Buzz
Excel là phần mềm đa tính năng và tiện ích, và một trong những tính năng nổi bật là Flash Fill, công cụ tự động xử lý văn bản. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng Flash Fill của Excel, hãy đọc bài viết này!
I. Flash Fill là gì? Lợi ích của việc sử dụng Flash Fill trong Excel
Flash Fill trong Excel là công cụ hữu ích và tiện lợi giúp bạn thực hiện các thao tác lặp lại một cách nhanh chóng.
Ngoài việc lặp lại các thao tác, Flash Fill còn tự động hiểu và thực hiện các thao tác tiếp theo mà không cần bạn làm gì thêm.
Ngoài ra, Flash Fill còn hỗ trợ trong các trường hợp sau:
- Xử lý dữ liệu dài và phức tạp.
- Xử lý nhiều chuỗi dữ liệu có kích thước và độ dài khác nhau.
- Tách số, chữ, ngày, tháng, năm trong văn bản tự động.
II. Các chức năng của Flash Fill trong Excel
1. Tách họ/ tên đệm/ tên tự động
Trong chức năng này, chúng ta sử dụng Flash Fill để phân tách Họ và Tên của nhân viên từ bảng dữ liệu dưới đây thành 3 cột riêng biệt: Họ, Tên đệm, và Tên một cách tự động.
Ví dụ
Bước 1: Nhập Họ, Tên đệm, và Tên của nhân viên đầu tiên vào 3 cột như trong hình dưới đây.
Nhập Họ, Tên đệm, và Tên của nhân viên đầu tiên vào 3 cột như dưới đây
Bước 2: Chọn ô Họ sau khi đã tách > Chọn tab Dữ liệu > Đến bộ công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.
Chọn ô Họ đã tách > Chọn tab Dữ liệu > Đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu
Bước 3: Excel sẽ tự động tách các Họ còn lại cho các ô phía dưới và bạn chỉ cần lặp lại thao tác tương tự cho cột Tên đệm và Tên là bạn đã tách thành công Họ và Tên thành 3 cột cực kỳ nhanh chóng.
Kết quả
2. Gộp họ/ tên đệm/ tên thành một
Trái ngược với ví dụ trước, trong ví dụ này, chúng ta sẽ thực hiện việc kết hợp 3 cột Họ, Tên đệm, và Tên thành một cột duy nhất với Họ và tên hoàn chỉnh.
Ví dụ
Bước 1: Ở ô cần nhập tên nhân viên đầu tiên > Nhập đầy đủ Họ và tên như trong hình.
Ở ô cần nhập tên nhân viên đầu tiên > Nhập đầy đủ Họ và tên
Bước 2: Chọn ô Họ và tên đã được gộp > Chọn tab Dữ liệu
Chọn ô Họ và tên đã được gộp > Chọn thẻ Dữ liệu > Đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu
Bước 3: Excel sẽ tự động nhận diện và gộp Họ và tên ở tất cả các ô còn lại trong bảng dữ liệu hiện đang xử lý.
Kết quả
3. Tách số từ chuỗi văn bản
Trong trường hợp bạn có một dãy dữ liệu gồm nhiều chữ và chỉ có một dãy số ở giữa, bạn cũng có thể sử dụng Flash Fill để tách số ra khỏi chuỗi dữ liệu đó.
Ví dụ: Chúng ta có một bảng dữ liệu gồm các ký tự và số xen kẽ nhau như trong hình dưới đây.
Ví dụ
Ví dụ
Trong ví dụ này, phần số giữa các ký tự không đồng đều, vì vậy việc tách thủ công từng số hoặc sử dụng hàm MID và hàm LEN sẽ tốn công sức và thời gian. Cách nhanh nhất là sử dụng Flash Fill.
Bước 1: Nhập số đầu tiên cần tách vào ô Mã số như hình dưới đây.
Nhập số đầu tiên cần tách vào ô Mã số như hình dưới đây
Bước 2: Chọn ô Mã số vừa nhập > Chọn thẻ Dữ liệu > Đi đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.
Chọn ô Mã số đã nhập > Chọn thẻ Dữ liệu > Đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu
Bước 3: Kết quả sẽ là việc bạn tự động tách được tất cả các số từ dãy dữ liệu bên dưới một cách nhanh chóng, mặc dù chúng không giống nhau về độ dài và dạng số.
Kết quả
4. Sử dụng Flash Fill để tách ngày/ tháng/ năm
Ngoài việc xử lý dữ liệu văn bản, bạn cũng có thể sử dụng Flash Fill để tách các phần từ thời gian, ngày, tháng, năm.
Ví dụ: Trong bảng dữ liệu dưới đây, chúng ta có các ngày, tháng, năm. Mục tiêu ở đây là tách riêng năm từ các phần dữ liệu liên quan.
Ví dụ
Bước 1: Nhập số năm cần tách vào ô Năm như hình dưới đây.
Nhập số năm cần tách vào ô Năm như hình dưới đây
Bước 2: Chọn ô Năm đã được tách > Chọn thẻ Dữ liệu > Đi đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.
Chọn ô Năm đã tách > Chọn thẻ Dữ liệu > Đi đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu
Bước 3: Kết quả sẽ là việc bạn tự động tách được tất cả các số năm trong bảng dữ liệu thành một cột riêng biệt như hình dưới đây. Thật đơn giản phải không nào.
Kết quả
5. Tạo dãy Email tự động bằng Flash Fill trong Excel
Ngoài những ứng dụng trên, Flash Fill còn giúp bạn tự động tạo dãy Email khi bạn đã có tên và họ của người sử dụng.
Bước 1: Nhập đúng định dạng Email là Tên.Họ@hcm.edu.vn như hình dưới đây.
Nhập đúng định dạng Email là Tên.Họ@hcm.edu.vn như hình dưới đây
Bước 2: Chọn ô Email đã nhập > Chọn thẻ Dữ liệu > Đi đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.
Chọn ô Email đã nhập > Chọn thẻ Dữ liệu > Đi đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu
Chọn ô Email đã nhập > Chọn thẻ Dữ liệu > Đi đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu
Bước 3: Kết quả sẽ là bạn có được 1 dãy Email với đúng định dạng cho các ô còn lại trong bảng.
Kết quả
III. Những hạn chế của Flash Fill trong Excel
1. Flash Fill có thể hiểu sai ý của bạn
Đúng vậy, Flash Fill có thể là công cụ hỗ trợ tốt nhưng cũng có những trường hợp nó không thể xử lý được, như ví dụ dưới đây.
Ví dụ: Bạn có một chuỗi dữ liệu chứa cả chữ cái và số (bao gồm số nguyên và số thập phân). Bạn muốn trích xuất các số như 130, 50, 26.2,... từ chuỗi này. Hãy xem Flash Fill thực hiện như thế nào.
-800x450.jpg)
Ví dụ
Ví dụ
Bước 1: Trước hết, hãy nhập số từ văn bản thứ nhất vào một ô như hình minh họa.
Trước tiên, hãy nhập số từ văn bản thứ nhất vào một ô.
Bước 2: Nhấp vào ô chứa số vừa nhập > Chọn thẻ Dữ liệu > Đi đến công cụ Dữ liệu > Chọn Tự động điền nhanh để tự động điền dữ liệu.
Nhấp vào ô Email vừa nhập > Chọn thẻ Dữ liệu > Đi đến công cụ Dữ liệu > Chọn Tự động điền nhanh để tự động điền dữ liệu.
Nhấp vào ô Email vừa nhập > Chọn thẻ Dữ liệu > Đi đến công cụ Dữ liệu > Chọn Tự động điền nhanh để tự động điền dữ liệu.
Bước 3: Kết quả hiển thị có thể không như mong đợi, do dấu . được Excel hiểu là ký tự chứ không phải số, nên các số trước dấu chấm sẽ bị sai lệch.
Kết quả hiển thị có thể không như mong đợi của bạn.
Bước 4: Để giải quyết vấn đề này, bạn chỉ cần thay đổi ô B4 thành 26.2, sau đó Excel sẽ tự động cập nhật dữ liệu dưới theo yêu cầu.
-800x450.jpg)
Kết quả sau khi đã xử lý
2. Flash Fill không thể tự động thay đổi dữ liệu
Kết quả mà Flash Fill cung cấp cho mọi trường hợp là cố định, ở định dạng văn bản và không thay đổi khi dữ liệu ban đầu thay đổi và thực hiện Flash Fill lại. Do đó, công cụ này thích hợp cho việc xử lý các dạng dữ liệu cố định.
Như trong ví dụ dưới đây, tôi đã thay đổi một số trong dữ liệu, nhưng phần được tách bởi Flash Fill vẫn không thay đổi.
Flash Fill không thể tự động thay đổi dữ liệu
Và đó là cách sử dụng Flash Fill để điền nhanh trong Excel một cách chi tiết, có ví dụ dễ hiểu. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công!
