Sử dụng Hàm IF và IFS Trong Excel: Ví dụ và Hướng Dẫn Chi Tiết

Hàm IF là một trong những hàm quan trọng trong Excel, có thể áp dụng độc lập hoặc kết hợp với các hàm khác. Bạn đã biết cách sử dụng hàm IF chưa? Nếu chưa, hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách sử dụng hàm IF và IFS trong Excel ngay bây giờ!

I. Hướng Dẫn Sử Dụng Hàm IF Trong Excel

1. Ý nghĩa của Hàm IF là gì?

Hàm IF là một trong những công cụ quan trọng nhất trong Excel, cho phép bạn thực hiện kiểm tra điều kiện và trả về giá trị dựa trên kết quả kiểm tra đó.

Do đó, Hàm IF có thể cho ra hai kết quả khác nhau. Nếu điều kiện kiểm tra là đúng, công thức sẽ trả về giá trị mà bạn đã chỉ định; nếu điều kiện kiểm tra là sai, công thức sẽ trả về giá trị mà bạn đã chỉ định.

2. Công thức của Hàm IF

Trước khi bắt đầu với công thức khô khan, hãy hồi tưởng về những kỷ niệm ngọt ngào của tuổi thơ và cùng mẹ đi mua trứng gà nhé!

Một ví dụ thú vị về cuộc sống cho Hàm IF

Chắc chắn bạn đã từng được mẹ giao nhiệm vụ đi mua trứng gà! Và trước khi ra ngoài, mẹ luôn nhắc nhở: 'Con nhớ mẹ muốn trứng gà ở quán A nha, nếu không có thì đừng mua nhé!'

Và sau đó, chúng ta nhanh chóng thực hiện nhiệm vụ và đi mua trứng gà với quy trình đơn giản: Kiểm tra trứng gà ở quán A > Nếu có trứng gà, mua ngay > Nếu không có, thì quay về và không mua.

Mô phỏng như Hàm IF, chúng ta có một chuỗi công việc như sau:

• Đi mua trứng gà = Biểu thức so sánh (logical_test).

Đây là điều kiện quyết định là cần phải tìm và mua trứng gà, và dưới đây là biểu thức của việc đi mua trứng gà.

Ví dụ cụ thể về Hàm IF dựa trên thực tế, giúp dễ nhớ hơn

• Nếu có trứng gà thì mua > Giá trị đúng của điều kiện (value_if_true)

Khi đã tìm thấy trứng gà và đáp ứng yêu cầu của mẹ, chúng ta sẽ mua, điều này có thể được hiểu là điều kiện đúng của biểu thức và việc phải đi mua trứng gà cho mẹ.

Ví dụ minh họa cho hàm if với điều kiện đúng

• Nếu không có trứng gà thì không mua > Giá trị sai của điều kiện (value_if_false)

Nếu không có trứng thì không mua và về nhà, có thể hiểu là điều kiện sai của yêu cầu mẹ khi đi mua trứng gà.

Ví dụ minh họa cho điều kiện sai của hàm if

Như vậy chúng ta có công thức hàm If như sau:

=IF(Biểu thức so sánh, giá trị đúng của điều kiện, giá trị sai của điều kiện)

=IF(dieu_kien_logic, gia_tri_dung, gia_tri_sai)

ví dụ về công thức hàm if

Chúng ta hoàn thành nhiệm vụ mà mẹ giao và cũng tìm hiểu xong về công thức hàm if.

3. Các phép so sánh số học trong hàm IF

Khi tạo điều kiện kiểm tra với hàm IF, bạn có thể sử dụng bất kỳ dấu so sánh sau đây:

Dấu so sánh trong hàm IF

4. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: So sánh thực tế với ngân sách của công ty A để đánh giá trạng thái như sau:

=IF(C2>B2,'Vượt ngân sách','Trong ngân sách')

Giải thích:

• C2 là giá trị thực tế là 921.58
• B2 là giá trị ngân sách là 800.00
• Khi C2>B2, điều kiện đúng là 'Vượt ngân sách'. Ngược lại, nếu không, kết quả sẽ là 'Trong ngân sách'.

Ví dụ đơn giản

Ví dụ 2: Để xác định giá trị vượt ngân sách, ta có thể lồng công thức toán học vào giá trị đúng hoặc sai như sau:

Cách sử dụng:

Trong đó:

• C2: Thực tế là 921.58
• B2: Ngân sách là 800.00
• Nếu C2>B2, hệ thống sẽ tính C2-B2 và hiển thị kết quả. Ngược lại, sẽ hiển thị 0 hoặc không hiển thị.

Sử dụng toán học trong hàm IF

Video minh họa:

II. Sử dụng hàm IFS

Hàm IFS giúp kiểm tra nhiều điều kiện và trả về giá trị đầu tiên thỏa mãn. Điều này làm cho việc viết và đọc công thức dễ dàng hơn nhiều, khi mỗi điều kiện và kết quả tương ứng được ghi trong một chuỗi công thức.

1. Công thức của hàm IFS

=IFS(dieukien1, ketqua1, [dieukien2, ketqua2], [dieukien3, ketqua3],…)

III. Một số ví dụ minh họa

1. Bài tập IF đơn giản

Xét điểm IELTS để đánh giá đạt điều kiện tốt nghiệp của các sinh viên sau:

• Sinh viên có điểm trên 4 xếp loại 'Đạt'. Ngược lại xếp 'Không đạt'.

Ta có công thức IF đơn giản như sau: =IF(B2>=4;'Đạt';'Không đạt')

Bước 1: Gõ công thức vào ô tính (1) hoặc chọn ô tính rồi nhập trên thanh công thức (2).

Nhập công thức vào ô tính hoặc thanh công thức

Bước 2: Điền đầy đủ công thức vào ô tính. Trong Google Spreadsheets, kết quả sẽ tự động hiển thị khi bạn nhập đúng công thức.

Nhập công thức

Bước 3: Để áp dụng công thức cho các ô bên dưới, chọn ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô tính (1), sau đó giữ chuột kéo xuống đến ô cuối cùng bạn muốn áp dụng công thức (2).

Áp dụng công thức cho các ô khác

Sau khi áp dụng công thức, các ô bạn chọn sẽ tự động hiển thị kết quả dựa trên công thức bạn đã áp dụng.

Kết quả bài tập

2. Bài tập kết hợp hàm IF và hàm IFS

Bài tập 1: Phân loại học lực của các sinh viên dựa trên điểm trung bình sau:

• Sinh viên có điểm trung bình từ 9 điểm trở lên sẽ được xếp loại 'Giỏi'.
• Sinh viên có điểm trung bình từ 7 điểm đến dưới 9 điểm sẽ được xếp loại 'Khá'.
• Sinh viên có điểm trung bình từ 5 điểm đến dưới 7 điểm sẽ được xếp loại 'Trung bình'.
• Sinh viên có điểm trung bình dưới 5 điểm sẽ được xếp loại 'Yếu'.

Từ các điều kiện trên, ta có thể sử dụng công thức kết hợp hàm IF và hàm IFS như sau:

Hãy kiểm tra điểm của bạn và xem bạn được xếp loại như thế nào!

Bài tập thú vị về hàm IF

Bài tập 2: Xếp loại rèn luyện

Dựa vào điểm rèn luyện của bạn, bạn sẽ được xếp vào một trong các loại sau:

Dựa vào các điều kiện, chúng ta có thể tạo ra một công thức IFS như sau:

Bài tập thú vị về hàm IFS

Thực hành với hàm IFS

IV. Những sai lầm phổ biến

1. Khi kết quả hiển thị là 0 (không)

Cách xử lý: Kiểm tra lại giá trị của value_if_true hoặc value_if_false. Nếu một trong hai không có giá trị, thêm hai lần dấu nháy '' vào đó để hiển thị kết quả đúng.

2. Khi kết quả hiển thị là #NAME?

Để khắc phục lỗi này, hãy kiểm tra cú pháp và dấu ngoặc của công thức để sửa chính tả.

Qua hướng dẫn sử dụng hàm IF và IFS trong Excel, bạn sẽ thu thập thêm kiến thức về hàm điều kiện phổ biến và áp dụng dễ dàng trong công việc. Hãy chia sẻ kiến thức này để giúp bạn bè và chúc bạn thành công!