Soạn văn lớp 8: Văn bản thông báo

1. Các đặc điểm của văn bản thông báo

Xem các văn bản trong sách giáo khoa (trang 140 – 141, Ngữ văn 8, tập 2) và trả lời các câu hỏi sau:

1) Trong các văn bản trên, ai là người nhận thông báo và ai là người gửi thông báo?

2) Nội dung của một thông báo thường bao gồm những gì? Hãy đánh giá về hình thức của văn bản thông báo.

3) Đưa ra ví dụ về những tình huống cần viết thông báo trong học tập và sinh hoạt tại trường học.

Hướng dẫn trả lời:

1) - Văn bản 1:

+ Người gửi thông báo là: Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Hải Hậu, trường Trung học Cơ sở Hải Nam.

+ Đối tượng nhận thông báo: Các giáo viên chủ nhiệm và lớp trưởng từ tất cả các lớp trong trường.

+ Mục đích của thông báo: Đảm bảo mọi người chuẩn bị và thực hiện đúng kế hoạch cũng như lịch duyệt của chương trình văn nghệ nhân dịp Ngày Nhà giáo Việt Nam.

- Văn bản số 2:

+ Người phát thông báo: Liên đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh tại trường Trung học Cơ sở Kết Đoàn.

+ Đối tượng nhận thông báo: Các chi đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh trong trường.

+ Mục tiêu của thông báo là cung cấp thông tin về kế hoạch tổ chức Đại hội đại biểu liên đội của Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh.

2) Thông báo thường chứa những thông tin chi tiết từ cơ quan đoàn thể hoặc người tổ chức, gửi đến các cá nhân hoặc thành viên đoàn thể, nhằm thông báo, mời tham gia hoặc yêu cầu thực hiện theo nội dung được đề cập.

3) Các tình huống cần viết thông báo bao gồm:

- Thông báo kêu gọi quyên góp tiền hỗ trợ các gia đình ở miền Trung bị ảnh hưởng bởi bão lụt.

- Thông báo chuẩn bị cho kỳ thi học kỳ I.

- Thông báo về việc tổ chức trận bóng giao hữu với đội bạn để kỷ niệm Ngày Nhà giáo Việt Nam, mời các cầu thủ tham gia.

2. Hướng dẫn soạn thảo văn bản thông báo

Những tình huống cần soạn thảo văn bản thông báo (Trang 142, Sách giáo khoa Ngữ Văn 8, Tập 2)

Trong các tình huống dưới đây, xác định khi nào cần viết thông báo, ai là người phát thông báo và ai là đối tượng nhận thông báo.

a) Một học sinh bị mất xe đạp và cần báo cáo sự việc với cơ quan công an.

b) Sắp tới, trường học sẽ tổ chức một đợt tổng dọn vệ sinh để góp phần tạo ra môi trường học tập xanh, sạch và đẹp.

c) Vào cuối năm học, Ban chỉ huy liên đội Thanh niên Tiền phong Hồ Chí Minh sẽ triệu tập các Ban chỉ huy đội để thảo luận về việc tổng kết hoạt động của liên đội trong năm học.

Hướng dẫn trả lời: Các tình huống cần soạn thông báo: b, c.

Cách soạn thảo văn bản thông báo (Trang 142, Sách giáo khoa Ngữ Văn 8, Tập 2)

Một văn bản thông báo cần bao gồm các phần sau đây:

a) Cấu trúc mở đầu của một văn bản thông báo bao gồm:

- Tên cơ quan quản lý và đơn vị trực thuộc (đặt ở góc trên bên trái).

- Quốc hiệu và tiêu ngữ (đặt ở góc trên bên phải).

- Thời gian và địa điểm thực hiện thông báo (đặt ở góc bên phải).

- Tên văn bản (ghi ở giữa trang):

THÔNG BÁO

Về việc …

b) Nội dung chi tiết của thông báo.

c) Cách kết thúc văn bản thông báo:

- Địa chỉ nhận thông báo (ghi ở góc dưới bên trái).

- Ký tên và ghi rõ họ tên đầy đủ cùng chức vụ của người chịu trách nhiệm thông báo (đặt ở góc dưới bên phải).

Tổng kết:

- Thông báo là văn bản dùng để truyền đạt các thông tin cụ thể từ cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân gửi đến những người dưới quyền, thành viên hoặc người quan tâm để thực hiện hoặc tham gia.

- Văn bản thông báo cần cung cấp đầy đủ thông tin như: người thông báo, đối tượng nhận thông báo, nội dung công việc, quy định, thời gian và địa điểm cụ thể.

- Văn bản thông báo phải tuân thủ các quy định hành chính, bao gồm tên cơ quan, số công văn, tiêu ngữ, quốc hiệu, tên văn bản, ngày tháng, người nhận và người thông báo cùng chức vụ của họ để đảm bảo hiệu lực.

3. Những điểm cần lưu ý khi soạn thảo văn bản thông báo

- Cách trình bày văn bản thông báo:

Khi soạn thảo văn bản thông báo, hãy bắt đầu bằng việc ghi đầy đủ quốc hiệu và tiêu ngữ theo mẫu văn bản hành chính. Tiếp theo, ghi rõ ngày tháng năm để người nhận dễ dàng biết thời điểm thông báo được ban hành. Trong phần tiêu đề, cần nêu rõ nội dung thông báo, ví dụ như lịch nghỉ Tết Dương lịch, kế hoạch tập huấn cán bộ, hoặc các sự kiện sắp tới trong doanh nghiệp. Bản thông báo cần có các yếu tố sau:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ.

- Địa điểm và ngày tháng năm thông báo được phát hành.

- Tên cơ quan phát hành thông báo.

- Tên loại văn bản (thông báo) và tóm tắt nội dung chính.

- Nội dung chi tiết của thông báo

- Ký tên và đóng dấu của cơ quan.

- Địa chỉ người nhận thông báo.

Cách soạn thảo văn bản thông báo:

Khi viết nội dung thông báo, cần chỉ rõ đối tượng nhận thông báo là cá nhân hay toàn bộ cơ quan. Cung cấp các căn cứ cho việc phát hành thông báo, như căn cứ vào lịch nghỉ Tết của nhà nước, quyết định của Ban giám đốc công ty, nhu cầu của doanh nghiệp, hoặc văn bản pháp luật liên quan. Sau đó, nêu rõ nội dung thông báo, chẳng hạn như thời gian nghỉ Tết, để toàn thể nhân viên nắm bắt và thực hiện đồng bộ.

- Đối với thông báo có nhiều nội dung, nên chia thành các mục hoặc điều để dễ theo dõi.

Thông báo cần đi thẳng vào nội dung chính mà không cần nêu lý do hoặc căn cứ. Đối với các thông báo về đạo luật hoặc chính sách, phải ghi rõ tên, số và ngày tháng ban hành của văn bản trước khi tóm tắt nội dung.

- Thông báo cho các thí sinh trúng tuyển về thời gian và địa điểm khóa học. Phần kết thúc không cần lời lẽ xã giao hoặc yêu cầu trách nhiệm thi hành như các văn bản pháp quy.

- Đại diện ký thông báo không nhất thiết phải là thủ trưởng cơ quan; các trưởng hoặc phó phòng ban có trách nhiệm liên quan như phòng giáo vụ, đào tạo, văn phòng, tổ chức, hành chính… có quyền ký và phát hành thông báo dưới danh nghĩa của thủ trưởng cơ quan.

4. So sánh giữa văn bản thông báo và công văn

- Thông báo

+ Định nghĩa: Văn bản thông báo là một công cụ phổ biến trong các doanh nghiệp, tổ chức, và cơ quan, dùng để truyền đạt thông tin tới một hoặc nhiều người về một vấn đề cụ thể.

+ Mục đích: Thông báo nhằm truyền đạt thông tin để người nhận nắm bắt và thực hiện theo yêu cầu hoặc thông tin được cung cấp.

+ Các loại thông báo bao gồm: Thông báo kết quả họp, hội nghị; Thông báo nhiệm vụ từ cấp trên; Thông báo quyết định (như tăng lương, nghỉ việc,…), chính sách, chỉ thị từ cấp trên; Thông báo về các vấn đề nội bộ liên quan đến quản lý, lãnh đạo trong công ty hoặc doanh nghiệp.

+ Ví dụ: Thông báo lịch nghỉ Tết dương lịch

Thông báo về việc thay đổi địa điểm công ty

- Công văn

+ Công văn được sử dụng để chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ, chủ yếu trong việc hướng dẫn và trao đổi công việc giữa các cơ quan Nhà nước, giữa cấp trên và cấp dưới. Thông thường, công văn không ghi tên loại văn bản trong mẫu câu văn.

+ Mục đích: Công văn là phương tiện giao tiếp chủ yếu giữa các cơ quan Nhà nước và các đối tượng khác, đồng thời cũng được áp dụng trong các tổ chức và doanh nghiệp.

+ Các loại công văn bao gồm: Công văn phúc đáp, Công văn đề nghị, Công văn nhắc nhở và đôn đốc, Công văn giải thích, Công văn mời tham dự đại hội hoặc họp, Công văn chất vấn, Công văn hướng dẫn, và Công văn giao dịch.

+ Ví dụ: Công văn giải trình về một vấn đề cụ thể.