Quy trình phỏng vấn và các bước quan trọng bạn cần nắm rõ

Việc thu hút nhân tài cho công ty bắt đầu từ các nhà tuyển dụng (HR). Để chọn được ứng viên phù hợp nhất, nhà tuyển dụng cần làm gì? Hãy cùng Mytour tìm hiểu quy trình phỏng vấn và các bước quan trọng mà nhà tuyển dụng cần phải biết qua bài viết dưới đây!

Quy trình phỏng vấn là gì?

Mục tiêu chính trong quy trình tuyển dụng là tìm ra ứng viên xuất sắc và phù hợp nhất với yêu cầu công việc. Quy trình phỏng vấn bao gồm các bước từ tiếp xúc, trao đổi thông tin giữa nhà tuyển dụng và ứng viên, xoay quanh vị trí công việc và yêu cầu của công ty. Bước đầu tiên của quy trình này là sàng lọc ứng viên trước khi thực hiện các cuộc phỏng vấn chính thức.

Quy trình tuyển dụng qua phỏng vấn

Để cuộc phỏng vấn giữa nhà tuyển dụng và ứng viên diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả tuyển dụng như mong đợi, quy trình phỏng vấn đóng vai trò quan trọng. Cùng tìm hiểu chi tiết quy trình phỏng vấn trong bài viết dưới đây.

Lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn

Bước đầu tiên trong quy trình phỏng vấn là chuẩn bị kế hoạch chi tiết cho buổi phỏng vấn. Đây là giai đoạn chuẩn bị trước khi nhà tuyển dụng và ứng viên gặp gỡ trực tiếp. Thông thường, bộ phận nhân sự hoặc tuyển dụng của công ty sẽ đảm nhiệm công việc này. Kế hoạch phỏng vấn cần đảm bảo rõ ràng và đầy đủ các yếu tố cần thiết.

• Vị trí nhân viên: Từ 15 đến 60 phút.
• Vị trí quản lý: Từ 30 đến 90 phút.

Các công việc trong kế hoạch cần thực hiện:

• Liên hệ và mời ứng viên tham gia phỏng vấn.
• Chọn người tham gia buổi phỏng vấn.
• Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn.
• Chuẩn bị không gian (phòng) phỏng vấn.
• Xây dựng phương án dự phòng trong trường hợp khẩn cấp.

Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn

Là người phụ trách tuyển dụng, bạn cần chuẩn bị một danh sách công việc cần làm cho buổi phỏng vấn ứng viên. Dưới đây là các bước quan trọng trong quy trình chuẩn bị:

• Gửi thư mời phỏng vấn tới ứng viên: Liên hệ với ứng viên qua email hoặc điện thoại để xác nhận lịch phỏng vấn trực tiếp.
• Thông báo lịch phỏng vấn cho người tham gia: Đảm bảo người phỏng vấn chính có mặt đúng giờ và sắp xếp công việc hợp lý để tránh xung đột lịch trình.
• Chuẩn bị không gian phỏng vấn: Phòng phỏng vấn cần được sắp xếp trước và thông báo cho các bộ phận liên quan để tránh gián đoạn.
• Soạn sẵn câu hỏi phỏng vấn.

Chọn người tham gia phỏng vấn và xác định người chịu trách nhiệm chính

Số người tham gia phỏng vấn nên được giới hạn. Theo nguyên tắc, không nên có quá 5 người tham gia phỏng vấn vì sẽ gây cảm giác “áp đảo” cho ứng viên, đặc biệt là ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Số lượng hợp lý là từ 2 đến 3 người, và trong trường hợp cần đánh giá một cách toàn diện, vị trí đặc biệt có thể chỉ cần 1 người phỏng vấn.

Ai sẽ là người phỏng vấn ứng viên? Thông thường, buổi phỏng vấn sẽ có một người phỏng vấn chính cùng một nhân sự hỗ trợ. Người phỏng vấn chính cần đáp ứng một trong các tiêu chí dưới đây:

• Có phải là người quản lý trực tiếp của vị trí công việc này?
• Có phải là người làm việc thường xuyên với ứng viên (trên 50% thời gian)?
• Có phải là người có kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm trong lĩnh vực công việc này?

Người chịu trách nhiệm chính cho buổi phỏng vấn thường là người phụ trách tuyển dụng trong bộ phận nhân sự. Vì sao lại là nhân sự? Bởi họ là người đảm bảo tất cả các yếu tố liên quan đến nhân sự, nội dung trao đổi và kết quả cuối cùng của buổi phỏng vấn. Bạn là người dẫn dắt, điều phối cuộc phỏng vấn, giúp nhà tuyển dụng và ứng viên đi đúng hướng và đạt được mục tiêu tuyển dụng. Vì vậy, mục tiêu tuyển dụng của bạn chính là sứ mệnh và trách nhiệm của bạn.

Chọn phương thức và cấu trúc buổi phỏng vấn

Tùy theo yêu cầu công việc và mục tiêu tuyển dụng, nhà tuyển dụng có thể lựa chọn các hình thức phỏng vấn khác nhau dưới đây:

Phỏng vấn cá nhân (1-1): thường áp dụng cho những vị trí yêu cầu chuyên môn cao hoặc khi tuyển dụng với số lượng ít; Phỏng vấn nhóm: thường dùng cho các vị trí tuyển dụng số lượng lớn, phỏng vấn nhiều ứng viên cùng lúc.

Hoặc bạn có thể lựa chọn hình thức phỏng vấn theo phương thức: phỏng vấn trực tiếp tại công ty hoặc phỏng vấn online qua các công cụ như điện thoại, video conference, skype…

Mặc dù kiểu phỏng vấn có thể khác nhau, nhưng cấu trúc cơ bản của buổi phỏng vấn cần được duy trì để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong quá trình tuyển dụng.

• Giới thiệu và chào hỏi.
• Đặt câu hỏi để khám phá ứng viên.
• Đưa ra câu hỏi chuyên môn cho ứng viên.
• Chia sẻ phản hồi và giải đáp thắc mắc của ứng viên về công ty.
• Kết thúc phỏng vấn và thông báo về kết quả sẽ được đưa ra sau.

Thực hiện các bước phỏng vấn

Khi đã chuẩn bị đầy đủ mọi thứ, chúng ta tiến hành buổi phỏng vấn trực tiếp để trao đổi về công việc và ứng viên. Dưới đây là quy trình các bước phỏng vấn cần thực hiện:

• Bước 1: Mở đầu bằng cuộc trò chuyện nhẹ nhàng để tìm điểm chung giữa nhà tuyển dụng và ứng viên.
• Bước 2: Tìm hiểu ứng viên qua CV để đánh giá sơ bộ về khả năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc.
• Bước 3: Đặt câu hỏi chuyên sâu và tình huống thực tế để kiểm tra năng lực của ứng viên.
• Bước 4: Câu hỏi cuối cùng của ứng viên và hẹn lịch thông báo kết quả sau phỏng vấn.

Đánh giá ứng viên sau buổi phỏng vấn

Sau khi kết thúc buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành đánh giá ứng viên dựa trên những gì đã diễn ra trong cuộc trò chuyện và các thông tin có trong CV ứng tuyển. Từ đây, nhà tuyển dụng sẽ quyết định xem ứng viên có phù hợp với công việc hay không. Việc đánh giá này được thực hiện qua các yếu tố sau:

• Thái độ: Đây là yếu tố quan trọng nhất khi đánh giá ứng viên. Cách ứng viên thể hiện qua lời nói và hành động trong buổi phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá được thái độ của họ.
• Tâm lý: Áp dụng mô hình Big 5 (hướng ngoại, dễ chịu, cởi mở, tận tâm và nhạy cảm) giúp nhà tuyển dụng nhận diện tính cách và xác định xem ứng viên có phù hợp với công việc hay không.
• Kiến thức học vấn: Trình độ học vấn và kiến thức chuyên môn của ứng viên là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá khả năng làm việc của họ.
• Kỹ năng và kinh nghiệm: Đánh giá về kỹ năng và kinh nghiệm thực tế trong công việc trước đây là rất quan trọng, chiếm tới 50% quyết định lựa chọn ứng viên cho vị trí công việc.

Gửi thư mời nhận việc hoặc thông báo cảm ơn ứng viên

Khi ứng viên vượt qua buổi phỏng vấn thành công, nhà tuyển dụng sẽ hoàn tất quy trình tuyển dụng bằng cách gửi thư mời nhận việc. Lúc này, bộ phận nhân sự sẽ gửi thông báo trúng tuyển. Dưới đây là một số lưu ý khi gửi thư mời nhận việc tới ứng viên:

• Đảm bảo thông tin đầy đủ: Cung cấp rõ ràng về vị trí công việc, thời gian, địa điểm làm việc, mức lương, chế độ đãi ngộ, hợp đồng thử việc,...
• Văn phong chuyên nghiệp, dễ tiếp cận: Lựa chọn ngôn ngữ dễ hiểu nhưng vẫn giữ được sự chuyên nghiệp. Đảm bảo đúng chuẩn về cỡ chữ, khoảng cách dòng và cấu trúc nội dung.

Mẹo giúp nhà tuyển dụng tổ chức buổi phỏng vấn thành công hơn

Một trong những bí quyết giúp nhà tuyển dụng có buổi phỏng vấn thành công là chuẩn bị kỹ càng. Quy trình phỏng vấn hiệu quả sẽ phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Một kế hoạch chi tiết, rõ ràng;
• Giữ vững tâm lý bình tĩnh và tự tin trong suốt buổi phỏng vấn;
• Xác định chính xác yêu cầu và tìm ra ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng;
• Khéo léo khai thác thông tin từ ứng viên qua những câu hỏi tình huống thông minh;

Chìa khóa thành công: Hãy tạo ra một không gian phỏng vấn thoải mái, giúp ứng viên tự tin thể hiện bản thân. Tránh áp dụng những câu hỏi khắt khe khiến ứng viên cảm thấy bị căng thẳng. Đặt mình vào vị trí của họ để hiểu hơn về cảm giác của ứng viên. Khi họ cảm thấy thoải mái, sẽ dễ dàng chia sẻ và thể hiện được hết khả năng. Đây cũng là cách thể hiện sự tôn trọng và tạo ấn tượng tốt với ứng viên về công ty của bạn.

Những điều cần lưu ý khi tiến hành phỏng vấn

Trong quá trình phỏng vấn, bạn cần chú ý vào mục tiêu tuyển dụng và tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí. Tránh việc hỏi những câu không liên quan hoặc lặp lại câu hỏi theo nhiều cách khác nhau. Cũng cần tránh các câu hỏi phỏng vấn quá quen thuộc như: Điểm mạnh của bạn là gì? Bạn mô tả bản thân như thế nào? Tại sao bạn lại chọn công ty này?... Thay vào đó, hãy sáng tạo và giữ câu hỏi ngắn gọn, đúng trọng tâm.

Ngoài ra, đừng quên giúp ứng viên giảm bớt căng thẳng và tạo không khí thoải mái trong suốt cuộc phỏng vấn. Hãy ghi chú lại những điểm quan trọng để có thể đánh giá ứng viên một cách chính xác nhất sau cuộc phỏng vấn.

Những câu hỏi phỏng vấn hay và mẫu phỏng vấn dành cho nhà tuyển dụng

Hãy tạo ấn tượng mạnh với ứng viên bằng những câu hỏi phỏng vấn thú vị. Dưới đây là một số mẫu câu hỏi phổ biến trong quy trình phỏng vấn dành cho nhà tuyển dụng.

“Bạn biết gì về công ty chúng tôi?” Câu hỏi này sẽ giúp bạn đánh giá sự chuẩn bị của ứng viên và mức độ quan tâm của họ đối với công ty của bạn.

“Vì sao bạn lại quan tâm đến công việc/lĩnh vực này? Bạn duy trì đam mê này như thế nào?” Câu hỏi này giúp bạn hiểu rõ mức độ đam mê và sự cam kết của ứng viên đối với ngành nghề mà họ đang theo đuổi.

“Trước đây, bạn đã từng gặp tình huống…?” Bạn đã xử lý tình huống đó ra sao? Kết quả như thế nào? Bạn học được gì từ kinh nghiệm đó?” Câu hỏi này giúp bạn đánh giá khả năng xử lý tình huống và tư duy giải quyết vấn đề của ứng viên. Lưu ý: Quan sát ngôn ngữ cơ thể để nhận diện sự thật hay chỉ là giả thuyết của ứng viên.

“Nếu được gia nhập công ty, bạn hình dung công việc này sẽ như thế nào mỗi ngày? Đồng nghiệp và cấp trên của bạn sẽ là những người như thế nào?” Câu hỏi này giúp bạn hiểu được kỳ vọng của ứng viên về môi trường làm việc và mức độ công ty bạn có thể đáp ứng nhu cầu của họ ra sao.

“Tôi đã chia sẻ với bạn về công ty và công việc, bạn có thể giải thích vì sao công việc này lại phù hợp với bạn?” – Câu hỏi này giúp bạn kiểm tra xem ứng viên có thực sự lắng nghe bạn hay không, đồng thời đánh giá lại định hướng nghề nghiệp và sự phù hợp của họ với văn hóa công ty.

Đây là toàn bộ những chia sẻ từ Mytour về “Quy trình phỏng vấn và các bước phỏng vấn quan trọng bạn nên biết”, hy vọng nó sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt cho quá trình tuyển dụng sắp tới của công ty.

Bạn có thể truy cập website Mytour để đăng tin tuyển dụng vì đây là một công cụ rất hiệu quả. Hãy theo dõi Cẩm nang Mytour để khám phá thêm nhiều thông tin bổ ích về tuyển dụng và việc làm. Chúc bạn tìm được những ứng viên xuất sắc cho doanh nghiệp của mình!

Thương Phạm.