Buzz
Khi nói đến quản lý doanh nghiệp, chắc hẳn mọi người đều nghĩ rằng quản lý là một công việc khó khăn và khô khan. Tuy nhiên, với sự thực của ngòi bút cùng kinh nghiệm chuyên môn cao, Tâm lý học quản lý của Ngô Kỳ đã mô tả việc quản lý thật sự không quá phức tạp. Tuy nhiên, nếu không biết cách sử dụng kỹ năng và năng lực của bạn một cách hợp lý và dùng trái tim để thấu hiểu con người thì bạn sẽ không thể lãnh đạo được ai cả. Bạn có sẵn lòng khám phá bí mật của các nhà quản lý đỉnh cao chưa?
Ngô Kỳ, sinh năm 1977. Cô là Thạc sĩ quản lý, phó giáo sư, tốt nghiệp chuyên ngành Quản lý hành chính Đại học Sư phạm Bắc Kinh. Hiện cô đang giảng dạy và nghiên cứu khoa học về ngành Quản lý công của Viện Quản lý Công nghiệp Hàng Không Trịnh Châu.
Với 10 chương sách, Ngô Kỳ đã trình bày chi tiết các tố chất mà người quản lý cần có cùng với những giải pháp kèm theo. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
||NÂNG CAO SỨC ẢNH HƯỞNG CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO
Theo nghiên cứu tâm lý học, mỗi nhân viên đều có một hình mẫu lãnh đạo để tham chiếu và trong quá trình làm việc, xu hướng “bắt chước” lãnh đạo trực tiếp của họ sẽ dần bộc lộ. Vì vậy, hình ảnh của người lãnh đạo trong mắt cấp dưới luôn cần được chú ý. Hình ảnh không chỉ đơn thuần về ngoại hình, mà còn về thần thái và tác phong làm việc. Khi một người quản lý có hình ảnh tích cực trong doanh nghiệp, nhân viên sẽ hướng tới làm việc theo hướng tương tự, đồng thời hiệu suất công việc cũng được đẩy mạnh.
Những tố chất của một nhà quản lý xuất sắc để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt nhân viên?
1/ Hành động phải đi đôi với lời nói
Tất cả những gì người quản lý nói phải được thực hiện. Một nhà quản lý giỏi sẽ là người dẫn dắt nhân viên của mình. Nếu bạn không thực hiện được điều bạn nói, không ai sẽ nghe lệnh của bạn. Đầu tiên, hãy làm mẫu điển hình.
2/ Luôn biểu lộ sự khiêm tốn và lạc quan
Một nhà quản lý giỏi luôn mở lòng để lắng nghe ý kiến của người khác. Họ có khả năng giải quyết khó khăn và không tự cho mình là số 1. Họ đối xử với mọi người bằng thái độ ôn hòa và chân thành, luôn lắng nghe mọi ý kiến tích cực.
3/ Luôn tươi cười
Nụ cười là biện pháp tự nhiên giúp giảm căng thẳng trong mối quan hệ. Việc luôn tươi cười truyền đạt động lực và tính tích cực cho nhân viên.
4/ Quản lý cảm xúc bản thân tốt
Mỗi người đều có một “hồ” cảm xúc bên trong. Cảm xúc tích cực dẫn đến tĩnh lặng, cảm xúc tiêu cực và bi quan dẫn đến sóng gió. Cảm xúc tiêu cực có thể lan tỏa và ảnh hưởng đến không khí làm việc.
Một nhà quản lý giỏi kiểm soát cảm xúc của mình và không để cảm xúc tiêu cực ảnh hưởng đến quyết định của mình.
5/ Hiểu tâm lý nhân viên và tôn trọng họ
Luôn nhận biết thế mạnh và giải quyết điểm yếu của nhân viên. Tôn trọng họ để khích lệ và thể hiện giá trị của công việc họ. Cảm giác được tôn trọng và công nhận quan trọng hơn cả tiền lương.
||NHÌN NGƯỜI VÀ SỬ DỤNG NGƯỜI
/ĐỪNG ĐỂ ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU MÊ MUỘI/
Trong cuộc sống, ấn tượng ban đầu đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một mối quan hệ tốt. Nếu ấn tượng ban đầu về ai đó quá xấu, thì khả năng tạo dựng mối quan hệ tốt với họ sẽ giảm đi. Tuy nhiên, đôi khi ấn tượng ban đầu không phản ánh đúng bản chất của người đó.
Theo quan điểm của tâm lý học, nhiều quyết định của chúng ta liên quan đến ấn tượng ban đầu, đặc biệt trong việc tuyển dụng. Những ứng viên gây ấn tượng tích cực ngay từ ban đầu thường được nhà tuyển dụng đánh giá cao hơn. Tuy nhiên, các nhà quản lý nên nhìn xa hơn, tìm hiểu sâu hơn về ứng viên để có quyết định chính xác hơn.
Đôi khi, ấn tượng ban đầu mà ứng viên tạo ra có thể không phản ánh đúng bản chất của họ. Họ có thể cố gắng làm cho mình trở nên xuất sắc hơn nhưng sau khi phỏng vấn, bạn có thể phát hiện ra họ không phù hợp với vị trí tuyển dụng.
Khi nhìn người và sử dụng người, các nhà quản lý nên nghiên cứu kỹ về tính cách, tình huống và hoàn cảnh của đối tác để đưa ra quyết định chính xác. Ngoài việc để ấn tượng bởi sự imposant của sự nghiệp, bạn cũng nên quan tâm đến những điều khác. Tiếp tục hỏi thêm về quá trình làm việc trước đây, cách họ giải quyết vấn đề khi bạn đặt ra một tình huống giả định, cách họ nhìn nhận về công ty trước đó hoặc đơn giản là cách họ giao tiếp với bạn qua biểu hiện cơ thể, ngôn ngữ hình thức nói chung. Những điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn đa chiều hơn về đối tác.
Đương nhiên, ấn tượng ban đầu không thể bỏ qua, nhưng đừng lạc quan quá mức. Hãy sử dụng trí tuệ và khôn ngoan để không bỏ lỡ cơ hội và tiết kiệm thời gian cũng như nguồn lực của bạn.
/TRÁNH SAI LẦM HIỆU ỨNG QUY CHIẾU TRONG SỬ DỤNG NGƯỜI/
Trong lĩnh vực tâm lý học, hiệu ứng quy chiếu đề cập đến việc chúng ta áp dụng quan điểm và suy nghĩ của bản thân lên người khác để hình thành ấn tượng với họ. Khi quan điểm của người khác không giống với chúng ta, chúng ta thường có xu hướng ép buộc họ theo suy nghĩ cá nhân của mình, chứ không dựa trên thực tế. Đây là một dạng nhận thức tâm lý không chính xác và có ảnh hưởng lớn đến mối quan hệ của bạn.
Hiệu ứng quy chiếu thường phản ánh qua hai hình thức chính:
1/Quy chiếu về mặt cảm xúc
Bạn có xu hướng cho rằng người khác yêu ghét tương tự như bạn và giải thích mọi việc dựa trên quan điểm cá nhân. Ví dụ, nếu bạn thích một điều gì đó, khi nói chuyện với người khác, bạn có thể chỉ tập trung vào điều đó. Nếu họ không đồng ý hoặc thể hiện sự không thoải mái, bạn có thể cảm thấy họ không tôn trọng hoặc không ưa bạn.
2/ Đánh giá mà không khách quan
Khi bạn thích ai đó, bạn có xu hướng khen ngợi và đánh giá cao họ. Nhưng khi bạn ghét họ, bạn lại dễ dàng tỏ ra khắc nghiệt và cay nghiệt với họ. Do bạn nhìn nhận người quá chủ quan và mọi đánh giá dựa trên cảm xúc cá nhân, nên kết quả là nhiều mối quan hệ bị hỏng tan.
=> Làm thế nào để nhà quản lý tránh hiệu ứng quy chiếu này?
| Thay đổi quan điểm
Người quản lý cần có cái nhìn toàn diện hơn về cách nhìn người. Không nên đưa ra nhận xét dựa trên định kiến cá nhân.
| Hiểu suy nghĩ của đối phương
Khi đồng nghiệp gặp khó khăn, không nên vội vàng đưa ra giải pháp. Hãy tỉnh táo suy nghĩ vấn đề từ góc độ của họ để hiểu rõ tình hình. Hỗ trợ họ tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp nếu có thể.
|Thật lòng hiểu biết đối tác
Luôn truyền đạt một cách chân thành, không tỏ ra nghi ngờ hay hoài nghi. Luôn duy trì sự khách quan để nhìn nhận đúng bản chất của vấn đề.
Trong quá trình tuyển dụng, nếu bị ảnh hưởng bởi hiệu ứng quy chiếu, thường sẽ ưu tiên ứng viên chia sẻ quan điểm hoặc sở thích giống với mình. Tuy nhiên, điều này không đảm bảo ứng viên đó là lựa chọn tốt nhất cho công việc.
||Phân chia rõ ràng vai trò và trách nhiệm
/Quản lý hiệu quả không nhất thiết phải đồng nghĩa với quản lý nhiều/
Trong mọi công ty, ban đầu có vẻ mâu thuẫn nhưng quản lý ít có hiệu quả cho tổ chức. Khi trao quyền và tin tưởng nhân viên đúng cách, họ sẽ có động lực cao trong công việc, giúp cải thiện hiệu suất và hướng doanh nghiệp điều chỉnh tốt hơn.
Quản lý ít theo cách này dựa trên nguyên tắc quản lý Lão Tử nêu từ 2000 năm trước, gọi là “vô vi nhi trị”. Không làm gì cả nhưng thực ra đã làm nhiều. Quản lý quá nhiều không phải lúc nào cũng tốt. Khi nhà quản lý trao quyền cho nhân viên, tôn trọng sự sáng tạo, công việc trở nên đơn giản hơn.
“Vô vi” theo Lão Tử gồm 3 điểm: không ép nhân viên làm việc nặng nhọc; không thường xuyên ra lệnh; không can thiệp vào hoạt động của nhân viên.
Minh họa triết lý quản lý bằng quan hệ “vua-tôi”: người lãnh đạo kiềm chế ham muốn, không làm khổ dân, ít can thiệp vào chính trị, trị nước theo lối vô vi để đạt hiệu quả cao. Vua chỉ cần chỉ huy, không nên tự mình làm tất cả. Đây là cách cai trị thông minh nhất.
Trong xã hội hiện đại, quản lý không nên can thiệp vào mọi việc của nhân viên. Trao quyền hợp lý sẽ tăng ý chí và tập trung vào phát triển chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi nhà quản lý làm mọi việc cho nhân viên, họ không chỉ làm giảm động lực của họ mà còn tự cảm thấy mệt mỏi. Trao quyền hợp lý giúp quản lý tập trung vào việc phát triển chiến lược kinh doanh.
“Trong việc trao quyền, không trao trách nhiệm, quyền lực sẽ bị lạm dụng” là một bài học quan trọng mà mọi người quản lý cần phải nắm rõ.
Người quản lý giỏi là người hiểu rõ mối quan hệ giữa trách nhiệm và quyền lực. Sự cân bằng giữa hai yếu tố này quan trọng để tránh những hậu quả không mong muốn.
Trao quyền và trách nhiệm như hai mặt của một đồng tiền, cần phải đi đôi với nhau. Quyền lực và trách nhiệm làm nên một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
Khi trao quyền, người quản lý cần rõ ràng về phạm vi trách nhiệm và quyền lực, đồng thời tạo điều kiện cho việc thực thi công việc một cách hiệu quả.
Mỗi người chúng ta có trách nhiệm và công việc của riêng mình. Tránh né tránh rủi ro là quan trọng để mọi người đều chịu trách nhiệm đúng mực.
Trong việc trao quyền, người quản lý cần xác định rõ người được trao quyền và quan trọng của công việc này để đạt được hiệu quả cao nhất.
Nhìn đức trao quyền
Việc trao quyền liên quan đến việc nhìn và sử dụng người. Người quản lý xuất sắc biết nhìn thấu, hiểu rõ cấp dưới của mình. Họ hiểu tính cách, năng lực để quyết định ai xứng đáng để họ trao quyền, giảm gánh nặng trách nhiệm.
Người có thể gánh vác trách nhiệm khi cấp trên vắng mặt
Khi cấp trên vắng mặt, có những nhân viên có trách nhiệm và những người không. Người xứng đáng với việc trao quyền là người có thể quan sát mọi việc, báo cáo và xử lý vấn đề.
Người có thể chấp hành tốt
Là người có ý thức kỷ luật, tuân thủ quy tắc từ cấp trên.
Người dám gánh vác trách nhiệm
Là những người có can đảm và dám chịu trách nhiệm cho sai lầm của mình. Họ không trốn tránh trách nhiệm và quan trọng hơn hết, không vượt quá quyền hạn. Khi gặp vấn đề, họ không tự tiện giải quyết mà thảo luận với cấp trên để tìm phương án hợp lý.
Người đặt lợi ích tập thể lên trên hết
Là mẫu người quan tâm đến tất cả thành viên trong công ty. Không chỉ quan tâm đến nguyện vọng của nhân viên, mà còn lắng nghe sự bất mãn của họ để đại diện cho lợi ích tập thể, đảm bảo mọi người được đối xử công bằng.
Khi bạn trao quyền hiệu quả và nhìn nhận người chính xác, tổ chức sẽ hoạt động trơn tru.
Cơ chế giám sát và quy tắc hướng dẫn hành vi
QUẢN LÝ SAU KHI GIAO QUYỀN MANG LẠI HIỆU QUẢ CAO
Chúng tôi đã đề cập đến việc giao quyền, nếu chỉ đơn giản là giao quyền và xây dựng cơ chế trách nhiệm, liệu nhân viên có thực sự hoàn thành công việc một cách hiệu quả hay không? Trong thời điểm này, vai trò của người quản lý trở nên vô cùng quan trọng. Nếu bạn giao quyền mà không có sự giám sát và kiểm tra, thì tất cả chỉ là vô nghĩa. Khi bạn giao quyền và trách nhiệm cho nhân viên, điều quan trọng không phải là bạn giao bao nhiêu quyền, mà là bạn có thể theo sát và giám sát được đến đâu.
Tố chất và thái độ làm việc của nhân viên sẽ khác biệt hoàn toàn, chính vì vậy nếu không có sự kiểm tra và theo sát từ phía bạn, thì việc hoàn thành công việc theo hướng tốt nhất sẽ trở nên khó khăn. Xét từ góc độ tâm lý học, con người thường có xu hướng né tránh hoặc không đặt nhiều giá trị vào những gì mà họ không được kiểm tra. Bạn không kiểm tra không có nghĩa là công việc đó không quan trọng, vậy bạn có lý do gì để trách nhân viên không thực hiện như vậy?
Nếu bạn đã nhấn mạnh mức độ quan trọng của công việc cho cấp dưới của mình, nhưng lại thiếu quá khinh suất trong việc kiểm tra tiến độ và hiệu suất của công việc, thì công việc có thể bị trì trệ và ảnh hưởng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Là một người quản lý xuất sắc, bạn cần chú ý đến 3 điều sau:
1. Theo sát trước khi sự việc xảy ra
Mục tiêu của việc theo dõi này là phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và cảnh báo cho nhân viên.
2/ Theo dõi khi sự kiện xảy ra
Mục tiêu là phát hiện các vấn đề trong quá trình, đưa ra giải pháp và hướng dẫn nhân viên trở lại hoạt động bình thường.
3/ Theo dõi sau khi sự kiện diễn ra
Mục tiêu là phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp phòng ngừa để tránh lặp lại sai lầm của nhân viên.
=> Một điều quan trọng mà các quản lý cần chú ý:
Kiểm tra cũng là cách khuyến khích nhân viên. Nếu không có kiểm tra, bạn không biết được tình hình và hiệu suất làm việc của nhân viên. Nếu không đánh giá và đánh giá cấp dưới chính xác, làm sao bạn giao việc đúng người? Nếu một nhân viên cố gắng làm việc chăm chỉ mà không được công nhận và khen ngợi, họ sẽ mất động lực và sự nhiệt tình làm việc sẽ giảm.
Không kiểm tra là coi thường nhân viên tốt.
Ngược lại, nhân viên lười biếng hoặc không làm việc nếu không có kiểm tra, họ không sợ gì. Họ luôn làm việc một cách nửa vời và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của tổ chức. Họ nghĩ rằng chỉ cần làm việc chăm chỉ, không phạm lỗi là đủ.
Không kiểm tra cũng làm tăng sự chấp nhận với nhân viên không tốt.
/QUY TẮC QUYẾT ĐỊNH HÀNH VI/
Một điểm quan trọng mà quản lý cần chú ý là QUY TẮC.
Quy định là cơ sở để thực hiện, là tiêu chuẩn hành vi phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt. Trong một tổ chức, thành công chủ yếu là do quy định quyết định. Nguy hiểm nhất là có quy định mà không chấp hành, điều này khiến việc đặt ra quy định trở nên vô nghĩa từ đầu.
Nhiều doanh nghiệp khi nhân viên vi phạm quy định thì lại quá nhẹ nhàng và bỏ qua vấn đề. Lâu dài, tình hình vấn đề ngày càng lan rộng và không thể kiểm soát được.
Quản lý cần áp dụng quy định và quy định trong doanh nghiệp một cách chặt chẽ và nghiêm ngặt. Phải luôn công bằng trong việc xử phạt cho những người vi phạm. Mọi vi phạm phải được xử lý nhanh chóng và không dung túng, bất kể địa vị, vị trí hay chức vụ.
Trừng phạt chỉ dạy người ta không nên làm gì, không dạy họ nên làm gì.
||QUẢN LÝ CHI TIẾT
/SỰ VIỆC LUÔN BẮT NGUỒN TỪ NHỮNG VẤN ĐỀ NHỎ/
Sự thay đổi đơn thuần về số lượng, khi đạt đến một mức độ nhất định, sẽ chuyển hóa thành sự khác biệt về chất lượng.
Như chúng ta đã thấy, sự thay đổi của các vật thể luôn bắt nguồn từ những chi tiết nhỏ, dần dần phát triển từ lượng sang chất. Điều này đặc biệt đúng trong việc quản lý chất lượng và rủi ro của doanh nghiệp.
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, có những sai sót nhỏ mà nhiều người thường coi thường. Họ cho rằng những vấn đề này không đáng kể và không ảnh hưởng đến sự an toàn chung. Những vấn đề nhỏ này dần dần trở thành những hậu quả nghiêm trọng.
Kỷ luật trong doanh nghiệp, dù mạnh mẽ hay yếu ớt, đều phản ánh cách quản lý chặt chẽ hay lỏng lẻo. Nếu một nhân viên đi làm muộn mà không có hình phạt, do coi thường vấn đề, sau này có nhân viên nghỉ làm không phép cũng không được xử lý, thì doanh nghiệp dần dần sẽ rơi vào tình trạng hỗn loạn, khó khăn trong việc khắc phục. Do đó, việc quản lý nên chú ý đến những vấn đề nhỏ, kiểm tra hàng ngày, để phát hiện và khắc phục kịp thời, tránh tình trạng lệch lạc trở thành thói quen.
KHÔNG NÊN ĐỂ TÂM LÝ “SAO CŨNG ĐƯỢC” THƯỜNG XUYÊN
“Công việc khó bắt đầu từ những việc dễ, thành công lớn bắt đầu từ những thành tựu nhỏ.”
Chỉ khi doanh nghiệp tập trung vào quản lý chi tiết, sản phẩm và dịch vụ mới có thể hoàn hảo, góp phần tăng cường sự cạnh tranh mạnh mẽ.
Kết luận
Chỉ khi người quản lý biết cách kích thích tiềm năng lớn nhất của nhân viên và quản lý hiệu quả, doanh nghiệp mới có thể tiếp tục phát triển trên biển lớn. Mục tiêu cuối cùng của quản lý vẫn là quản lý con người, một điều phức tạp. Tuy nhiên, chỉ khi bạn đặt trái tim vào việc hiểu và thực hiện những thay đổi tích cực, bạn sẽ được đánh giá cao về năng lực lãnh đạo.
Đánh giá chi tiết bởi: Tuyết Sơn- MyBook
Hình ảnh được đánh giá bởi: Tuyết Sơn
