Buzz
Bài viết này sẽ hướng dẫn cách so sánh trực tiếp dữ liệu giữa hai tập tin Excel. Sau khi thực hiện và so sánh thông tin, bạn có thể xem xét việc sử dụng Look Up, Index và Match để hỗ trợ phân tích.
Các bước đơn giản
Tận dụng tính năng Xem Cạnh Nhau trong Excel
Mở bảng tính cần so sánh. Tìm tập tin Excel, nhấp vào File, chọn Mở, sau đó chọn hai bảng tính cần so sánh từ trình đơn hiển thị.
- Chọn thư mục lưu bảng tính, mở từng tập tin.
Mở thẻ Xem (Chế độ xem). Mở một trong hai bảng tính, nhấp vào thẻ Xem ở giữa cửa sổ.
Nhấp vào Xem Cạnh nhau (Chế độ xem cạnh bên). Tùy chọn này nằm trong nhóm Window trên thanh ruy-băng thuộc trình đơn Xem và có biểu tượng hai trang tính. Cả hai tập hợp trang tính sẽ được đưa vào cửa sổ nhỏ và nằm theo chiều dọc.
- Tùy chọn có thể không hiển thị rõ ràng nếu chỉ mở một bảng tính trong Excel.
- Nếu có hai bảng tính mở, Excel sẽ tự động chọn những tập tin này để hiển thị ở chế độ song song.
Nhấp vào Sắp xếp Tất cả (Sắp xếp tất cả). Cài đặt này cho phép bạn đổi hướng hiển thị của bảng tính.
- Trong trình đơn hiện ra, bạn có thể chọn để bảng tính nằm ngang (Ngang), dọc (Dọc), xếp tầng (Âm bản) hoặc xếp gạch (Lát gạch).
Bật tính năng Cuộn đồng bộ Synchronous Scrolling. Sau khi mở đồng thời hai tập hợp trang tính, nhấp vào Cuộn đồng bộ (nằm dưới tùy chọn Xem Cạnh nhau) để có thể cuộn theo dòng trên cả hai tập tin và kiểm tra sự khác biệt về dữ liệu dễ dàng hơn.
Cuộn trên một bảng tính để màn hình cuộn cả hai tập tin. Sau khi tính năng Cuộn đồng bộ được bật, bạn có thể cuộn trên cả hai bảng tính cùng một lúc và so sánh dữ liệu dễ dàng hơn.
Sử dụng tính năng Lookup
Mở bảng tính cần so sánh. Tìm tập tin bằng cách mở Excel, nhấp vào File, rồi chọn hai bảng tính để so sánh từ trình đơn hiện ra.
- Đi đến thư mục lưu bảng tính Excel, chọn và mở từng tập tin.
Chọn ô mà người dùng sẽ nhấp vào. Đây là nơi hiển thị danh sách thả xuống sau đó.
Nhấp vào ô đã chọn. Đường viền ô sẽ trở nên đậm hơn.
Nhấp vào thẻ DATA (Dữ liệu) trong thanh công cụ. Nhấp vào đó, chọn VALIDATION (Giá trị) từ trình đơn thả xuống. Hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Trên Excel phiên bản cũ, thanh công cụ DATA sẽ hiện sau khi bạn chọn thẻ DATA, và tùy chọn Validation sẽ thay thế bằng Data Validation (Giá trị dữ liệu).
Nhấp vào List (Danh sách) từ danh sách ALLOW.
Nhấp vào nút mũi tên đỏ. Tiến hành chọn nguồn (hoặc cột đầu tiên) để xử lý thành dữ liệu trong trình đơn thả xuống.
Chọn cột đầu tiên và nhấn Enter. Nhấp OK khi cửa sổ giá trị dữ liệu hiện ra. Có khung với mũi tên bên cạnh sẽ thả xuống khi bạn nhấp vào mũi tên.
Chọn ô hiển thị thông tin khác.
Nhấp vào thẻ Insert (Chèn) và chọn Reference (Tùy chỉnh). Trên Excel phiên bản cũ, bạn có thể chọn thẻ Functions (Tính năng) để hiển thị danh mục Lookup & Reference (Tra cứu & tùy chỉnh).
Chọn Lookup & Reference từ danh sách danh mục.
Tìm mục Lookup trong danh sách. Nhấp đúp vào đó, hộp thoại khác sẽ hiện ra và bạn có thể chọn OK.
Chọn ô chứa danh sách thả xuống ở dòng lookup_value.
Chọn cột đầu tiên của danh sách ở dòng Lookup_vector.
Chọn cột thứ hai của danh sách ở dòng Result_vector.
Chọn một mục từ danh sách thả xuống. Thông tin sẽ tự động thay đổi.
Sử dụng XL Comparator
Mở trình duyệt web và truy cập https://www.xlcomparator.net. Trang web của XL Comparator sẽ hiển thị, ở đây bạn có thể tải lên hai bảng tính Excel để so sánh.
Nhấp vào Chọn Tập Tin (Chọn File). Một cửa sổ sẽ hiển thị, cho phép bạn chọn một trong hai tài liệu Excel cần so sánh. Hãy đảm bảo bạn chọn một tập tin cho cả hai trường.
Nhấp vào Tiếp Theo > để tiếp tục. Sau đó, một thông báo sẽ xuất hiện đầu trang để thông báo rằng quá trình tải lên đã bắt đầu và tập tin có dung lượng lớn có thể mất thời gian xử lý. Nhấp vào Ok để đóng thông báo này.
Chọn cột bạn muốn quét. Dưới tên mỗi tập tin, có trình đơn thả xuống Chọn cột. Nhấp vào từng tập tin để chọn cột bạn muốn tô sáng và so sánh.
- Tên cột sẽ xuất hiện khi bạn nhấp vào trình đơn thả xuống.
Chọn nội dung cho tập tin cuối cùng. Có bốn tùy chọn với nút radio bên cạnh, hãy chọn một trong số đó để xác định định dạng cho tài liệu kết quả.
Chọn tùy chọn để dễ so sánh cột. Ở phần dưới của trình đơn so sánh có hai điều kiện: Bỏ qua chữ in hoa/in thường và Bỏ qua 'khoảng trắng' trước và sau giá trị. Hãy tích vào cả hai ô trước khi tiếp tục.
Nhấp vào Tiếp Theo > để tiếp tục. Bạn sẽ được chuyển đến trang tải tài liệu so sánh.
Tải xuống tài liệu so sánh. Sau khi bạn tải lên bảng tính và thiết lập thông số, tài liệu so sánh dữ liệu trong hai tập tin sẽ sẵn có để tải xuống. Nhấp vào Click here (Nhấp vào đây) dưới khung Tải tập tin so sánh để tải xuống.
- Nếu bạn muốn so sánh khác, nhấp vào Phép so sánh mới ở góc dưới bên phải để bắt đầu lại quá trình tải tập tin lên.
Truy cập trực tiếp tập tin Excel từ ô
Xác định vị trí tên trang tính và bảng tính.
- Chúng ta sẽ sử dụng ba ví dụ về tên và vị trí bảng tính như sau:
- C:\Compare\Book1.xls (trang tính “Sales 1999”)
- C:\Compare\Book2.xls (trang tính “Sales 2000”)
- Cả hai bảng tính đều có cột đầu tiên là “A” với tên sản phẩm, cột thứ hai là “B” với số lượng bán được mỗi năm. Hàng đầu tiên là tên của cột.
Tạo bảng tính so sánh. Thao tác trên Book3.xls để so sánh và tạo một cột chứa tên sản phẩm, cột còn lại thể hiện sự khác nhau theo thời gian.
- C:\Compare\Book3.xls (trang tính “Comparison”)
Đặt tiêu đề cho cột. Trong “Book3.xls” mở, nhấp vào ô “A1” và nhập:
- ='C:\Compare\[Book1.xls]Sales 1999'!A1
- Nếu sử dụng thư mục khác, thay “C:\Compare\” bằng đường dẫn đó. Nếu tên tập tin không phải “Book1.xls”, sửa lại bằng tên bạn đang sử dụng. Nếu tên trang tính khác, thay “Sales 1999” bằng tên hiện tại. Lưu ý: đừng mở tập tin bạn đang tham chiếu (“Book1.xls”) để Excel không thay đổi tham chiếu. Kết quả là ô đang được tô sáng sẽ giống với ô bạn tham chiếu.
Kéo từ ô “A1” xuống hết danh sách sản phẩm. Nhấp vào ô vuông góc dưới bên phải ô “A1” và kéo xuống để sao chép toàn bộ tên sản phẩm.
Đặt tên cho cột thứ hai. Trong trường hợp này, gọi cột 'B1' là “Chênh lệch”.
Ví dụ: để ước tính chênh lệch của từng sản phẩm, nhập vào ô “B2” như sau:
- ='C:\Compare\[Book2.xls]Sales 2000'!B2-'C:\Compare\[Book1.xls]Sales 1999'!B2
- Thực hiện thao tác Excel thông thường với ô tham chiếu của tập tin được tham chiếu.
Tương tự như trước đó, kéo hình vuông ở góc dưới xuống để nhận về tất cả chênh lệch.
Lời khuyên
- Lưu ý quan trọng: kiểm tra để chắc chắn rằng tất cả tập tin được tham chiếu đã đóng. Nếu có tập tin nào đang mở, Excel có thể ghi đè nội dung trong ô và khiến tập tin trở nên không thể truy cập sau đó (trừ khi bạn mở lại).
