Với tình hình dịch bệnh phức tạp, việc đăng ký hóa đơn điện tử tại nhà được ưu tiên hàng đầu. Cùng khám phá quy trình và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cụ thể!
Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với các doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/11/2018. Hãy cùng Mytour tìm hiểu quy trình và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử chi tiết nhé!
Khái niệm hóa đơn điện tử
Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính:
Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ, được xử lý và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại Điều 6 của Thông tư này.
Hóa đơn điện tử được tạo ra, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức có mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ,... lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.Có nhiều loại hóa đơn điện tử như hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, và các loại khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng. Các loại hóa đơn này được lập theo quy định quốc tế và pháp luật.
Hóa đơn điện tử phải tuân thủ nguyên tắc về số hóa đơn liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần.
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử có mã từ Cơ quan thuế.
Các đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm doanh nghiệp và các hộ kinh doanh.
Các đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã bao gồm doanh nghiệp và các hộ kinh doanh.Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ Cơ quan thuế bao gồm các đối tượng sau:
Các tổ chức và doanh nghiệp:
- Sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ Cơ quan thuế khi bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Thuộc trường hợp có rủi ro cao về thuế.
Các hộ, cá nhân kinh doanh thuộc hoặc không thuộc diện bắt buộc sử dụng sổ sách kế toán, có từ 10 nhân công trở lên:
- Đối với lĩnh vực nông – lâm – thủy sản, công nghiệp và xây dựng: Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu năm trước đó đạt 3 tỷ trở lên.
- Đối với lĩnh vực thương mại, dịch vụ: Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu năm trước đó đạt 10 tỷ trở lên.
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử có mã như thế nào?
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực từ Cơ quan thuế, bạn thực hiện theo các bước sau đây:
Truy cập trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://www.gdt.gov.vn/wps/portal.
Điền đầy đủ thông tin đăng ký theo mẫu số 01 phụ lục Nghị định 119/2018. Chú ý chọn vào ô 'Có mã của cơ quan thuế' trong phần 'Áp dụng hóa đơn điện tử'.
Chờ Cơ quan thuế gửi thông báo theo mẫu số 2 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119
Lưu ý:
- Khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần hủy toàn bộ hóa đơn giấy chưa sử dụng theo quy định.
- Khi muốn thay đổi thông tin đã đăng ký, bạn phải sửa đổi thông tin dựa theo Mẫu số 1 ở trên và gửi lại cho Cơ quan thuế.
Những trường hợp không được cấp mã xác thực hóa đơn điện tử
Một số trường hợp không được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.Dưới đây là những trường hợp không được cấp mã xác thực hóa đơn điện tử:
- Đối tượng hủy mã số thuế.
- Đối tượng thuộc trường hợp Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Đối tượng đã thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
- Đối tượng đã có thông báo từ Cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
- Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hoặc hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ và được báo cáo cho Cơ quan thuế.
- Trường hợp lập hóa đơn điện tử để bán hàng giả mạo, dịch vụ không đáng tin hoặc vi phạm quyền sở hữu khác và được báo cáo cho Cơ quan thuế.
- Trường hợp doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện kinh doanh theo quy định của Cơ quan đăng ký kinh doanh và được Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện và yêu cầu tạm ngừng kinh doanh.
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã từ Cơ quan thuế
Đối tượng áp dụng
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã phải tuân thủ theo Khoản 1, điều 20 của Nghị định 119 và các tổ chức, doanh nghiệp được quy định tại khoản 2, Điều 12.Theo quy định tại Khoản 1, điều 20 của Nghị định 119, các tổ chức, doanh nghiệp được quy định tại khoản 2, Điều 12 là những doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã từ Cơ quan thuế bao gồm:
- Những doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực: Xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, đường sắt, đường bộ, đường thủy, nước sạch, tài chính tín dụng, y tế, bảo hiểm, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại.
- Những doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hoặc đang tiến hành giao dịch với Cơ quan thuế qua phương tiện điện tử, có hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và có khả năng truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến bên mua cũng như Cơ quan thuế.
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn không có mã
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn không có mã bao gồm các bước sau:
Truy cập trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://www.gdt.gov.vn/wps/portal.
Bạn nhập đầy đủ thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 phụ lục Nghị định 119/2018 và chọn vào ô 'Không có mã của cơ quan thuế' trong phần 'Áp dụng hóa đơn điện tử' nhé.
Chờ Cơ quan thuế gửi thông báo theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119. Trong vòng 1 ngày kể từ khi Cơ quan thuế nhận được thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn sẽ nhận được thông báo từ Cơ quan thuế.
EasyInvoice – Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử đơn giản, tiện lợi
Quy trình cung cấp hóa đơn điện tử EasyInvoice tới khách hàng
Trang web của EasyInvoice.Dưới đây là các bước chi tiết của quy trình cung cấp hóa đơn điện tử EasyInvoice:
Bạn chụp ảnh hoặc scan giấy phép kinh doanh và CMND/ CCCD của người đại diện pháp luật và gửi cho nhân viên hỗ trợ qua Zalo hoặc email.
Gửi logo (nếu có) để EasyInvoice tạo mẫu hóa đơn và gửi cho bạn chọn lựa.
Chọn gói dịch vụ phù hợp và ký kết hợp đồng điện tử.
Thủ tục bàn giao sau khi hoàn tất đăng ký thành công
EasyInvoice cung cấp cho bạn đầy đủ các chức năng theo Nghị định 119/2018.Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký, nhân viên EasyInvoice sẽ bàn giao cho bạn:
- Tài khoản để truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice.
- Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice.
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice qua TeamViewer, UltraView, hotline,…
Bạn có biết:
Theo Khoản 1, Khoản 3 Điều 59 Nghị định 123 quy định:
1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử từ ngày 01 tháng 11 năm 2020.
Ngoài ra, tại Khoản 1 Điều 60 còn quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/6/2022 đối với những hóa đơn đã thông báo phát hành trước ngày 19/10/2020.
Như vậy, chỉ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 và bãi bỏ quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020.
Lưu ý khi thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Lưu ý khi thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tửTrường hợp được chấp nhận
Doanh nghiệp được chấp nhận tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123.
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây và tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Quy trình tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123.
Dựa theo Nghị định 123, DN không cần thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.
Trường hợp không được chấp nhận
Nếu không được chấp nhận, DN tiến hành điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo quy trình đã nêu.
Đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử do Mytour tổng hợp. Mong rằng những thông tin này sẽ hữu ích cho bạn. Chúc bạn luôn khỏe mạnh!
Hãy nhớ sử dụng nước và gel rửa tay chất lượng từ Mytour trước khi sử dụng thiết bị để đăng ký hóa đơn điện tử nhằm tránh vi khuẩn và bụi bẩn bám vào nhé!