Sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel mà không cần sử dụng database

Buzz

Đọc tóm tắt

- VLOOKUP trong Excel cho phép trích xuất thông tin từ bảng tính dựa trên một mã định danh duy nhất, không cần đến cơ sở dữ liệu.
- Bài viết hướng dẫn cách sử dụng VLOOKUP khi không có database.
- Nó giúp xác định tỷ lệ hoa hồng dựa trên doanh số bán hàng, sử dụng hàm IF để quyết định tỷ lệ hoa hồng tùy thuộc vào mức doanh số.
- Cuối cùng, bằng cách sử dụng VLOOKUP, bạn có thể dễ dàng áp dụng các mức hoa hồng khác nhau vào số liệu doanh số.

VLOOKUP trong Excel giúp bạn rút trích thông tin từ cơ sở dữ liệu trong một ô trên bảng tính cục bộ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng VLOOKUP mà không cần database.

Khi làm việc với database, VLOOKUP sử dụng một mã định danh duy nhất để xác định bản ghi dữ liệu cần tìm trong database (ví dụ: mã sản phẩm hoặc ID khách hàng). Mã định danh này phải tồn tại trong cơ sở dữ liệu, nếu không VLOOKUP sẽ trả về lỗi.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét trường hợp mã định danh không tồn tại trong database. Nói cách khác, VLOOKUP có khả năng cung cấp dữ liệu bạn đang tìm kiếm.

Bài viết này sẽ minh họa một ví dụ thực tế - việc tính tiền hoa hồng dựa trên doanh số bán hàng. Chúng ta sẽ bắt đầu với một tình huống đơn giản, sau đó dần phức tạp hơn cho đến khi chỉ còn giải pháp duy nhất là sử dụng VLOOKUP.

Tình huống cụ thể như sau: Một nhân viên bán hàng có doanh số trên 30.000 USD trong năm, sẽ được hoa hồng 30%. Nếu không, hoa hồng của họ chỉ là 20%. Lúc này, bạn có một bảng tính khá đơn giản:

Để sử dụng bảng tính này, nhân viên bán hàng phải nhập số liệu vào ô B1. Công thức trong ô B2 sẽ tính tỷ lệ hoa hồng mà họ nhận được. Con số này sẽ được sử dụng trong ô B3 để tính tổng hoa hồng mà nhân viên bán hàng kiếm được (nhân B1 với B2).

Ô B2 chứa phần thú vị nhất của bảng tính này - công thức quyết định tỷ lệ hoa hồng sử dụng: dưới hoặc trên mức 30.000 USD. Công thức này sử dụng hàm IF trong Excel:

IF(condition, giá trị nếu đúng, giá trị nếu sai)

Điều kiện là biểu thức đánh giá đúng (true) hoặc false (sai). Trong ví dụ này, điều kiện là biểu thức B1 (có thể hiểu là B1 nhỏ hơn B5? hay tổng doanh số bán hàng có thấp hơn mức quy định không?). Nếu câu trả lời là có (true), chúng ta sẽ sử dụng giá trị nếu đúng của hàm này, cụ thể ở đây là B6 - tỷ lệ hoa hoa hồng nếu tổng doanh số nằm dưới ngưỡng đó. Nếu câu trả lời cho câu hỏi này là “không” (false), chúng ta sẽ sử dụng giá trị nếu sai của hàm, cụ thể là ô B7 - tỷ lệ hoa hồng nếu tổng doanh số dưới mức quy định.

Như bạn thấy, tổng doanh số 20.000 USD cho chúng ta tỷ lệ hoa hồng 20% trong ô B2. Nếu nhập giá trị 40.000 USD, chúng ta sẽ có con số khác:

Bây giờ chúng ta sẽ làm nó phức tạp hơn. Nếu nhân viên bán hàng kiếm được hơn 40.000 USD, tỷ lệ hoa hồng của họ sẽ tăng lên 40%.
Trong thế giới thực, ví dụ này dễ hiểu, nhưng ở ô B2 trong công thức này sẽ phức tạp hơn. Nếu bạn quan sát kỹ, bạn sẽ thấy tham số thứ ba của hàm IF gốc (giá trị nếu sai) giờ đây hoàn toàn là một hàm IF. Đây được gọi là hàm lồng nhau (hàm trong hàm). Nó hoàn toàn hợp lệ trong Excel nhưng khó đọc hiểu hơn.
Chúng ta sẽ không đi sâu vào chi tiết cách thức và lý do tại sao sử dụng hàm này, vì bài viết tập trung vào hướng dẫn VLOOKUP, không phải Excel nói chung.
Quay lại ví dụ. Giả sử nhân viên bán hàng kiếm được hơn 50.000 USD, họ được hưởng 50% hoa hồng và nếu kiếm được hơn 60.000 USD, họ có được 60% hoa hồng không?
Bây giờ công thức trong ô B2 dù chính xác nhưng hầu như không thể đọc được. Không ai cần phải viết công thức tại vị trí các hàm lồng nhau tới 4 cấp. Chắc chắn có một cách đơn giản hơn. Đó là sử dụng VLOOKUP.
Bảng tính giờ sẽ được thiết kế lại một chút. Không có gì thay đổi trong số liệu, ngoài việc sắp xếp chúng theo phong cách bảng nhiều hơn:
Dành một chút thời gian để quan sát bảng và chắc chắn rằng Bảng Tỉ lệ mới này chứa chính xác các mức hoa hồng như đã nói.
Về mặt lý thuyết, chúng ta sử dụng VLOOKUP để tra cứu tổng doanh số bán hàng của một nhân viên (từ B1) trong Bảng Tỉ lệ và kết quả trả về là phần trăm hoa hồng tương ứng. Lưu ý rằng người bán thực sự có thể đạt được doanh số không nằm trong 5 mức trên. Ví dụ: Họ có thể kiếm được 34.988 USD. Hãy xem VLOOKUP giải quyết tình huống này như thế nào nhé.
Chọn ô B2 (nơi mà chúng ta muốn đặt công thức) và thêm hàm VLOOKUP từ tab Formulas.
Bảng Function Arguments cho VLOOKUP. Nhập lần lượt từng đối số, bắt đầu với Lookup_value. Trong trường hợp này là tổng doanh số từ ô B1. Chọn Lookup_value, sau đó nhấp chuột vào ô B1:
Tiếp theo, xác định bảng VLOOKUP để tra cứu dữ liệu bên trong. Ở đây chắc chắn là Bảng Tỷ lệ. Chọn Table_array, sau đó “highlight” toàn bộ bảng tỷ lệ - trừ các tiêu đề:
Sau đó, phải xác định cột trong bảng chứa thông tin mà công thức muốn trả về dữ liệu tỷ lệ hoa hồng, nằm ở cột thứ hai. Do đó, nhập 2 vào trường Col_index_num:
Cuối cùng, nhập giá trị vào trường Range_lookup.
Lưu ý: Để sử dụng VLOOKUP với cơ sở dữ liệu, tham số cuối cùng: Range_lookup luôn phải được đặt là FALSE, nhưng với mục đích sử dụng khác, bạn có thể để trống hoặc nhập giá trị TRUE. Khi sử dụng VLOOKUP, lựa chọn tham số cuối cùng rất quan trọng.
Để rõ ràng, trong hàm VLOOKUP, nhập giá trị true vào trường Range_lookup. Bạn cũng có thể để trống nó như mặc định:
Sau khi điền đầy đủ tất cả các tham số, nhấp vào nút OK. Excel sẽ tự động tạo công thức cho chúng ta:
Đây là cách sử dụng VLOOKUP mà không cần cơ sở dữ liệu. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách sử dụng VLOOKUP trong Excel.
Hy vọng bài viết sẽ mang lại ích lợi cho các bạn!

Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc khách hàng và chỉ dành cho khích lệ tinh thần trải nghiệm du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không đưa ra lời khuyên cho mục đích khác.

Nếu bạn thấy bài viết này không phù hợp hoặc sai sót xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [email protected]

Các câu hỏi thường gặp

1.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel là gì?

Hàm VLOOKUP trong Excel giúp bạn tra cứu thông tin từ bảng dữ liệu mà không cần có cơ sở dữ liệu. Bạn chỉ cần nhập mã định danh, và hàm sẽ trả về giá trị tương ứng từ bảng tỷ lệ.

2.
VLOOKUP có thể sử dụng để tra cứu dữ liệu từ bảng không?

Có, VLOOKUP có thể tra cứu dữ liệu từ bảng tỷ lệ trong Excel. Bằng cách nhập tổng doanh số bán hàng vào ô, bạn sẽ nhận được tỷ lệ hoa hồng tương ứng từ bảng.

3.
Có cần phải có cơ sở dữ liệu để sử dụng VLOOKUP không?

Không, bạn không cần phải có cơ sở dữ liệu để sử dụng VLOOKUP. Hàm này có thể hoạt động trên bảng dữ liệu đơn giản được tạo trực tiếp trong Excel.

4.
Cách nhập các tham số vào hàm VLOOKUP trong Excel như thế nào?

Để nhập tham số cho hàm VLOOKUP, bạn cần xác định giá trị tra cứu, bảng dữ liệu, cột chứa giá trị trả về và cuối cùng là kiểu tra cứu. Sau đó, nhấn OK để Excel tạo công thức.

5.
Hàm IF có thể lồng vào VLOOKUP được không?

Có, bạn có thể lồng hàm IF vào VLOOKUP để xử lý các điều kiện phức tạp hơn trong bảng tính. Điều này giúp linh hoạt hơn trong việc xác định các tỷ lệ hoa hồng.