Buzz
Mỗi kỳ thi đại học, việc sắp xếp tên thí sinh theo thứ tự abc để xếp phòng thi luôn là một bài toán khó khăn và tốn thời gian. Hãy khám phá cách làm điều này một cách dễ dàng hơn.
Thường thì họ và tên được nhập trong cùng một cột. Để sắp xếp theo tên, chúng ta cần phải cắt riêng tên, tên lót và họ.
Để thực hiện việc sắp xếp, bạn cần thực hiện những bước sau đây:
1. Tách tên từ cột họ và tên
Bước 1: Thêm 2 cột mới bên cạnh cột Họ và tên (đặt tên là Họ và Tên) và sao chép dữ liệu từ cột Họ sang cột Tên.
Bước 2: Chọn toàn bộ cột Tên, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
- Hộp thoại Tìm kiếm và Thay thế xuất hiện: Trong mục Tìm kiếm, nhập kí tự * và dấu cách; ở mục Thay thế để trống. Sau đó, nhấn Thay thế tất cả.
- Hộp thoại thông báo sẽ hiện lên, hãy nhấn OK và Đóng cửa sổ của Hộp thoại Tìm kiếm và Thay thế. Bạn đã cắt được tên thành công (như hình vẽ).
Bước 3: Sử dụng hàm left() và Len() để trích xuất giá trị của Họ và Tên lót. Tại cột Họ, nhập công thức: LEFT(C3,LEN(C3)-LEN(E3)-1).
Kết quả lấy giá trị của Họ (như hình vẽ):
Bước 4: Sao chép toàn bộ cột Họ và cột Tên -> chọn Dán giá trị để ghi đè vào vị trí hiện tại.
Ghi chú: Chọn Paste Value để khi xóa cột Họ và tên không gây lỗi.
Bước 5: Xóa cột Họ và tên. Thêm 2 cột mới với tên là Tên Họ và Tên lót. Sao chép toàn bộ dữ liệu từ cột Họ sang cột Tên lót.
Bước 6: Bôi đen toàn bộ cột Tên lót và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H, hộp thoại xuất hiện. Trong mục Find What, nhập kí tự * và dấu cách; mục Replace để trống. Sau đó nhấn Repalce All.
Kết quả sau khi cắt được tên lót.
Bước 7: Nhập câu lệnh dưới đây vào ô C1 để lấy giá trị Họ (như hình vẽ).
Kết quả:
Bước 8: Sao chép cột Tên họ và cột Tên lót, sau đó dán lại vào vị trí ban đầu (sử dụng Paste Value) để khi xóa cột họ và tên lót không gây lỗi.
Bước 9: Xóa cột Họ. Bảng dữ liệu cuối cùng sẽ như sau:
Bước 10: Chọn Data ->Sort như trong hình.
Bước 11: Trong hộp thoại hiện ra, chọn Add Level để thêm trường sắp xếp.
Chú ý: Sắp xếp theo thứ tự Tên => Tên lót => Họ.
Kết quả sau khi sắp xếp:
Bước 12: Gộp 3 cột Tên họ, Tên lót và Tên thành một cột.
Có nhiều cách, nhưng mình giới thiệu cách đơn giản nhất: Thêm 1 cột mới với tên là Họ và tên, sau đó nhập lệnh như trong hình vẽ:
Bước 13: Sao chép cột Họ và tên và chọn Paste Value ở vị trí cũ để khi xóa 3 cột Tên họ, Tên lót, Tên không gây lỗi.
Bước 14: Xóa 3 cột Tên họ, Tên lót và Tên, đồng thời sửa lại số thứ tự. Dữ liệu của bạn đã được sắp xếp theo tên:
Chúc các bạn đạt được mọi thành công!
