Buzz
Trong quá trình nhập liệu vào bảng trong Word, nếu bạn chưa sắp xếp tên theo thứ tự abc, bạn có thể muốn sắp xếp từ a-z hoặc từ z-a để quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Word cung cấp tính năng Sort để sắp xếp dữ liệu theo ý muốn của bạn. Nếu bạn cần hướng dẫn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc, từ a-z, hãy tham khảo bài viết dưới đây.
Bài viết này hướng dẫn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc, bao gồm cả họ và tên, mà không làm thay đổi cột số thứ tự.
Sắp xếp tên trong Word theo thứ tự abc
Bước 1: Mở file Word chứa bảng dữ liệu cần sắp xếp tên theo thứ tự abc, sau đó chọn (bôi đen) cột tên mà bạn muốn sắp xếp.
Lưu ý: Bạn có thể nhanh chóng chọn bằng cách di chuyển chuột lên trên cùng cột, sẽ xuất hiện mũi tên đen chỉ xuống, sau đó chỉ cần nhấn để chọn cả cột.
Bước 2: Chọn thẻ Layout -> Sort để mở hộp thoại Sort.
Bước 3: Trong Sort, để mặc định Sort by là tên cột cần sắp xếp, trong My list has chọn Header row nếu bạn đã chọn cả tiêu đề cột (Tên), để Word không sắp xếp ô đầu tiên. Nếu không chọn tiêu đề cột thì chọn No header row.
Tiếp theo, chọn kiểu sắp xếp theo tên:
- Tăng dần: sắp xếp từ A đến Z.
- Giảm dần: sắp xếp từ Z đến A.
Sau khi đã thiết lập xong, nhấn OK để bắt đầu sắp xếp.
Như vậy, bạn sẽ nhận được kết quả như sau:
Hướng dẫn sắp xếp họ và tên theo thứ tự abc
Trong trường hợp tên trùng nhau, sắp xếp theo họ để đảm bảo thứ tự đúng. Ví dụ, nếu sắp xếp từ A->Z, Nguyễn Thị Lan sẽ đứng trước Nguyễn Hoàng Lan vì chữ H đứng trước chữ T. Để sắp xếp cả họ và tên theo thứ tự abc, thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn (bôi đen) cả cột Họ và cột Tên, sau đó chọn Layout -> Sort.
Bước 2: Trong hộp thoại Sort, thiết lập:
- (1) Chọn Sort by là Tên và Then by là Họ.
- (2) Chọn kiểu sắp xếp Tăng dần hoặc Giảm dần.
- (3) Trong phần My list has, lựa chọn tương tự như trên, nếu chọn cả tiêu đề cột thì chọn Header row, nếu không thì chọn No header row.
- (4) Nhấn OK để sắp xếp theo họ và tên.
Kết quả sẽ như sau:
Sắp xếp tên khi có cột số thứ tự
Nếu bảng dữ liệu có cột số thứ tự và bạn sắp xếp theo họ và tên, cột số thứ tự sẽ bị sắp xếp theo mà không giữ nguyên trật tự từ 1 đến hết. Hãy làm như sau:
Bước 1: Chọn cột Số Thứ Tự và chọn Layout -> Sort.
Bước 2: Trong hộp thoại Sort, chọn Tùy chọn, sau đó chọn Chỉ sắp xếp cột trong Tùy chọn sắp xếp để chỉ sắp xếp những cột bạn chọn và nhấn OK -> OK.
Bước 3: Chọn (bôi đen) tất cả các cột cần sắp xếp theo tên, bỏ chọn cột số thứ tự. Sau đó chọn thẻ Layout -> Sort.
Bước 4: Trong hộp thoại Sort, chọn Sắp xếp theo là Tên, Sau đó theo là Họ, chọn kiểu sắp xếp và nhấn OK để sắp xếp. Chỉ những cột bạn chọn mới được sắp xếp, còn cột Số Thứ Tự vẫn giữ nguyên.
Dưới đây là kết quả bạn sẽ nhận được:
Với các phương pháp sắp xếp tên trong Word như đã chia sẻ, hy vọng sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề thường gặp khi làm việc với bảng dữ liệu Word. Chúc bạn thành công!
