Quy trình xác nhận lãnh sự và thủ tục pháp lý hóa tài liệu lãnh sự

Việc chứng nhận lãnh sự và thủ tục pháp lý hóa lãnh sự là một quy trình hành chính khá phức tạp. Hãy cùng Mytour khám phá về quy trình này trong bài viết hôm nay nhé!

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. Theo dõi bài viết để hiểu rõ hơn về hồ sơ và quy trình thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nhé!

Quy định về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Nghị định về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự số 111/2011/NĐ-CP ngày 05-12-2011 của Chính phủ quy định các công tác liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự.

Nghị định này quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; nội dung quản lý nhà nước và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Khái niệm về Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, văn bản nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu Việt Nam để tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Cả hai quy trình này đều là việc xác nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ và đều do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện. Tuy nhiên, Hợp pháp hóa lãnh sự là xác nhận giấy tờ nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam; Còn Chứng nhận lãnh sự là xác nhận giấy tờ Việt Nam cấp để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền:

- Hợp pháp hóa lãnh sự trong nước: Bộ Ngoại giao

- Hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Hồ sơ Hợp pháp hóa lãnh sự / Chứng nhận lãnh sự

Chứng nhận lãnh sự

- Đơn xin chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc điền thông tin online trực tiếp tới Cục lãnh sự hoặc Sở ngoại vụ và in nộp cùng hồ sơ.

- Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản sao chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Giấy tờ, tài liệu cần được chứng nhận lãnh sự.

- 01 bản sao chụp giấy tờ, tài liệu cần được chứng nhận lãnh sự.

- 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu nhận kết quả qua đường bưu điện).

Trong trường hợp cần xác minh tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản sao chụp giấy tờ, tài liệu này.

Hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu lãnh sự

- Đơn xin chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.

- Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản sao chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị đã được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).

- 01 bản sao chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không cần chứng thực. Người nộp hồ sơ chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

- 01 bản sao chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.

- 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu nhận kết quả qua đường bưu điện).

Trong trường hợp cần xác minh tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản sao chụp giấy tờ, tài liệu này.

Các yêu cầu đối với giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

- Giấy tờ nước ngoài để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

- Được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ban hành và chứng nhận (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác).

- Mẫu dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan, người có thẩm quyền phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

- Giấy tờ không bị rách, tẩy xóa, làm giả mạo hoặc có mục đích không chính đáng.

Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu

Kể từ khi Bộ Ngoại giao nhận đủ hồ sơ hợp lệ, thời hạn xem xét, giải quyết thủ tục là 1 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì việc giải quyết có thể kéo dài tối đa tới 5 ngày làm việc.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự thường gồm 3 bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị các giấy tờ, hồ sơ theo như Mytour đã đề cập.

Bước 2: Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí

Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí tại một trong những địa điểm sau:

- Cục Lãnh sự tại Hà Nội: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

- Sở Ngoại vụ tại TPHCM: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

- Trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được ủy quyền tiếp nhận hồ sơ bởi Bộ Ngoại giao.

Nếu không thể đến trực tiếp, bạn có thể gửi hồ sơ và thanh toán lệ phí qua đường bưu điện đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

Từ ngày 01/01/2017, các mức phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự như sau:

- 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần cho Chứng nhận lãnh sự.

- 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần cho Hợp pháp hóa lãnh sự.

- 5.000 (năm nghìn) đồng/lần cho việc cấp bản sao giấy tờ, tài liệu.

Bước 3: Bộ Ngoại giao sẽ xem xét hồ sơ và giải quyết.

Bước 4: Nhận kết quả

Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền theo lịch hẹn trên giấy biên nhận hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện.

Một số điều cần lưu ý khi hợp pháp hóa lãnh sự

Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP và các hiệp định quốc tế, một số giấy tờ được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự, tức là không cần phải hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự để sử dụng ở các quốc gia không phải là quốc gia cấp.

Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự bao gồm:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo các hiệp định quốc tế mà cả Việt Nam và nước ngoài đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Các giấy tờ, tài liệu không cần hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP và được hướng dẫn tại Điều 4 của Thông tư 01/2012/TT-BNG, 05 loại giấy tờ sau không cần hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu bị chỉnh sửa, tẩy xóa nhưng không được điều chỉnh theo quy định pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách.

Những lưu ý khác

- Giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu ghim giữa các tờ.

- Trước khi yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ (TP. Hồ Chí Minh), giấy tờ nước ngoài cần được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước đó tại Việt Nam chứng nhận lãnh sự.

- Trước khi yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ nước ngoài cần được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Nếu là giấy tờ của nước sở tại, cần được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước đó; nếu là giấy tờ của nước thứ ba, cần được chứng nhận bởi cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại.

Mong rằng thông tin này đã hữu ích về Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu. Chúc các bạn hoàn tất thủ tục một cách thuận lợi!

Hãy sử dụng khẩu trang chất lượng từ Mytour để đảm bảo phòng dịch khi thực hiện Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan trong nước: