Sample professional letter on how to reschedule an interview in English

Buzz

Nội dung bài viết

When should you write a letter to reschedule an interview?

The structure of a professional letter to reschedule an interview in English

Greetings

Content

Closing remarks and signature

Sample emails requesting to reschedule interviews

Sample with a health reason

Urgent reason template

Wrap-up

Xem thêm

Đọc tóm tắt

- Rescheduling an interview in English requires professionalism and tactfulness to demonstrate responsibility and determination for the position.
- The key components of a rescheduled interview email include greetings, main content, and closing remarks & signature.
- Reasons for rescheduling may include health issues, family matters, scheduling conflicts, transportation problems, or location changes.
- It is important to provide a valid reason for rescheduling and suggest alternative interview times to show commitment to the job.
- If a better job offer or opportunity arises, it is better to cancel the interview rather than inconvenience the recruiter.
- Promptly respond to emails and follow up with a phone call if necessary, especially in urgent situations.
- Use polite language and a complete layout in the email to convey professionalism and respect to the recruiter.
- Sample email templates for rescheduling interviews include reasons for health issues and urgent matters.
- Writing a well-crafted rescheduling email in English can positively impact the interview outcome and impress the recruiter with professionalism.

Rescheduling an interview in English is relatively straightforward but requires a certain level of professionalism. Crafting an email to reschedule an interview tactfully is almost mandatory if you want to demonstrate a professional demeanor, a sense of responsibility, and determination for the position you are applying for. This article will guide readers on how to write a convincing and professional email to reschedule an interview in English. sample professional way to write a letter to reschedule an interview in English

sample professional way to write a letter to reschedule an interview in English

Key takeaways
Bố cục 1 email dời lịch phỏng vấn gồm 3 phần: Lời chào, nội dung chính, và kết thư & ký tên. Người viết nên trình bày ngắn gọn lý do và gợi ý một lịch hẹn khác cho nhà tuyển dụng để thể hiện sự cầu thị trong công việc.

When should you write a letter to reschedule an interview?

There are various reasons that may require the sender to reschedule a prearranged interview. It could be due to health reasons, family matters, scheduling conflicts, transportation issues, or location,... Most recruiters will understand and sympathize that there are occasional unforeseen circumstances. The key is for the sender to honestly provide a valid reason for rescheduling the appointment.

Lưu ý:

Trong trường hợp trúng tuyển một công việc tiềm năng hoặc đãi ngộ tốt hơn, tốt hơn hết là hãy hủy lịch thay vì làm phiền nhà tuyển dụng.

Để nhà tuyển dụng đồng thời là người gửi có thể sắp xếp thời điểm, ứng viên nên gửi email phản hồi càng sớm càng tốt. Nếu email chưa được phản hồi trong ngày, người gửi nên gọi trực tiếp cho họ để thông báo về email dời lịch của mình. Trong trường hợp khẩn cấp, người gửi nên chủ động thỏa thuận một khung thời gian với nhà ứng tuyển thông qua cuộc gọi.

Với lý do xin dời lịch hẹn phỏng vấn là về sức khỏe, người gửi nên trừ hao khoảng thời gian mình hoàn toàn hồi phục. Tương tự, với những vấn đề khác, người gửi nên tính tới ngày mà mình giải quyết xong việc riêng và có thể sẵn sàng phỏng vấn.

Tham khảo thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản ứng dụng cho mọi tình huống

Points to note when writing a letter to reschedule an interview in English

The structure of a professional letter to reschedule an interview in English

A rescheduled interview email must have a complete layout, information, and include a thank-you note. This will make the recruiter feel respected and have a positive impression of the sender. Additionally, since this is a work-related email, the sender should use polite language to convey a professional attitude.

Greetings

Bất cứ email nào, chuyên nghiệp hay thân mật, đều phải có câu mở đầu (câu chào) trước khi bước vào nội dung chính.

Nếu người gửi biết tên người nhận: Dear + Mr. / Mrs. / Ms. + tên nhà tuyển dụng hoặc tên quản lý/trưởng bộ phận tuyển dụng.
Trong trường hợp không biết tên người nhận: Dear + Recruiting Team/hiring team/recruiting manager

Content

Sau khi chào hỏi và giới thiệu ngắn gọn về bản thân (họ tên, vị trí ứng tuyển), người gửi nên tránh vòng vo mà hãy đề cập ngay tới thông tin (thời gian, địa điểm) của buổi phỏng vấn đã được hẹn trước để nhà tuyển dụng có thể nhận biết dễ dàng hơn.

Ví dụ:

I am Kelly Tran who applied for the CEO assistant position. We were due to meet on 9.30 AM September 23th at your headquarters at Golden street. (Tôi là Kelly Trần, người ứng tuyển vị trí trợ lý CEO. Ta đã hẹn gặp phỏng vấn vào lúc 9:30 sáng, ngày 23 tháng 9 tại trụ sở chính của quý công tọa lạc trên đường Golden.)

Tiếp theo, người gửi nên trình bày mong muốn của mình: Lý do tại sao đổi lịch cũng như đề xuất thời điểm thích hợp cho lịch phỏng vấn mới.

Việc trình bày dài dòng toàn bộ câu chuyện hay lý do dời lịch là điều thừa thãi. Hãy trình bày một cách súc tích, ngắn gọn nhất có thể. Đôi khi lý do khá chung chung hoặc được sử dụng quá nhiều, nhưng chí ít nhà tuyển dụng sẽ thông cảm và tôn trọng những vấn đề cá nhân đó vì người gửi có tác phong chuyên nghiệp và tinh thần trách nghiệm viết email xin dời lịch thay vì không báo trước một câu nào và bỏ buổi phỏng vấn.

Ví dụ:

Unfortunately, something unexpected happened that day and I need to handle it. Therefore, I’m writing this email to request to reschedule my interview for the other day and time. (Thật không may, vào ngày hôm đó tôi có công chuyện bất ngờ cần phải giải quyết. Do đó, tôi viết email này để đề xuất được dời lại buổi phỏng vấn vào thời điểm khác.)
Unfortunately, my sinus disease has relapsed and my health is not good enough to go outside these days. Therefore, I’m wondering if we could reschedule this interview. I’m available [a list of two or three other times and days]. (Thật không may, bệnh xoang của tôi tái phát và điều kiện sức khỏe hiện tại không ổn cho việc phỏng vấn. Vì vậy, liệu chúng ta có thể dời buổi phỏng vấn này vào ngày khác không. Tôi có thể tới vào ngày (nên list 2 hoặc 3 thời điểm khác nhau.)

Thêm vào đó, người gửi cũng có thể cân nhắc xin lỗi nhà tuyển dụng vì sự bất tiện này một cách khéo léo và lịch sự.

Closing remarks and signature

Khi kết thúc một email dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh, hãy cảm ơn nhà tuyển dụng nhằm thể hiện sự mong muốn được chấp nhận lời đề nghị và phản hồi trong thời gian sớm nhất. Email sẽ chuyên nghiệp hơn nếu kèm theo số điện thoại hoặc thông tin liên lạc khác mặc dù nhà tuyển dụng vốn đã nắm được.

Ví dụ:

I truly apologize for any inconvenience and appreciate your understanding in advance.
I’m really looking forward to meeting you and talking about the position. Thank you for understanding.

Sample emails requesting to reschedule interviews

Sample with a health reason

To: [email protected]

Subject: Request to reschedule the interview

Dear Ms.Trang,

This email is to inform you I will not be able to attend the interview for the position of Content Manager scheduled for Tuesday, September 22th 2022. Please accept my sincere apologies for this inconvenience.

I have been expecting to attend the interview. Unfortunately, my sinus disease has relapsed and my health is not good enough to go outside these days. Therefore, I request you to kindly reschedule my interview to next week. I’m available on Wednesday, Thursday, and Friday. I am looking forward to an opportunity to discuss the job in detail with you.

Thank you for considering my request.

Yours Sincerely,

Kai Lee

Commonly used rescheduling email templates

Urgent reason template

To: [email protected]

Subject: Request to reschedule the interview

Dear Hiring team,

I am Kelly Tran who applied for the CEO assistant position. We were due to meet at 9.30 AM on September 23th at your headquarters at Golden street.

Unfortunately, there is something urgent that needs my attention on that day. Therefore, I’m requesting to reschedule my interview for the other day and time.

I’m so sorry to request this change at the last minute. Anyway, it is my honour of this opportunity and I hope that we can connect soon.

Thank you for understanding.

Yours Sincerely,

Kai Lee

Wrap-up

In general, writing a letter to reschedule an interview in English, as well as any other work-related email, requires a complete structure and polite language, concise and precise content. Not only does it somewhat affect the interview outcome, but a skillfully written rescheduling email in English also helps the sender score points with the recruiter for their professionalism. Through this article, the author hopes that if there is a need to write this type of email, readers can completely do so in a standard, convincing manner.

Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc khách hàng và chỉ dành cho khích lệ tinh thần trải nghiệm du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không đưa ra lời khuyên cho mục đích khác.

Nếu bạn thấy bài viết này không phù hợp hoặc sai sót xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [email protected]

Các câu hỏi thường gặp

Cách viết email dời lịch phỏng vấn chuyên nghiệp là gì?

Để viết email dời lịch phỏng vấn chuyên nghiệp, bạn cần chia email thành ba phần: lời chào, nội dung chính và kết thúc. Hãy trình bày ngắn gọn lý do và đề xuất lịch mới cho nhà tuyển dụng.

Khi nào nên gửi email xin dời lịch phỏng vấn?

Bạn nên gửi email xin dời lịch phỏng vấn càng sớm càng tốt khi có lý do chính đáng như sức khỏe, công việc hay gia đình. Nhà tuyển dụng thường thông cảm cho những tình huống bất ngờ.

Có cần xin lỗi khi dời lịch phỏng vấn không?

Có, bạn nên xin lỗi nhà tuyển dụng một cách lịch sự vì sự bất tiện. Việc này thể hiện sự tôn trọng và trách nhiệm của bạn đối với cuộc phỏng vấn.

Làm thế nào để chọn thời gian dời lịch phỏng vấn?

Khi chọn thời gian dời lịch phỏng vấn, hãy đảm bảo bạn có thể tham gia và đã hồi phục nếu lý do là sức khỏe. Đưa ra ít nhất hai hoặc ba lựa chọn để nhà tuyển dụng dễ dàng sắp xếp.