Buzz
Mặc dù đây không phải là tính năng tích hợp trực tiếp và không phải là ứng dụng, để gộp tài liệu bằng Pages và Numbers thông qua AppleScript có tên Pages Data Merge. Bạn có thể tải chương trình này tại đây: Download Pages Data Merge cho Mac
Bắt đầu bằng cách tạo tài liệu Pages để làm mẫu cho tài liệu cần gộp. Trong tài liệu này, bạn có thể thêm tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ IP, ... để tạo các placeholder cho văn bản. Placeholder đơn giản là các phần trong tài liệu chứa nội dung như chữ, hình ảnh, biểu đồ, bảng, ….
Các tham số và dữ liệu sẽ được thay thế bằng dữ liệu bạn muốn gộp. Nếu không có bảng định dạng, hãy nhấp chọn nút Định dạng trên thanh công cụ của Pages và sau đó chọn Thẻ Thêm.
Sau đó, chọn mục đặt chỗ đầu tiên trong menu Định dạng của Pages, chọn Nâng cao => Xác định là Văn bản Đặt chỗ.
Trong bảng Văn bản ở phía bên phải, hãy hiển thị khung Thẻ Kịch bản. Truy cập khung này và nhập tên của địa chỗ - tên đầu tiên, địa chỉ, số điện thoại, tên người thân hoặc bất kỳ thông tin nào bạn muốn sử dụng làm địa chỗ. Lặp lại các bước tương tự với mỗi phần văn bản bạn muốn sử dụng làm địa chỗ.
Tiếp theo, mở Numbers và tạo một bảng tính với các cột tương ứng với mỗi mục bạn đã nhập. Tiêu đề cột không cần phải khớp với tên của địa chỗ bạn đã tạo. Sau đó, chọn tất cả các hàng chứa dữ liệu bạn muốn gộp.
Hướng dẫn Gộp tài liệu bằng Pages and Numbers
Bước 1: Tại mục số 1 như trong hình, chọn Bảng Chọn Số trong menu xuất hiện, sau đó nhấp vào nút Nhập. Thông tin trong cột đầu tiên của tài liệu Numbers sẽ hiển thị trong khu vực Các Mục Ghi Dữ Liệu.
Bước 2: Tại mục số 2, nhấp chọn menu Chọn thẻ cho các mục bảng được chọn ... , trên màn hình bạn sẽ thấy danh sách tất cả các địa chỗ mà bạn đã tạo trên tài liệu Pages. Chọn một địa chỗ liên kết với mục bạn đánh dấu ở bước 1 (chẳng hạn như trong ví dụ chọn là FIRSTNAME). Ở bước này, khi bạn chọn địa chỗ, tên của địa chỗ sẽ hiển thị dưới mục Các Thẻ Đặt Chỗ Đã Gán. Lặp lại các bước tương tự với mỗi mục trong danh sách.
Tại mục số 5, chọn email bản sao của tài liệu đã được gộp tới người nhận. Để thực hiện điều này, bạn cần tạo danh sách địa chỉ email người nhận trong tài liệu Numbers (địa chỉ email giả định trong tài liệu Pages không cần thiết).
Nếu bạn muốn gửi email với kết quả công việc của mình, hãy chọn địa chỉ email hiển thị trong menu danh sách ở bước 1 và bước 2, sau đó nhấp chọn Chỉ định là Địa Chỉ Người Nhận Email. Chữ M sẽ xuất hiện ở bên phải địa chỉ email đã chọn, cho bạn biết rằng địa chỉ này sẽ được sử dụng làm địa chỉ mà bạn gửi thư đến.
Ngoài ra, trong menu xuất hiện ở bước 2, bạn cũng có thể lựa chọn cách đặt tên cho các tài liệu trong quá trình gộp tài liệu bằng Pages and Numbers . Theo mặc định, tên này được thiết lập bằng tên tài liệu Pages, sau đó là một số - Unsolicited Pitch-1, Unsolicited Pitch-2, … .
Tuy nhiên, nếu muốn, bạn có thể thay đổi tên này. Chọn tên người nhận ở bước đầu tiên, sau đó nhấp chọn Chỉ định Để Sử Dụng Cho Đặt Tên File từ menu xuất hiện. Tên của các tài liệu sẽ hiển thị đầu tiên, sau đó là dữ liệu trong khung được lựa chọn - ví dụ, Unsolicited Pitch-Frank và Unsolicited Pitch-Doris
Tại mục số 3, chọn định dạng xuất file - bạn có thể lựa chọn Pages, Word (mã hóa hoặc không), PDF (mã hóa hoặc không), ePub hoặc các tài liệu văn bản chưa được định dạng cho mỗi file được gộp.
Nhấn vào Chọn Thư Mục Xuất File ở mục đánh dấu số 4 và chọn vị trí để lưu bản sao tài liệu đã gộp. Thư mục Pages Data Merge chứa các tài liệu đã gộp của bạn sẽ được tạo ở đây.
Cuối cùng, ở mục được đánh dấu số 5. Như đã nói ở trên, nếu bạn muốn gửi bản sao của tài liệu đã gộp, chỉ cần bật tùy chọn Đính Kèm và nhập tiêu đề thư gửi. Bản sao của tài liệu mà bạn đã gộp sẽ được gửi đến địa chỉ trong tài liệu Numbers.
Cuối cùng, nhấp chọn Bắt Đầu. Sau khi xác nhận bạn muốn tạo các file tài liệu đã gộp, Pages Data Merge sẽ bắt đầu quá trình tạo và xuất các bản sao theo yêu cầu của bạn.
Đó là cách gộp tài liệu bằng Pages and Numbers mà Mytour đã hướng dẫn. Việc gộp tài liệu rất quan trọng để tổng hợp dữ liệu trong một tệp tin, giúp quản lý dễ dàng hơn. Hãy tham khảo thêm cách gộp tài liệu khác trên Mytour như cách gộp văn bản trong Word, hoặc cách gộp file PDF để bổ sung kiến thức của bạn. Nếu có khó khăn hoặc thắc mắc, độc giả có thể để lại ý kiến trong phần bình luận dưới đây, Mytour sẽ giải đáp sớm nhất có thể.
