Buzz
Mô hình quản lý thời gian (Time Management Matrix) được giới thiệu bởi Stephen R. Covey – tác giả của cuốn sách 7 Thói Quen của Người Thành Đạt.
Đây là phương pháp phân loại công việc theo bốn nhóm: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp. Bằng cách phân loại công việc vào từng nhóm này, bạn có thể xác định rõ công việc nào cần được ưu tiên và hoàn thành trước, và công việc nào có thể đợi hoặc loại bỏ.
- Quan Trọng và Khẩn Cấp: Là những việc cần phải làm ngay, ảnh hưởng lớn đến bạn hoặc người khác. Ví dụ: Deadline của bài thuyết trình là ngày mai, CV cần được gửi trước khi hết hạn, bài kiểm tra vào ngày mai, báo cáo phải hoàn thành.
Cách giải quyết với nhóm công việc này là: hành động ngay lập tức!
- Công Việc Quan Trọng Nhưng Không Gấp: Đây là những nhiệm vụ có tác động đến tương lai nhưng không cần phải hoàn thành ngay lập tức – chúng cần được lập kế hoạch. Ví dụ: tập thể dục, tự học, lên kế hoạch cá nhân, dọn dẹp phòng...
Đối với nhóm công việc này, bạn cần phải lên kế hoạch hợp lý để thực hiện.
- Công Việc Không Quan Trọng Nhưng Gấp: Đây là những việc không quan trọng nhưng cần phải xử lý ngay. Ví dụ: trả lời cuộc gọi từ đồng nghiệp/bạn bè, phản hồi tin nhắn trong nhóm, nhận đơn hàng từ shipper đang chờ giao...
Nhiều người thường ưu tiên nhóm công việc này vì cảm giác cần thiết và không thể bỏ qua. Tuy nhiên, dành quá nhiều thời gian cho công việc này thường làm bạn cảm thấy lãng phí thời gian – không làm được gì cả.
Nhóm công việc này cần được xem xét để thực hiện ngay hoặc giao cho người khác thực hiện.
- Công Việc Không Quan Trọng Và Không Gấp: Nhóm công việc này được ưu tiên cuối cùng và có thể bỏ qua. Bạn không cần phải làm chúng hoặc có thể hoàn thành chúng khi rảnh rỗi. Ví dụ: lướt Facebook, xem video giải trí, tham gia trò chuyện trong nhóm...
Nhóm công việc này nên được thu gọn nếu có thể, vì chúng không đem lại lợi ích cho tương lai và không cần thiết.
