Sử dụng hàm DATEDIF tính khoảng thời gian trong Excel

Hàm DATEDIF là gì?

Hàm DATEDIF là hàm sử dụng để đo lường sự chênh lệch giữa 2 giá trị thời gian. Cụ thể, nó được dùng để tính khoảng cách giữa hai dữ liệu ngày, tháng, năm và trả về một giá trị là số ngày tương ứng.

Công thức hàm DATEDIF trong Excel

Công thức hàm DATEDIF trong Excel có dạng =DATEDIF(ngày_bắt_đầu, ngày_kết_thúc, đơn_vị)

Trong đó:

• Ngày_bắt_đầu: Ngày bắt đầu cần xem xét trong phép tính. Lưu ý dữ liệu đầu vào phải có định dạng theo kiểu Date.
• Ngày_kết_thúc: Ngày kết thúc cần xem xét trong phép tính. Tương tự, dữ liệu đầu vào cũng phải có định dạng theo kiểu Date.
• Đơn_vị: Viết tắt của đơn vị thời gian cho kết quả trả về. Trong trường hợp này, bạn có thể lựa chọn các cách hiển thị sau:

  • “D”: Trả về kết quả làm tròn theo ngày
  • “M”: Trả về kết quả làm tròn theo tháng
  • “Y”: Trả về kết quả làm tròn theo năm
  • “MD”: Trả về kết quả chênh lệch theo ngày, bỏ qua tháng và năm của ngày.
  • 'YM': Trả về kết quả chênh lệch theo tháng, bỏ qua ngày và năm của tháng.
  • “YD”: Trả về kết quả chênh lệch theo ngày, bỏ qua năm của ngày.

Các đối số trên là bắt buộc. Ngoài ra, hãy chú ý khi sử dụng đơn vị định dạng “MD”, tiêu chuẩn này dường như mặc định rằng hai ngày cùng tháng và năm. Do đó, trong một số trường hợp, phép tính có thể bị nhầm lẫn.

Cách sử dụng hàm DATEDIF trong Excel

Để hiểu rõ cách sử dụng hàm DATEDIF trong Excel, bạn có thể tham khảo những ví dụ sau đây.

• Sử dụng độc lập
  Bạn chỉ cần thay đổi đối số Đơn_vị theo ý muốn của mình. Tuy nhiên, hãy lưu ý trong trường hợp sử dụng đối số MD - trả về kết quả chênh lệch theo ngày mà không quan tâm đến tháng và năm. Chính vì lý do này, phép tính đã gặp sự nhầm lẫn khi có sự trùng lặp giữa ngày 21/12 và 21/3, dẫn đến kết quả sai là 0.

• Kết hợp 3 phương thức
  Để có kết quả chính xác về chênh lệch ngày tháng năm giữa Ngày_bắt_đầu và Ngày_kết_thúc, bạn có thể kết hợp 3 phương thức một cách linh hoạt.
  Với công thức =DATEDIF(A2,B2,'Y')&' năm '& DATEDIF(A2,B2,'YM')&' tháng '&B2-DATE(YEAR(B2),MONTH(B2),1)&' ngày'

Những vấn đề thường gặp khi sử dụng hàm DATEDIF

Vì đặc tính của dữ liệu định dạng ngày tháng, khi sử dụng công thức DATEDIF có thể gặp phải những lỗi gây khó khăn trong việc đạt được kết quả mong muốn. Dưới đây là hai lỗi phổ biến và cách khắc phục hiệu quả.

Lỗi #VALUE! của hàm DATEDIF

Lỗi #VALUE! xuất hiện khi công thức hoặc ô tham chiếu có giá trị không phù hợp. Trong quá trình sử dụng hàm DATEDIF, lỗi #VALUE! thường xuất phát từ việc định dạng ngày tháng năm của hệ điều hành không tương thích với định dạng nhập của Excel.

Trong tình huống này, có hai phương án giải quyết:

• Phương án 1: Bạn nên tự chủ động điều chỉnh định dạng nhập theo đúng cấu trúc của hệ điều hành. Ví dụ, nếu bạn nhập theo định dạng DD/MM/YY - ngày tháng năm bị lỗi, hãy thay đổi sang MM/DD/YY.

• Phương án 2: Thay đổi định dạng ngày tháng năm của hệ điều hành trong Control Panel.

Kết quả cuối cùng sẽ là như vậy

Một mẹo nhỏ để xác nhận tính đúng đắn của dữ liệu ngày tháng năm bạn nhập là sau khi nhập, dữ liệu sẽ tự động căn lề về phía trái.

Hàm DATEDIF báo lỗi #NUM!

Khi sử dụng hàm DATEDIF, lỗi #NUM! xuất hiện khi dữ liệu ngày bắt đầu lớn hơn ngày kết thúc do sai sót trong quá trình nhập liệu. Trong trường hợp này, hãy kiểm tra và nhập lại thông tin.

Dưới đây là bản tổng hợp của Mytour giúp bạn sử dụng hàm DATEDIF trong Excel. Bạn có thể áp dụng những mẹo nhỏ này để hoàn thành các nhiệm vụ văn phòng một cách hiệu quả.