khác.

Do đó, việc đào tạo ngành quản trị văn phòng đã trở thành nhu cầu cấp bách và thiết yếu trong thời đại hiện nay.

Theo các nghiên cứu tại Việt Nam, hàng năm có hàng trăm sinh viên tốt nghiệp ngành quản trị văn phòng. Trong khi đó, nền kinh tế phát triển mạnh mẽ kéo theo sự gia tăng nhanh chóng của các văn phòng công sở, doanh nghiệp và các tổ chức.

Hiện tại, có hơn 500 nghìn doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam, và nhu cầu tuyển dụng nhân viên quản trị văn phòng tăng mạnh. Việc này đồng nghĩa với cơ hội nghề nghiệp trong ngành quản trị văn phòng sẽ tiếp tục phát triển nhanh chóng trong tương lai.

Các công việc sinh viên ngành quản trị văn phòng có thể đảm nhận sau khi ra trường là gì?

Công việc sẽ tùy thuộc vào nhu cầu tuyển dụng của từng doanh nghiệp. Dễ hay khó tìm việc ngành quản trị văn phòng phụ thuộc vào khả năng và kiến thức chuyên môn của bạn có đáp ứng đủ yêu cầu từ nhà tuyển dụng hay không. Sau khi tốt nghiệp, bạn có thể ứng tuyển vào nhiều vị trí như sau:

• Nhân viên văn phòng làm việc tại các bộ phận như hành chính, nhân sự trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, và doanh nghiệp.
• Công việc thư ký, lễ tân, trợ lý hoặc nhân viên hành chính tại các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp.

• Vị trí lãnh đạo: Đây là một vị trí yêu cầu kinh nghiệm sâu rộng. Tuy nhiên, nếu bạn có năng lực, bạn hoàn toàn có thể thăng tiến lên các vị trí quản lý hoặc lãnh đạo bộ phận nhân sự, hành chính tại cơ quan.
• Giảng viên, nghiên cứu viên: Sau khi tốt nghiệp, nếu bạn muốn theo đuổi con đường giảng dạy, bạn có thể học thêm các kỹ năng sư phạm và làm việc tại các cơ sở nghiên cứu, trường học, hoặc các cơ sở đào tạo về quản trị văn phòng.
• Văn phòng nhà nước và Chính phủ: Đây là các vị trí cao cấp, nơi bạn có thể làm việc tại các văn phòng bộ, hội đồng nhân dân, hoặc các sở, ban ngành trong hệ thống chính trị.

Hiện nay, nhiều sinh viên sau khi tốt nghiệp không vội tìm việc mà lựa chọn học lên cao hơn như thạc sĩ hoặc tiến sĩ. Việc học cao hơn sẽ mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp và cả khả năng làm việc ở các quốc gia khác.

Những phẩm chất cần thiết cho ngành quản trị văn phòng

Qua những thông tin trên, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ về ngành quản trị văn phòng. Ngành này đặc biệt phù hợp với những bạn có các phẩm chất như chăm chỉ, nhanh nhẹn, khéo léo và có tinh thần chủ động trong công việc. Bên cạnh đó, người làm trong lĩnh vực này cần có những tố chất khác như:

Khả năng giao tiếp và khéo léo

Trong công việc quản lý văn phòng, bạn sẽ thường xuyên giao tiếp và hợp tác với nhiều người từ bên trong đến bên ngoài tổ chức. Vì vậy, khả năng giao tiếp khéo léo là rất quan trọng để bạn có thể kết nối mọi người, phân công công việc hiệu quả và tạo ra một môi trường làm việc hài hòa, hợp lý.

Hệ thống hóa công việc một cách khoa học và hợp lý

Công việc của một quản lý văn phòng đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ và có thể phát sinh nhiều công việc đột xuất. Vì vậy, việc có khả năng sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp bạn hoàn thành mọi nhiệm vụ nhanh chóng mà không bỏ sót điều gì.

Có khả năng tự nghiên cứu và học hỏi liên tục

Mỗi nghề đều có sự phát triển và thay đổi theo thời gian. Để đạt được thu nhập cao và sự tín nhiệm từ cấp trên, ngoài việc hoàn thành tốt công việc, bạn cần phải chủ động học hỏi, nghiên cứu thông tin mới để cải thiện kiến thức và kỹ năng của mình.

Kỹ năng tin học văn phòng cần thiết

Đối với công việc quản trị văn phòng, thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng là điều không thể thiếu. Bạn cần phải am hiểu và sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng từ cơ bản đến nâng cao. Bên cạnh đó, cũng cần nắm vững các kỹ năng về phần cứng và phần mềm công nghệ thông tin, vận hành và phân tích hệ thống mạng để phục vụ công tác quản lý tài liệu và hồ sơ hiệu quả.

Khả năng cẩn thận và tỉ mỉ

Với công việc quản lý văn phòng, việc quản lý tài liệu và hồ sơ đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ để đảm bảo không bị mất mát hoặc thất lạc thông tin quan trọng.

Mức thu nhập của ngành quản trị văn phòng hiện nay là bao nhiêu?

Mức lương của ngành quản trị văn phòng sẽ tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm của mỗi người. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo mức lương trung bình của ngành này như sau:

– Đối với những sinh viên mới ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm, mức lương thường dao động từ 5 đến 9 triệu đồng mỗi tháng.

– Đối với những người có từ 1 đến 2 năm kinh nghiệm, đã tự nâng cao kiến thức, mức lương có thể dao động từ 10 đến 12 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào năng lực và sự cống hiến của bạn.

– Đối với những người có nhiều kinh nghiệm, làm việc từ 3 đến 5 năm hoặc công tác tại các công ty nước ngoài, mức lương có thể rất cao, lên đến 55 triệu đồng/tháng.

Các trường đào tạo ngành quản trị văn phòng uy tín

Lựa chọn trường học phù hợp là mối quan tâm hàng đầu của nhiều thí sinh và phụ huynh. Để hỗ trợ các bạn có sự lựa chọn đúng đắn, Mytour đã tổng hợp danh sách các trường đại học uy tín đào tạo ngành quản trị văn phòng, phân chia theo từng khu vực như sau:

Khu vực miền Bắc:

• Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG Hà Nội)
• Đại học Công nghiệp Hà Nội
• Đại học Nội vụ Hà Nội
• Đại học Thành Tây
• Đại học Hải Dương

Khu vực miền Trung: Đại học Đông Á

Khu vực miền Nam:

• Đại học Sài Gòn
• Đại học Hoa Sen
• Đại học Trà Vinh
• Đại học Kinh tế Kỹ thuật Bình Dương

Qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ về ngành quản trị văn phòng là gì? cũng như những thông tin quan trọng liên quan đến ngành học này. Đây là một ngành học đầy tiềm năng và mở ra nhiều cơ hội phát triển trong tương lai. Mytour hy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ giúp các bạn sĩ tử lựa chọn được ngành nghề phù hợp với mình trong tương lai.