Sử dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý nói chung và kế toán nói riêng tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, mức độ sử dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp.

Tổ chức công việc kế toán kết hợp với ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Tổ chức và áp dụng hệ thống chứng từ kế toán

Sử dụng mẫu chứng từ kế toán đa dạng hơn. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều sử dụng các mẫu chứng từ được thiết kế đa dạng trên phần mềm kế toán, giúp linh hoạt hơn trong việc xử lý các nội dung chứng từ.

Đồng thời, chưa có doanh nghiệp nào thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ in từ máy tính trước khi ký (chưa hợp lệ) và sau khi ký (đã hợp lệ) khi sử dụng phần mềm kế toán, mỗi doanh nghiệp thiết kế chứng từ theo hướng dẫn riêng, không linh hoạt trong việc điều chỉnh cho từng công việc cụ thể.

Thực hiện và xử lý quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Trong việc lập chứng từ kế toán, hầu hết các doanh nghiệp đều tuân thủ quy định của chế độ kế toán và phù hợp với yêu cầu của quản lý và các bên liên quan. Tuy nhiên, trong quá trình xử lý và luân chuyển chứng từ, các doanh nghiệp thường không có kế hoạch cụ thể cho việc này, dẫn đến việc chứng từ được luân chuyển đến các phòng ban tùy thuộc vào thói quen của kế toán.

Tổ chức và áp dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng đắn

Đối với hệ thống tài khoản kế toán, các doanh nghiệp thường tuân thủ chế độ, sử dụng các tài khoản tổng hợp theo quy định và tự tạo các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của mình. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp tạo quá nhiều tài khoản chi tiết, đến mức quản lý các nghiệp vụ kinh tế trở nên phức tạp, không linh hoạt trong việc xử lý số liệu thực tế.

Lựa chọn và sắp xếp hình thức kế toán và sổ kế toán

Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng hình thức kế toán máy dựa trên mô phỏng hình thức sổ kế toán thủ công, nhằm tạo ra bộ sổ kế toán theo quy định của hình thức đã chọn. Theo khảo sát, hình thức sổ nhật ký chung là phổ biến nhất (khoảng 80%), và 93,4% doanh nghiệp xác định rằng sổ nhật ký chung đáp ứng được nhu cầu quản lý của họ.

Ngoài ra, về báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mặc dù không bắt buộc nhưng một số doanh nghiệp vẫn không lập. Có doanh nghiệp chỉ lập BCTC (chiếm 61,8%), hoặc lập BCTC và một số báo cáo quản trị (chiếm 34,1%), và chỉ có 4,1% doanh nghiệp lập đầy đủ BCTC và báo cáo quản trị.

Tổ chức bộ máy kế toán trong bối cảnh áp dụng công nghệ thông tin

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay đang dần chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp, tuy nhiên, vẫn còn một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm tin học văn phòng cơ bản (MS Office) khá cao. Đồng thời, trình độ cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp cũng còn hạn chế. Theo khảo sát, khoảng 2/3 sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học uy tín cho biết họ cần được đào tạo, hướng dẫn lại khi làm việc kế toán.

Giải pháp áp dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán

Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Doanh nghiệp cần chọn lọc chứng từ kế toán phù hợp với hoạt động của mình, và việc tổ chức lập chứng từ phải tuân thủ đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán để đảm bảo tính chính xác trong ghi sổ kế toán. Trong trường hợp xảy ra sai sót, kế toán cần phải tuân thủ quy định pháp luật về việc lập chứng từ sửa đổi, bổ sung.

Về lựa chọn hình thức kế toán và sổ kế toán

Doanh nghiệp cần linh hoạt trong việc áp dụng các hình thức kế toán, đặc biệt là khi sử dụng hình thức Nhật ký – chứng từ vì khi thực hiện kế toán trên máy tính thì hình thức này trở nên phức tạp, dẫn đến số liệu kế toán không đáng tin cậy. Để đảm bảo thông tin được bảo mật, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống bảo mật cho máy tính, kiểm tra hệ thống máy tính định kỳ và thực hiện in các sổ chi tiết và sổ tổng hợp cũng như các báo cáo để lưu trữ dữ liệu của mình.

Về tổ chức báo cáo tài chính

Trong việc lập báo cáo tình hình tài chính, đặc biệt là thuyết minh BCTC, doanh nghiệp cần kết hợp số liệu tự động từ phần mềm và làm thủ công để thông tin trên bản thuyết minh rõ ràng, đáng tin cậy hơn. Cũng cần chú ý đến các báo cáo quản trị, là cơ sở để quản lý phân tích và đưa ra quyết định.

Về tổ chức công tác kế toán

Việc quan trọng trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là xác định hệ thống các đối tượng kế toán và mã hóa chúng. Để mã hóa đối tượng cần quản lý, nên chia thành 2 mức độ: đơn giản và phức tạp (kết hợp) sử dụng phương pháp mã hóa logic, bền vững, phát triển.

Kiểm soát quá trình xử lý và thông tin đầu ra phải tích hợp với nhu cầu sử dụng thông tin, đảm bảo an toàn dữ liệu và thông tin nhạy cảm, số tổng kiểm soát trong giới hạn và tăng cường an toàn hệ thống mạng khi chuyển giao thông tin trên mạng máy tính.