So Sánh Dữ Liệu Trên 2 Sheet Excel

Trong quá trình so sánh dữ liệu giữa 2 sheet khác nhau trong Excel, chúng ta có nhiều lựa chọn, như sử dụng VLOOKUP, COUNTIF kết hợp với Conditional Formatting để tạo hiệu ứng so sánh khác biệt hoặc không khác biệt. Trong bài viết này của Mytour, chúng ta sẽ thực hiện so sánh bằng phương pháp COUNTIF và Conditional Formatting.

Bắt đầu với một cột dữ liệu ở Sheet 1, chúng ta có danh sách các mặt hàng nhập kho vào ngày thứ nhất.

Ở Sheet thứ 2, chúng ta có danh sách các món hàng nhập kho cho ngày thứ 2. Bây giờ, sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần trùng lặp của các mặt hàng so với ngày đầu tiên.

Trước khi bắt đầu tạo công thức, hãy hạn chế khu vực dữ liệu cần so sánh trên sheet 1 và đặt một tên đặc biệt cho nó để phân biệt.

Bôi đen vùng dữ liệu cần chọn, sau đó nhấp chuột vào phía góc trái của sheet để đặt tên cho vùng đó. Tên bạn chọn phải là chữ không dấu và không có khoảng cách, nếu không Excel sẽ không đọc được tên của vùng dữ liệu.

Hoặc bạn cũng có thể đặt tên cho vùng bằng cách vào thanh công cụ Formulas và chọn Define Name ở mục Defined Names.

Nhập tên cho vùng vào ô Name, sau đó nhấp OK để xác nhận đặt tên.

Dữ liệu trên Sheet 1 đã được đặt tên đặc biệt, giờ bạn có thể gọi tên này trong công thức mà không cần phải sử dụng ký hiệu địa chỉ. Cách này thực sự thuận tiện khi làm việc với dữ liệu trên nhiều sheet.

Để đếm số lần trùng lặp giữa hai cột dữ liệu, sử dụng công thức COUNTIF như sau:

=COUNTIF(mảng dữ liệu cần đếm, điều kiện phân biệt)

Trong ví dụ, công thức hàm là:

=COUNTIF(nhapkho1;A2)

Sử dụng công thức này để đếm số lần 'Vở học sinh' xuất hiện trong dữ liệu nhập kho ngày đầu tiên.

Copy công thức này bằng cách click và kéo góc phải dưới của ô công thức hiện tại để áp dụng cho toàn bộ dãy dữ liệu.

Kết quả sẽ hiển thị giá trị 0, cho biết mặt hàng này chưa được nhập kho trong ngày đầu tiên.

Các bước trên giúp hiển thị số lần nhập kho trùng lặp, nhưng không thể nhìn thấy trực tiếp trên cột dữ liệu. Sử dụng chức năng Conditional Formatting để tạo định dạng đặc biệt, giúp dễ nhận biết mặt hàng không trùng lặp so với dữ liệu nhập kho ngày 1.

Bôi đen dữ liệu cần so sánh, vào thanh công cụ Home chọn Conditional Formating ở mục Styles.

Click vào New Rule.

Sử dụng Conditional Formatting với Use a formula to determine which cells to format để tạo điều kiện đặc biệt cho cột dữ liệu.

Điền công thức dưới đây vào ô Format values where this formula is true:

=B2=0

Để rõ hơn, chúng ta cần tô màu cho những ô không trùng lặp, tức là nếu kết quả tại cột 'Trùng lặp với ngày 1' là 0, chúng ta sẽ tô màu.

Điều kiện cho ô này là tìm các ô có giá trị 0 trong cột 'Trùng lặp với ngày 1' đó.

Giữ nguyên ô B2 làm tham số linh hoạt để thích ứng với từng hàng trong cột.

Sau đó, đừng quên thay đổi định dạng cho ô theo điều kiện bằng cách truy cập Format.

Chỉnh định dạng của ô theo điều kiện ở các tab khác nhau trong hộp thoại chức năng Format Cells, như Font để đổi kiểu chữ, Border để thay đổi viền, và Fill để tô màu nền cho ô dữ liệu. Nhấn OK để xác nhận.

Sau khi xem xét lại các cài đặt, nhấn OK để bắt đầu thay đổi định dạng cho những ô phù hợp với điều kiện đã đặt ra.

Nhìn vào, những ô phù hợp với điều kiện là những mặt hàng không trùng với ngày nhập kho đầu tiên sẽ được tô màu xanh.

Nếu bạn muốn thay đổi định dạng trực tiếp cho những ô có dữ liệu không trùng, hãy sử dụng ngay công thức hàm COUNTIF trong ô Format values where this formula is true.

Công thức cho ô Format values where this formula is true như sau:

=COUNTIF(nhapkho1;A2)=0

Kết quả cuối cùng là:

Chú ý: Nếu thay đổi từ =0 thành >0, các ô chứa dữ liệu trùng lặp so với ngày đầu tiên sẽ thay đổi định dạng. Phần này để lại cho bạn thực hành.

Hướng dẫn về cách so sánh dữ liệu trên 2 Sheet khác nhau của Mytour kết thúc ở đây. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của chúng tôi. Hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công kiến thức này cho dữ liệu của mình.