Scan là gì? Cách scan tài liệu trên điện thoại nhanh chóng

Scan là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ giấy thành tệp hình ảnh để lưu trữ trên máy tính, điện thoại hoặc chia sẻ qua ứng dụng nhắn tin một cách thuận tiện. Bạn muốn biết chính xác Scan là gì và cách thực hiện? Hãy xem bài viết chi tiết dưới đây. 

Scan là quá trình chuyển tài liệu hoặc hình ảnh từ giấy, tạp chí thành tệp (thường là PDF) và lưu trữ trên điện thoại hoặc máy tính. Để thực hiện, bạn có thể sử dụng máy scan chuyên dụng (*) hoặc máy in tích hợp chức năng scan, hoặc dễ dàng hơn là dùng ứng dụng trên smartphone.

(*) Máy Scan (máy quét) là thiết bị chuyển đổi hình ảnh từ giấy thành dạng số, tạo thành các tệp theo yêu cầu của người dùng. Máy scan sử dụng công nghệ điện tích kép để thực hiện quá trình chuyển đổi này.

Scan tài liệu mang lại những lợi ích nổi bật qua 3 điểm chính:

• Lưu trữ tài liệu dễ dàng: Tài liệu giấy được chuyển thành bản mềm và lưu trữ trên máy tính, cho phép sao lưu nhiều bản và lưu trữ trên nhiều ứng dụng, giúp việc tìm kiếm và bảo quản trở nên đơn giản và an toàn hơn.

• Bảo mật thông tin tối ưu: Tài liệu scan có thể được bảo vệ bằng mật khẩu, hạn chế khả năng truy cập trái phép và đảm bảo thông tin không bị đánh cắp.

• Tìm kiếm tài liệu thuận tiện: Các tài liệu scan có thể được tổ chức linh hoạt trên máy tính hoặc điện thoại, giúp người dùng dễ dàng xác định và truy cập dữ liệu cần thiết từ bất kỳ đâu mà không cần đến văn phòng.

Vì chi phí mua máy quét chuyên dụng thường khá cao, bạn có thể tận dụng chiếc điện thoại của mình để quét tài liệu theo các phương pháp sau: 

- Hướng dẫn trên điện thoại iPhone: 

• Bước 1: Mở ứng dụng Ghi chú trên điện thoại và chọn tạo một mục Ghi chú mới.

• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng camera trên thanh công cụ của ứng dụng Ghi chú và chọn 'Quét tài liệu'.

• Bước 3: Đặt camera trực diện với tài liệu cần quét để nó hiển thị trong khung màu vàng. Sau đó, nhấn vào nút chụp hình tròn ở giữa màn hình và điều chỉnh các góc sao cho chính xác. Một cửa sổ mới sẽ hiện ra với hai tùy chọn: Chụp lại (nếu bản quét chưa đạt yêu cầu) và Giữ bản quét (để lưu ảnh vào mục ghi chú).

• Bước 4: Nhấn vào biểu tượng chia sẻ ở góc trên bên phải, chọn 'Lưu vào Tệp' và bấm nút “Lưu” để lưu file vào ứng dụng “Tệp” trên iOS. 

- Hướng dẫn trên điện thoại Android:

• Bước 1: Mở ứng dụng Máy ảnh trên điện thoại Android và hướng camera vào tài liệu cần quét. Thiết bị sẽ tự động tạo khung chữ nhật màu vàng quanh tài liệu và nút 'Quét' sẽ hiện ra ở góc dưới bên phải màn hình. 

• Bước 3: Khi tài liệu đã nằm hoàn toàn trong khung chữ nhật màu vàng, nhấn vào nút 'Quét' để bắt đầu quá trình quét. Sau đó, điều chỉnh các góc cạnh nếu cần và nhấn nút “Lưu” để lưu file vào thư viện ảnh. 

Google Drive cung cấp chức năng quét văn bản nhanh chóng và chuyên nghiệp với các bước đơn giản như sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive, nhấp vào biểu tượng dấu cộng và chọn “Quét tài liệu” từ danh sách tùy chọn.

• Bước 2: Đưa Camera vào tài liệu để nó tự động nhận diện qua khung màu xanh và chụp ảnh. Tuy nhiên, bạn nên chủ động nhấn nút quét và điều chỉnh các góc cạnh cho chính xác, sau đó chọn “Giữ bản quét”.

• Bước 3: Mở ảnh đã quét ở góc dưới cùng bên trái để chỉnh sửa hiệu ứng và hoàn tất bằng cách nhấn nút “Xong”.

• Bước 4: Tài liệu sẽ được lưu dưới dạng file PDF. Bạn có thể nhấn “Lưu” để mở cửa sổ đổi tên và chọn vị trí lưu trữ tài liệu. 

Ứng dụng CamScanner là công cụ quét chuyên nghiệp cho điện thoại, giúp chuyển đổi văn bản và hình ảnh trên giấy thành file PDF. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng:

• Bước 1: Truy cập cửa hàng ứng dụng trên điện thoại, tìm kiếm CamScanner bằng biểu tượng kính lúp và tải ứng dụng về máy. 

• Bước 2: Mở ứng dụng CamScanner và cấp quyền truy cập cần thiết để ứng dụng hoạt động đầy đủ.

• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng máy ảnh màu xanh, đưa Camera vào tài liệu và sau đó nhấp vào nút Scan để bắt đầu quét.

• Bước 4: Nhấn vào nút quét tài liệu, chọn hiệu ứng phù hợp và xác nhận bằng cách nhấn vào dấu tích ở góc dưới bên phải. 

• Bước 5: Bạn có thể chỉnh sửa tài liệu nếu cần, sau đó nhấn vào nút Thêm (...), chọn lưu vào album để hoàn tất. 

Ngoài những phương pháp đã nêu, bạn có thể dùng ứng dụng Microsoft Office Lens để quét tài liệu nhanh chóng và dễ dàng. Dưới đây là các bước thực hiện:

• Bước 1: Truy cập cửa hàng ứng dụng và cài đặt Microsoft Office Lens cho điện thoại Android hoặc iOS.

• Bước 2: Mở ứng dụng và cho phép Microsoft Office Lens truy cập các ứng dụng trên thiết bị của bạn.

• Bước 3: Hướng camera vào tài liệu, nhấn nút chụp và chọn “Xác nhận” để quét tài liệu.

• Bước 4: Tùy chỉnh tài liệu bằng các công cụ có sẵn trong Microsoft Office Lens như bộ lọc, cắt xén, thêm văn bản, xoay, viết tay, sau đó nhấn “Đã xong” để hoàn tất. 

• Bước 5: Chọn vị trí lưu bản quét hoặc chia sẻ trực tiếp qua các ứng dụng như Zalo, Facebook…

Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã có thể hiểu rõ khái niệm “Scan” và nắm bắt được một số phương pháp quét giấy tờ dễ dàng ngay trên điện thoại. Hãy lựa chọn phương pháp phù hợp để chuyển đổi và lưu trữ tài liệu của bạn một cách an toàn nhé!