[Song ngữ] Bí quyết làm việc hiệu quả mà không phải lo lắng (Phần 1)

Việc trở nên bận rộn hơn làm việc có hiệu suất trong thế giới ngày nay dường như quá dễ dàng. Với hàng loạt thông báo và mọi thứ đòi hỏi sự chú ý, thường thì, chúng ta có thể chỉ dành cả ngày để bận rộn mà không làm được gì đáng kể.

Vậy làm thế nào để tập trung vào những điều có tác động và tận dụng tối đa thời gian hàng ngày của chúng ta?

Thật dễ dàng để trở nên bận rộn thay vì làm việc năng suất trong thế giới ngày nay. Với hàng tá thông báo và những thứ vẫy gọi sự chú ý, đôi khi, chúng ta chỉ dành cả ngày bận bịu mà vẫn chẳng làm được gì nên hồn.

Vậy làm thế nào để tập trung vào những điều có tác động mạnh mẽ và tận dụng tối đa thời gian trong ngày của mình?

1) Không nên bắt đầu ngày của bạn bằng cách trò chuyện

1) Không nên bắt đầu ngày mới bằng việc trò chuyện.

Mẹo đầu tiên của tôi là đừng bắt đầu ngày mới bằng việc tán ngẫu. Rất dễ bị cám dỗ khi mở ứng dụng trò chuyện vào buổi sáng để xem ai nhắn tin cho mình. Cảm giác thích thú vì nhận được tin nhắn từ mọi người, những người quan trọng hoặc người mới quen. Nhưng đối với những ngày làm việc, tôi khuyên bạn không nên bắt đầu ngày bằng việc trò chuyện vì nó có thể dễ dàng làm bạn lạc hướng và không thực hiện được công việc cần làm.

Tuy nhiên, trừ khi là ngày nghỉ khi bạn không làm việc, đối với những ngày làm việc của bạn, tôi khuyên bạn không nên bắt đầu ngày mới bằng việc trò chuyện vì nó có thể dễ dàng làm bạn lạc hướng vào một loạt cuộc trò chuyện nơi trò chuyện là trung tâm chú ý chính của bạn, so với những gì bạn cần làm. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn là một doanh nhân, bạn kiểm soát ngày của mình, bạn kiểm soát lịch trình của mình hoặc nếu bạn là một freelancer. Rất dễ dàng để cả ngày của bạn bị đảo lộn vì trò chuyện hoặc thậm chí là vì bạn đang xem bản tin trên mạng xã hội của mình.

Khi bạn bắt đầu ngày mới bằng việc trò chuyện, có thể là ứng dụng trò chuyện hoặc một công cụ trò chuyện tích hợp vào một nền tảng mạng xã hội, bạn đã bước vào vùng đất của họ nơi có tất cả các yếu tố thiết kế nhằm mục đích làm bạn quay lại trang web. Từ màu sắc của nút thông báo đến vị trí và giao diện người dùng, và vân vân. Cách tốt nhất là đơn giản không vào trò chuyện ở đầu ngày. Thay vào đó, tập trung vào những việc bạn cần làm.

Không nên bắt đầu ngày mới bằng việc trò chuyện vì nó có thể dễ dàng làm cả ngày của bạn lệch hướng vào một loạt cuộc trò chuyện nơi trò chuyện là trung tâm chú ý chính của bạn, so với những gì bạn cần phải hoàn thành.

Khi bạn bắt đầu ngày mới bằng việc trò chuyện và đây có thể là một ứng dụng trò chuyện hoặc một công cụ trò chuyện tích hợp vào một nền tảng mạng xã hội, bạn đã bước vào vùng đất của họ nơi có tất cả các yếu tố thiết kế nhằm mục đích làm bạn quay lại trang web. Từ màu sắc của nút thông báo đến vị trí và giao diện người dùng, và vân vân. Cách tốt nhất là đơn giản không vào trò chuyện ở đầu ngày. Thay vào đó, tập trung vào những việc bạn cần làm.

Khi bạn bắt đầu ngày mới bằng việc trò chuyện, dù đó là qua ứng dụng nhắn tin hay công cụ trò chuyện trên các nền tảng mạng xã hội, bạn đã bước vào thế giới của họ, nơi mà tất cả các yếu tố được thiết kế để lôi kéo bạn quay lại trang web. Từ màu sắc của nút thông báo đến vị trí của giao diện người dùng, và nhiều hơn nữa. Cách tốt nhất là không mở nhắn tin ngay khi bắt đầu ngày mới. Thay vào đó, hãy tập trung vào những việc bạn cần làm.

Một lý do khác là vào đầu ngày, năng lượng của chúng ta đạt đến mức cao nhất và bạn muốn dùng nó cho những hoạt động quan trọng nhất trong danh sách công việc của bạn. Thay vì dùng năng lượng đó vào việc trò chuyện vì khi đó bạn sẽ dùng năng lượng tốt nhất của mình vào việc trả lời tin nhắn, điều này có thể không phải là cách tốt nhất để sử dụng năng lượng của bạn.

vào sáng sớm, năng lượng của chúng ta đang ở mức cao nhất, và bạn muốn hướng năng lượng đó vào những hoạt động quan trọng nhất trong danh sách công việc của bạn.

Có một ngoại lệ trong quy tắc này, nếu đối phương là một thành viên trong gia đình, một người quan trọng như đối tác hoặc con cái của bạn. Đối với những người này, bạn nên có một kênh liên lạc riêng mà họ có thể dễ dàng tiếp cận bạn. Điều này có thể là qua tin nhắn, hoặc qua các kênh khác. Điều này bởi vì có thể có những vấn đề gia đình cần giải quyết hoặc thông báo quan trọng mà họ cần liên lạc với bạn ngay lập tức.

Đây là nơi mà có một sự phức tạp. Vì khi đó bạn sẽ tự hỏi, Nếu tôi cần phải dễ dàng tiếp cận cho những người này, vấn đề là khi tôi kiểm tra tin nhắn từ họ, tôi sẽ tự nhiên nhìn thấy tin nhắn từ những người khác. Cách của tôi là sử dụng hai ứng dụng trò chuyện khác nhau. Điều này chỉ nếu bạn thấy đáng làm vậy. Sử dụng hai ứng dụng khác nhau: (1) Một cho những người yêu thương trong vòng bảo bọc quan trọng của bạn. Những người cần truy cập tức thì 24/7 của bạn; và (2) Thứ hai dành cho tất cả mọi người khác.

Có một ngoại lệ trong quy tắc này, nếu đối tượng là thành viên trong gia đình, một người quan trọng như đối tác hoặc con của bạn. Với những người này, bạn nên có một kênh riêng để họ dễ dàng liên hệ với bạn. Điều này có thể là qua tin nhắn, hoặc qua các kênh khác. Điều này bởi vì có thể có những vấn đề gia đình cần giải quyết hoặc thông báo quan trọng mà họ cần liên lạc với bạn ngay lập tức.

Điều này gây ra một vấn đề đặt ra. Khi bạn cần phải luôn liên lạc với họ, việc xem tin nhắn từ họ cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ nhìn thấy tin nhắn từ người khác. Giải pháp mà tôi đưa ra là sử dụng hai ứng dụng nhắn tin khác nhau. Một cho những người thân yêu, cần liên hệ thường xuyên, và một cho những người khác.

Thật may mắn khi có rất nhiều ứng dụng hiện nay. Chỉ cần chọn một ứng dụng cho mọi người và một ứng dụng riêng cho những người thân yêu. Bằng cách này, bạn có thể giữ kênh riêng cho những người đó mà không bị làm phiền bởi các thông báo từ mọi người khác.

May mắn là có rất nhiều ứng dụng kiểu vậy ngày nay. Chỉ cần chọn một ứng dụng chung và một ứng dụng riêng cho những người thân yêu. Bằng cách này, bạn sẽ có một kênh chat riêng cho những người đó và không bị quấy rầy bởi các thông báo không cần thiết.

Tôi làm như vậy và thấy nó rất hữu ích để tập trung. Trước đây, tôi chỉ sử dụng một ứng dụng cho mọi người. Nhưng sau đó, tôi đã chia ra và dùng một ứng dụng riêng cho những người tôi cần liên lạc thường xuyên nhất. Bằng cách này, tôi có thể tránh những thông báo không cần thiết từ mọi người khác.

Tôi tìm thấy cách tốt nhất là sử dụng một ứng dụng khác cho những người quan trọng mà chúng ta cần liên lạc thường xuyên trong ngày. Họ hiểu rằng mỗi người có công việc của riêng mình và ưu tiên của chúng ta là tập trung vào những công việc đó.

Tôi thấy cách tốt nhất là sử dụng một ứng dụng riêng cho những người quan trọng mà chúng ta cần liên lạc thường xuyên trong ngày. Đồng thời, chúng ta vẫn kiểm tra ứng dụng này thường xuyên để đảm bảo không bỏ sót các vấn đề cần xử lý.

Do đó, tôi tìm ra giải pháp tốt nhất là sử dụng ứng dụng riêng cho những người thân thương mà chúng ta cần kết nối rất thường xuyên trong ngày. Họ cũng hiểu rằng mỗi người đều có việc riêng của mình. Tôi có việc của tôi. Bạn có việc của bạn. Ưu tiên của chúng ta là tập trung vào những việc đó. Nhưng đồng thời, chúng ta vẫn kiểm tra ứng dụng này liên tục trong ngày, để đảm bảo không bỏ lỡ những vấn đề quan trọng cần xử lý.

Một cách khác mà một trong những giáo sư cũ của tôi sử dụng là có hai số điện thoại khác nhau. Một số cho gia đình gần gũi. Một số cho mọi người khác. Điều này cũng có thể hoạt động nếu bạn sẵn lòng sử dụng hai số hoặc có điện thoại hỗ trợ 2 SIM. Nếu không, việc sử dụng hai ứng dụng nhắn tin cũng rất hiệu quả.

Một cách khác là sử dụng hai số điện thoại khác nhau. Một cho gia đình, một cho những người khác. Điều này cũng hiệu quả nếu bạn có điện thoại hỗ trợ 2 SIM. Nếu không, việc sử dụng hai ứng dụng nhắn tin vẫn là lựa chọn tốt.

2) Loại bỏ sự phân tâm

2) Loại bỏ sự sao nhãng

Mẹo thứ hai của tôi là loại bỏ sự phân tâm. Đó là loại bỏ thông báo, cảnh báo, tất cả những điều này rất phổ biến và là một phần của mọi ứng dụng, phần mềm, trang web mà chúng ta sử dụng hoặc ghé thăm ngày nay.

Tôi luôn tắt hết các thông báo và cảnh báo. Mỗi khi cài đặt một ứng dụng mới, tôi chỉ cài những ứng dụng cần thiết.

Một trong những mẹo của tôi là loại bỏ sự làm phiền từ các thông báo và cảnh báo. Điều này giúp tôi tập trung vào công việc một cách hiệu quả hơn.

Tôi không chấp nhận những thông báo và cảnh báo xâm nhập vào cuộc sống hàng ngày của tôi. Việc tắt chúng giúp tôi duy trì tinh thần thoải mái và tập trung hơn vào công việc.

Tôi luôn tắt hết các thông báo từ các ứng dụng mà tôi cài đặt. Điều này giúp tôi tránh được sự gián đoạn khi đang làm việc quan trọng.

Việc loại bỏ các thông báo và cảnh báo giúp tôi duy trì tinh thần sảng khoái và tập trung hơn vào công việc.

Tôi không bao giờ cho phép bất kỳ thông báo nào làm gián đoạn công việc của mình. Điều này giúp tôi duy trì tối đa sự tập trung và hiệu suất.

Những thông báo này khiến tôi rất phiền toái và thường khiến tôi mất tập trung.

Có những người trong số bạn có thể cần phải sẵn sàng liên lạc mọi lúc. Ví dụ, có thể bạn là một người quản lý tài khoản tại một công ty PR và bạn cần phải sẵn sàng trả lời khách hàng. Điều này hoàn toàn dễ hiểu.

Chọn ra các khoảnh khắc cố định trong ngày để kiểm tra tin nhắn, email, và trả lời cuộc gọi.

Một trong những mẹo của tôi là lập một danh sách công việc ưu tiên. Xác định rõ 2-3 công việc quan trọng bạn muốn hoàn thành trong ngày.

Lập một danh sách việc cần làm ưu tiên là một phần quan trọng của quy trình làm việc của tôi.

Mẹo thứ ba của tôi là có một danh sách công việc ưu tiên. Xác định rõ những điều quan trọng mà bạn muốn hoàn thành trong ngày để có được sự hài lòng.

Mẹo thứ ba của tôi là lập một danh sách công việc ưu tiên. Hãy xác định rõ 2-3 công việc quan trọng bạn muốn hoàn thành trong ngày để tăng cường hiệu suất làm việc.

Như một phần của danh sách công việc ưu tiên này, bạn có thể có những việc khác cần phải hoàn thành. Ví dụ, hẹn lịch với bác sĩ hoặc trả lời email quan trọng. Đây là những công việc nhỏ có thể không nằm trong 2-3 công việc quan trọng nhất nhưng vẫn cần hoàn thành để tiến triển. Trên danh sách này, bạn muốn rõ ràng về những gì là 2-3 công việc quan trọng nhất, những mục lớn mà bạn muốn dành một lượng thời gian đáng kể để làm và tiến triển tốt trong chúng.

Khi chúng ta không có một danh sách công việc ưu tiên, rất dễ dàng để dành cả ngày làm từ 10 đến 20 việc nhỏ. Nhưng những việc nhỏ này thường không tạo ra sự thay đổi đáng kể hoặc ảnh hưởng lớn cho mục tiêu ở vùng 2 trong tương lai dài hạn.

Khi cố gắng chuyển từ việc làm 10-20 việc khác nhau sang việc làm 2-3 công việc lớn, chúng ta thường cảm thấy rất nhiều sự chống đối.

Khi cố gắng chuyển từ việc làm 10-20 việc khác nhau sang việc làm 2-3 công việc lớn, chúng ta thường cảm thấy rất nhiều sự chống đối.

Khi cố gắng chuyển từ việc làm 10-20 việc khác nhau sang việc làm 2-3 công việc lớn, chúng ta thường cảm thấy rất nhiều sự chống đối.

Hãy làm những gì bạn có thể. Hãy cố gắng hết sức để xử lý những việc nhỏ. Một khi đã hoàn thành, quay lại và tập trung vào những việc quan trọng 2-3. Hãy coi danh sách việc ưu tiên này như một điểm mốc để nhắc nhở bạn về những việc quan trọng cần làm. Nhưng đừng để bị áp lực hoặc căng thẳng bởi những điều đó.

Khi cố gắng chuyển từ việc làm nhiều việc nhỏ sang việc làm 2-3 công việc lớn, chúng ta thường gặp nhiều khó khăn. Bởi vì sẽ có rất nhiều thứ cố gắng kéo chúng ta ra khỏi những nhiệm vụ ưu tiên. Tôi khuyên bạn không nên coi đây là một thay đổi tuyệt đối mà bạn phải thực hiện ngay lập tức. Thông thường, đây là một quá trình chuyển đổi mà chúng ta thường dành thời gian cho 2-3 công việc quan trọng. Chúng ta biết chúng là gì. Chúng ta dành thời gian cho chúng. Nhưng vẫn sẽ có những việc nhỏ nhặt xảy ra.

Hãy làm những gì bạn có thể. Hãy cố gắng hết sức để giải quyết những việc nhỏ nhặt đó. Một khi đã hoàn thành, hãy quay lại tập trung vào 2-3 việc ưu tiên của bạn. Hãy coi danh sách này như một điểm mốc để nhắc nhở bạn về những việc quan trọng cần làm. Nhưng đừng để bị áp lực hoặc căng thẳng bởi những điều đó.

Ví dụ, nếu bạn không đạt được tiến triển đáng kể trong những việc đó, hoặc bạn thậm chí không có thời gian nào để làm những việc đó hôm nay, đừng tự trách bản thân, được không? Đừng cảm thấy xấu hổ về điều đó. Vì điều đó hoàn toàn bình thường. Điều này thậm chí còn bình thường hơn khi bạn đang đối mặt với hàng triệu nhiệm vụ và hàng triệu thứ đòi hỏi sự chú ý, đôi khi có những ngày bạn phải làm cả hàng triệu thứ đó. Đó là điều bình thường. Chỉ cần làm những gì bạn có thể để sắp xếp những việc đó, sau đó tập trung lại vào 2-3 nhiệm vụ ưu tiên của bạn.

Ví dụ, nếu bạn không đạt được tiến bộ đáng kể trong những việc đó, hoặc bạn thậm chí không có thời gian nào để làm những việc đó hôm nay, đừng tự trách bản thân, được không? Đừng cảm thấy xấu hổ về điều đó. Vì điều đó hoàn toàn bình thường. Điều này thậm chí còn bình thường hơn khi bạn đang đối mặt với hàng triệu nhiệm vụ và hàng triệu thứ đòi hỏi sự chú ý, đôi khi có những ngày bạn phải làm cả hàng triệu thứ đó. Đó là điều bình thường. Chỉ cần làm những gì bạn có thể để sắp xếp những việc đó, sau đó tập trung lại vào 2-3 nhiệm vụ ưu tiên của bạn.

Đó là điều quan trọng nhất. Luôn cố gắng dịch chuyển trở lại các việc ưu tiên của bạn, thay vì coi nó như một tiêu chuẩn tuyệt đối bạn phải tuân thủ. Vì điều đó có thể dẫn đến tư duy tự hại, tình hình tự hại khi bạn cảm thấy tồi tệ, và bạn tự làm tổn thương mình, và đó không phải là mục tiêu của chúng ta ở đây.

Thay vì coi nó như một tiêu chuẩn tuyệt đối bạn phải tuân theo, hãy tiếp tục nỗ lực để quay lại với những việc ưu tiên của bạn.