Rút ngắn thời gian hàng ngày xử lý email

Theo nghiên cứu của McKinsey, một chuyên gia trung bình dành đến 28% thời gian mỗi ngày cho việc đọc và trả lời email. Đối với người lao động toàn thời gian ở Mỹ, con số này vọt lên đến 2,6 giờ và 120 email trả lời mỗi ngày. Làm thế nào để giảm thiểu thời gian này khi sử dụng email hàng ngày? Tìm hiểu cùng HR Insider qua những mẹo nhỏ dưới đây.

Có hai loại người khi đối mặt với lượng email lớn mỗi ngày: một là những người cố gắng duy trì hộp thư đến sạch sẽ và không để bất kỳ thư nào chưa đọc, và một loại khác là những người hoàn toàn từ bỏ việc này. Hàng loạt email chờ đọc vẫn đọng lại trong hộp thư của họ.

Đối với những người không thuộc hai loại trên, cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn là sắp xếp thời gian và giảm số lần kiểm tra email trong ngày. Tại Zarvana – một công ty chuyên đào tạo về quản lý thời gian – họ đã phát hiện ra cách giảm thiểu gần một nửa thời gian mỗi ngày dành cho email, chỉ còn 1 giờ và 21 phút.

Dưới đây là 5 cách giúp bạn không phải tốn quá nhiều thời gian hàng ngày để xử lý email:

Kiểm tra email quá thường xuyên sẽ lãng phí 21 phút mỗi ngày

Chuyên gia thường kiểm tra email 15 lần mỗi ngày hoặc cứ sau 37 phút. Nhưng không phải ai cũng mong đợi phản hồi tức thì trong khoảng thời gian này. Nếu kiểm tra email ít hơn, chúng ta có thể tiết kiệm được thời gian tương đương 6 lần kiểm tra email trong ngày.

Mất đến 23 phút và 15 giây để quay trở lại làm việc sau khi bị gián đoạn, như kiểm tra email. Nghiên cứu từ Đại học Loughborough cho thấy nhiều người mất 64 giây để trở lại tốc độ làm việc ban đầu.

Xem email không chỉ xảy ra trong hộp thư đến mà còn qua các thông báo xuất hiện ở góc màn hình. Mỗi lần này tốn vài giây.

Những gián đoạn này gây ra hậu quả không tốt trong công việc. Nhà nghiên cứu Sophie Leroy mô tả: “Khi tôi suy nghĩ về vấn đề A, tôi lại đang làm việc B, tôi không đủ khả năng xử lý đồng thời hai việc và khiến cả hai đều trở nên hoàn hảo.”

Tắt thông báo email và thiết lập thời gian (từ 5 đến 8 phút) mỗi giờ để kiểm tra email. Mặc dù không phải lúc nào cũng khả thi với mọi ngành nghề, nhưng với những người đã từng phản hồi email tức thì, họ nhận ra rằng việc này không cần thiết.

Kiểm tra hộp thư đầy đủ lãng phí 27 phút mỗi ngày

Phân loại và di chuyển email trong hộp thư đến thường không cần thiết vì công cụ tìm kiếm có thể dễ dàng tìm ra email. Tuy nhiên, hộp thư đầy email lại khiến chúng ta mất thời gian theo cách khác.

Khi kiểm tra hộp thư đầy, chúng ta phải xem lại email nhiều lần. Nếu không phân loại rõ ràng, sẽ mất thời gian vì phải đọc lại những email đã đọc. Áp dụng quy tắc “một chạm” để tiết kiệm thời gian.

Sử dụng thư mục để phân loại và tìm kiếm email giúp tiết kiệm 14 phút mỗi ngày. Tìm kiếm email trong hộp thư là phần quan trọng của việc kiểm tra email vì thường chúng ta trì hoãn việc trả lời.

Sử dụng các thư mục để phân loại và tìm kiếm email hao tổn 14 phút mỗi ngày

Hầu hết mọi người tạo thư mục để phân loại email. Tuy nhiên, việc này làm chậm quá trình tìm kiếm. Áp dụng cách tìm kiếm thông qua từ khóa để tiết kiệm thời gian.

Tạo thư mục để phân loại email làm chậm quá trình tìm kiếm. Sử dụng từ khóa thay vì thư mục để tiết kiệm thời gian.

Tích hợp các danh sách email để tiết kiệm thời gian. Kết hợp email lại theo nhóm có thể giảm 14 phút mỗi ngày.

Lưu trữ email vào nhiều thư mục bằng cách nhấp chuột tốn thêm 11 phút mỗi ngày.

Quyết định lưu trữ email vào các thư mục làm tốn thời gian. Chỉ cần 2 thư mục là đủ.

Chỉ cần 2 thư mục để lưu trữ email là đủ. Đừng tạo quá nhiều thư mục.

Giảm số lượng thư mục xuống còn 2 sẽ tăng tốc quá trình ra quyết định. Quy tắc Hick làm giảm thời gian ra quyết định đáng kể.

Sử dụng các phễu lọc tự động để di chuyển email vào đúng vị trí và tiết kiệm thời gian. Áp dụng phím tắt để thao tác nhanh chóng.

Đọc và xử lí email không liên quan tốn khoảng 8 phút mỗi ngày.

62% email trong hộp thư là không quan trọng và có thể xử lí đồng thời. Áp dụng phương pháp lọc tự động và chặn email không mong muốn để tiết kiệm thời gian.

Áp dụng phương pháp lọc tự động, hủy đăng ký, và chặn email không mong muốn để loại bỏ thói quen xử lí email không liên quan.

Áp dụng 05 nguyên tắc để xử lí email hiệu quả mỗi ngày.

Di chuyển email ra khỏi hộp thư đến ngay từ lần đầu tiên bạn đọc nó. Sử dụng chức năng tìm kiếm và chỉ thiết lập hai thư mục email.

Áp dụng các cách trên để tiết kiệm thời gian và kiểm soát lượng email một cách hợp lý nhất.