Slack là gì? Cách sử dụng phần mềm Slack một cách hiệu quả

Slack là gì là một câu hỏi khiến nhiều người thấy lạ lẫm. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, đặc biệt là Internet, nhu cầu và yêu cầu của người dùng ngày càng tăng lên nhanh chóng. Chúng ta quan tâm đến các công cụ và dịch vụ để nâng cao trải nghiệm, mang lại nhiều lợi ích cho công việc và cuộc sống. Trong đó, Slack là một công cụ liên lạc trực tuyến hiện đại, tương tự như nhiều nền tảng mạng xã hội hiện nay. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây. 

Tổng quan về Slack

Chúng ta đã sử dụng nhiều ứng dụng nhắn tin trực tuyến như Skype, Zalo, Whatsapp,… Tuy nhiên, khi nhắc đến Slack là gì luôn khiến nhiều người thắc mắc và tò mò về ứng dụng này. Đây là ứng dụng khá mới mẻ và chưa được phát triển nhiều tại nước ta. Tuy nhiên, nếu biết cách tận dụng và sử dụng thì đây chắc chắn là một công cụ hỗ trợ teamwork và làm việc nhóm rất hiệu quả.

Khái quát về Slack

Slack có thể hiểu đơn giản như một công cụ tương tự như Gmail. Tuy nhiên, trong khi Gmail được sử dụng để gửi tin nhắn cho nhiều đối tượng khác nhau, có thể là ngoài công ty hoặc nhóm, Slack lại được sử dụng ngược lại. Đây là một ứng dụng nhắn tin dành riêng cho nội bộ công ty, tổ chức, hoặc phòng ban cụ thể. Tất cả thông tin đều được bảo mật, mang lại sự tiện lợi cho người dùng trong ứng dụng. 

Đây có thể được hiểu như là một ứng dụng dành riêng cho các doanh nghiệp. Bên trong đó, từng phòng ban có thể có nhóm chat riêng hoặc chung cho toàn công ty. Nhân viên có thể kết nối và nhắn tin với nhau một cách nhanh chóng. Ngoài việc chia sẻ dữ liệu dưới dạng văn bản, người dùng cũng có thể chia sẻ nhiều loại dữ liệu khác nhau như tệp tin, hình ảnh, văn bản,... Điều này rất tiện lợi khi làm việc trong cùng một nhóm và cần teamwork. 

Slack cũng tương tự như ứng dụng IRC hay còn được gọi là Internet Relay Chat. Người dùng không chỉ nhắn tin và chia sẻ dữ liệu mà còn có thể tổ chức các cuộc gọi theo trình tự và mức độ ưu tiên một cách tối ưu và hiệu quả. Đồng thời, công ty hoặc tổ chức sẽ giảm thiểu được việc sử dụng Gmail để gửi tin nội bộ. 

Các lợi ích của Slack là gì

Slack có nhiều đặc điểm tương tự như một số ứng dụng nhắn tin hiện nay. Trong môi trường công ty hoặc nhóm, việc trao đổi thông tin nội bộ là rất quan trọng và cần thiết. Điều này khiến cho người dùng có thể liên lạc và sử dụng nhiều tính năng khác nhau trên nền tảng ứng dụng này. Các ưu điểm của Slack bao gồm:

Cách tải Slack đơn giản và nhanh chóng

Bước 1: Truy cập vào đường liên kết của trang chủ ứng dụng: https://slack.com và chọn mục “Đăng ký tài khoản”.

Bước 2: Tại đây, bạn nhập email liên hệ cùng với một số thông tin yêu cầu khác. Nếu bạn muốn tổ chức cho team hoặc công ty, hãy đặt tên để tạo Workspace hiệu quả.

Bước 3: Người dùng sử dụng cú pháp theo mẫu [tên team hoặc nhóm].slack.com.

Bước 4: Người quản lý nhập đầy đủ Gmail của tất cả nhân viên trong công ty để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Để mời các thành viên này vào nhóm, người tạo có thể chia sẻ liên kết ở bước 2 cho họ. 

Bước 5: Tại đây, công cụ sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Slack và các chức năng của nó. Sau khi đã đọc và hiểu rõ, người dùng có thể bắt đầu sử dụng. Để có trải nghiệm tốt hơn, bạn nên tải ứng dụng về thiết bị của mình.

7 chức năng và cách sử dụng Slack hiệu quả nhất

Slack không chỉ đơn thuần là một công cụ để người dùng nhắn tin và trao đổi công việc trong một nhóm kín. Tại đây, bạn có thể khám phá thêm nhiều tính năng đặc biệt khác. Chúng mang đến cho người dùng những lợi ích tuyệt vời và các chức năng hữu ích. Vậy chức năng và cách sử dụng Slack như thế nào?

Hướng dẫn thêm Channel

Channel là một tính năng tạo nhóm làm việc trên Slack. Tại ứng dụng này, người dùng có thể tạo nhiều nhóm khác nhau để phục vụ cho công việc của họ. Điều này đảm bảo mọi phòng ban trong công ty đều có một nhóm riêng để trao đổi công việc khi cần thiết. Vậy cách tạo hoặc thêm Channel trong Slack như thế nào?

Bước 1: Truy cập vào công cụ Slack, tại menu bên trái của trang, người dùng chọn mục Thêm Channel. Tại đây, bạn nhấn vào mục Tạo một channel.

Bước 2: Người tạo đặt tên nhóm vào ô Name trống. Ở phần Mô tả, bạn có thể nhập diễn giải hoặc để trống. Sau đó, chọn Mở riêng nếu muốn tạo nhóm chat riêng tư, hoàn thành bằng cách nhấn Tạo. Tuy nhiên, nhóm riêng tư khi đã tạo sẽ không thể chuyển đổi thành nhóm công khai.

Bước 3: Tương tự như khi đăng ký, để mời thêm thành viên, bạn chỉ cần nhập email của một hoặc nhiều người. Sau đó, nhấn Thêm. Tin nhắn thông báo sẽ được gửi đi.

Hướng dẫn cách sử dụng tính năng gửi tin nhắn

Cách tìm kiếm thông tin người dùng và tin nhắn trên Slack

Giống như các công cụ nhắn tin nội bộ khác, Slack cung cấp tính năng tìm kiếm nhanh. Người dùng có thể đồng bộ tìm kiếm tin nhắn và thông tin liên hệ. Tại thanh tìm kiếm có biểu tượng kính lúp, bạn chọn vào, nhập từ khóa và nhấn nút tìm kiếm. Trong vài giây, các kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị.

Hướng dẫn chỉnh sửa, xóa và lưu lại tin nhắn

Chức năng chỉnh sửa, xóa hoặc ghim tin nhắn trong nhóm là một ưu điểm so với các ứng dụng khác. Người dùng có thể thực hiện các thao tác này một cách đơn giản trên Slack.

Bước 1: Chọn tin nhắn cần chỉnh sửa, xóa hoặc ghim. Bạn nhấn vào biểu tượng ba chấm bên cạnh.

Bước 2: Để chỉnh sửa tin nhắn, người dùng nhấn vào Edit Message. Để xóa tin nhắn, chọn Delete Message hoặc nhấn Pin để ghim tin nhắn vào cuộc trò chuyện này.

Tùy chỉnh cho Channel

Chức năng tùy chỉnh của Channel trong Slack

Bước 1: Chọn kênh cần chỉnh sửa và nhấn biểu tượng chữ i.

Bước 2: Nhấn vào Add trong phần thêm thành viên. Sau đó, chọn More và lựa chọn một trong các tùy chọn sau. 

• Thông báo kênh để bật hoặc tắt thông báo.
• Tắt tiếng kênh.
• Chuyển đến ngày cụ thể.
• Thêm ứng dụng liên kết.
• Đổi tên kênh.
• Các tùy chọn bổ sung.
• Quản lý quyền đăng tin.

Cách bật thông báo cho Slack

Để bật thông báo cho tất cả các hộp tin nhắn trong Slack, người dùng chỉ cần thực hiện một thao tác đơn giản. Đầu tiên, chuột phải vào phần Channel. Tiếp theo, chọn Channel Notification để bật thông báo cho ứng dụng. Thao tác này nhanh chóng và hiệu quả. 

Hướng dẫn cách rời Channel

Cuối cùng, điều quan trọng cần lưu ý. Nếu bạn không muốn tiếp tục tham gia nhóm Channel đó nữa, thì cách thoát ra khỏi nhóm trong Slack là gì? Đầu tiên, chuột phải vào nhóm bạn muốn rời, chọn Leave Channel. Bạn sẽ tự động rời khỏi nhóm đó. Mọi thông tin và tin nhắn sẽ không nhận được nữa.

Một số lệnh mà bạn nên biết trên Slack

Ngoài các tính năng nổi bật đã đề cập, khi tham gia Slack, bạn cũng cần phải biết thêm một số lệnh bổ sung. Điều này sẽ hữu ích để cải thiện trải nghiệm cá nhân của bạn. Vậy những lệnh đó là gì? Hãy tham khảo ngay những lệnh phổ biến sau:

• @channel được sử dụng để gửi thông báo ngay lập tức đến một số người hoặc một nhóm kênh cụ thể nào đó. Để sử dụng lệnh này, bạn chỉ cần gõ @channel + nội dung muốn gửi đi.  
• @username được dùng để gửi thông báo đến một người nào đó trong nhóm.
• @here được sử dụng để thông báo tới các thành viên đang trực tuyến trong nhóm.
• DM được dùng để gửi tin nhắn riêng tư cho một ai đó.
• Nhóm riêng tư dùng để tạo kênh riêng chỉ cho một số người nhất định.
• /Shrug để thêm ký tự đặc biệt vào tin nhắn.
• /Open để tạo một nhóm mới trên Slack.
• /leave để rời khỏi một nhóm. 
• /collapse để ẩn các hình ảnh và file gif trên Slack. 

Tóm tắt

Thông tin về Slack và các tính năng quan trọng mà ứng dụng này mang lại đã được trình bày ở trên. Slack là một công cụ hữu ích cho các hoạt động nhóm và công ty. Thay vì sử dụng các công cụ nhắn tin khác, Slack tạo ra một môi trường chuyên nghiệp và hiệu quả làm việc hơn nhiều. Do đó, nếu doanh nghiệp hoặc nhóm của bạn đưa ra nhu cầu sử dụng một ứng dụng nhắn tin thông minh, hãy tải Slack ngay. Đừng quên theo dõi Mytour để cập nhật những thông tin mới nhất.