Hướng dẫn Định dạng Dữ liệu trong Excel

Bảng tính Excel mang đến sự đa dạng với các loại dữ liệu: số, phần trăm, ngày tháng, thời gian, phân số… Để đảm bảo tính chính xác và thuận tiện trong tính toán và xử lý dữ liệu, hãy chọn định dạng phù hợp cho từng ô dữ liệu.

Định dạng mặc định của dữ liệu trong bảng tính Excel luôn là General. Để thay đổi kiểu dữ liệu, bạn có thể tuân theo các bước sau đây:

Bước 1: Chọn ô dữ liệu cần định dạng, sau đó nhấp chuột phải -> Format Cells.

Bước 2: Trong Format Cells, mục Number chứa đựng nhiều kiểu định dạng khác nhau trong Category.

General: Đây là kiểu mặc định khi nhập liệu vào Excel.

Number: Định dạng dữ liệu thành kiểu số.

Currency và Accounting: Là định dạng cho dữ liệu liên quan đến tiền tệ.

Ngày: Định dạng cho dữ liệu kiểu ngày tháng.

Thời gian: Chọn kiểu thời gian cho dữ liệu.

Phần trăm: Chuyển đổi dữ liệu thành kiểu phần trăm.

Phân số: Định dạng dữ liệu thành kiểu phân số.

Khoa học: Định dạng dữ liệu kiểu số theo viết tắt.

Chữ: Định dạng dữ liệu kiểu chữ.

Đặc biệt: Định dạng dữ liệu kiểu đặc biệt.

Tùy chỉnh: Kiểu người dùng tự định dạng.

Bước 3: Áp dụng định dạng dữ liệu theo những kiểu phổ biến.

- Nếu bạn muốn định dạng dữ liệu thành kiểu số, chọn Number trong mục Category. Trong phần Decimal places, chọn số chữ số sau dấu phẩy, hoặc nếu muốn thêm dấu ',' làm dấu phân cách hàng nghìn, đánh dấu vào ô trước Use 1000 Separator (,). Sau đó nhấn OK.

Kết quả sau khi đặt dữ liệu kiểu Number.

- Đối với kiểu tiền tệ, chọn Currency trong mục Category khi định dạng dữ liệu. Thiết lập số chữ số sau dấu phẩy trong Decimal places và chọn ký hiệu tiền tệ trong mục Symbol. Nhấn OK để hoàn tất.

Và kết quả sau khi áp dụng kiểu tiền tệ cho dữ liệu:

- Đối với định dạng ngày tháng, chọn Date trong mục Category ở Format Cells. Tiếp theo, chọn kiểu định dạng ngày tháng trong phần Type và nhấn OK.

Kết quả sau khi thực hiện định dạng ngày tháng.

- Nếu muốn định dạng dữ liệu theo kiểu giờ, trong Format Cells chọn Time trong mục Category, sau đó chọn định dạng giờ trong phần Type và nhấn OK.

Sau khi lựa chọn định dạng giờ, kết quả sẽ hiển thị như thế này:

- Đối với định dạng dữ liệu theo kiểu phần trăm, trong Format Cells bạn chọn Percentage trong mục Category và chọn số chữ số sau dấu phẩy trong Decimal places. Sau đó nhấn OK.

Kết quả sẽ trở nên như thế này:

Đối với các kiểu dữ liệu khác, bạn cũng thực hiện các bước tương tự để chọn đúng định dạng kiểu dữ liệu phù hợp với ô dữ liệu.

Chúc mừng! Bây giờ, bạn đã sẵn sàng định dạng dữ liệu trong Excel. Mong rằng bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công!