Buzz
Format Painter là công cụ linh hoạt, giúp bạn mô phỏng định dạng văn bản và font chữ một cách dễ dàng. Hãy khám phá cách sử dụng trong bài viết này.
1. Hiển thị công cụ Format Painter trên Word, Excel
1.1. Trên Word, Excel từ phiên bản 2007 trở đi
Đối với phiên bản Office 2007 trở lên, công cụ Format Painter đã được đặt trong mục Clipboard, xuất hiện ở góc ngoài cùng phía tay trái. Nếu bạn không thấy công cụ này, hãy áp dụng hướng dẫn dưới đây để hiển thị Format Painter.
Bước 1: Chuột phải vào thanh Ribbon (1) => Customize the Ribbon… (2).
Bước 2: Vì Microsoft không cho phép thêm công cụ vào các nhóm sẵn có, bạn cần tạo một nhóm mới. Click vào New Group (1) => Click vào Group mới tạo (2) => Chọn công cụ Format Painter (3) => Add (4).
Sau đó, bạn click vào OK để lưu lại thay đổi.
Bước 3: Để sử dụng Format Painter, bạn chỉ cần nhấp chuột vào công cụ này và bắt đầu sử dụng.
1.2. Trong Word, Excel 2003
Bước 1: Click vào mũi tên (1) ở góc ngoài cùng bên phải. Tiếp theo, click vào Add or Remove Buttons
Bước 2: Để sử dụng Format Painter, bạn chỉ cần nhấp chuột vào công cụ Format Painter trên thanh công cụ và bắt đầu sử dụng.
2. Sử dụng Format Painter cho Excel
Sao chép định dạng cho một hoặc nhiều ô
Bước 1: Chạm vào ô nguồn cần sao chép (1) => chọn Format Painter (2) => quét lên ô đích cần sao chép nội dung (3).
Sau đó, ô dữ liệu sẽ giữ lại định dạng giống như ô nguồn với font chữ và màu sắc, căn lề.
Bước 2: Trong trường hợp bạn muốn áp dụng định dạng từ 1 ô dữ liệu gốc cho nhiều ô dữ liệu đích khác nhau, bạn chỉ cần chọn ô dữ liệu gốc (1) => click vào Format Painter (2). Để sao chép định dạng cho nhiều ô, giữ chuột trái và vẽ khoanh vùng quanh các ô cần thay đổi (3).
Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy nhiều ô mới giữ nguyên định dạng giống như ô gốc.
Sao chép định dạng cho toàn bộ hàng, cột
Bước 1: Để sao chép định dạng cho cột, hãy click vào chữ cái đầu của cột (1) để chọn cột mẫu. Sau đó, vào Format Painter (2) và quét lên cột đích (3). Bạn cũng có thể sao chép cho nhiều cột bằng cách vẽ khoanh vùng quanh các cột khác nhau.
Sau khi hoàn thành, định dạng của cột sẽ được sao chép giống với cột gốc.
Bước 2: Để sao chép định dạng của hàng, hãy click vào số trước các hàng (1) để chọn toàn bộ hàng gốc. Sau đó, vào menu Format Painter (2) => quét lên hàng đích (3).
Sau khi hoàn tất, hàng mới sẽ có định dạng tương tự hàng gốc.
3. Sử dụng Format Painter cho Word
Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột đến văn bản gốc cần sao chép định dạng (1). Sau đó, nhấp chuột vào công cụ Format Painter (2).
Bước 2: Quét đoạn văn bản đích cần sao chép định dạng.
Sau khi hoàn tất, đoạn văn bản thứ 2 sẽ giữ nguyên định dạng giống như đoạn văn bản 1.
4. Sử dụng phím tắt Format Painter
4.1. Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + C và Ctrl + Shift + V
- Di chuyển chuột đến nội dung nguồn
- Nhấn Ctrl + Shift + C để sao chép định dạng
- Bôi đen đến vùng văn bản cần sao chép
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + V để áp dụng định dạng vùng văn bản sao chép
4.2. Sử dụng phím tắt trên Ribbon (áp dụng cho Word, Excel từ phiên bản 2007 trở đi)
- Di chuyển chuột đến văn bản nguồn để lấy định dạng
- Bạn ấn lần lượt từng phím sau: Alt => H => F => P
Trong quá trình sử dụng: Alt sẽ kích hoạt menu nhanh bằng phím tắt
+ H được sử dụng để mở menu Home
+ F,P là phím tắt cho công cụ Format Painter
- Hãy bôi đen vùng văn bản đích để sao chép định dạng
Dưới sự hướng dẫn này, bạn sẽ phát hiện rằng công cụ Format Painter không chỉ hữu ích mà còn dễ sử dụng trên cả Word và Excel. Chúc các bạn thành công và mãn nhãn!
