Sử dụng Hàm Vlookup trong Excel và Google Sheet một cách chi tiết và dễ hiểu

Trong thế giới của Excel, Hàm Vlookup luôn thu hút sự quan tâm và phổ biến. Hãy cùng khám phá cách sử dụng Hàm Vlookup, đồng thời tìm hiểu về một số lỗi thường gặp và cách khắc phục. Theo dõi ngay bài viết này để có thông tin chi tiết!

I. Ước lượng Hàm Vlookup làm gì?

Hàm Vlookup là một công cụ mạnh mẽ giúp tra cứu thông tin trong bảng theo hàng hoặc cột cụ thể.

Ví dụ: Xem số lượng iPhone 11 bán ra trong tháng 8/2020 của công ty Mytour hoặc tìm tên cửa hàng trưởng tại TPHCM.

Công thức của Hàm Vlookup: =VLOOKUP(giá_trị_tra_cứu, dải_ô_tra_cứu, số_thứ_tự_cột, [có_tra_cứu_được])

Nơi có:

- Giá_trị_tra_cứu: là giá trị cần tìm kiếm

- Dải_ô_tra_cứu: là bảng chứa thông tin cần tìm

- Số_thứ_tự_cột: vị trí cột chứa thông tin cần lấy

- Có_tra_cứu_được: nhập 0 để tìm chính xác và nhập 1 để tìm gần đúng (thường là 0)

II. Cấu trúc của hàm Vlookup

Trước khi khám phá hàm Vlookup phức tạp, hãy cùng tôi thực hiện một chuyến đi mua sắm nhỏ nha! Hôm nay, chúng ta sẽ đi mua snack!

Lấy ví dụ thực tế để minh họa hàm Vlookup

Khi bạn bước vào cửa hàng để mua snack, điều đầu tiên là tìm dòng hàng (line) nào chứa snack, đặt biệt là vị trí cụ thể trong dòng hàng đó. Sau đó, bạn quyết định mua theo cách nào, có thể mua bất kỳ snack nào mà bạn ngẫu nhiên gặp, hoặc mua snack chính xác mà bạn yêu thích, từ thương hiệu, loại, kích thước và hương vị (giá trị tuyệt đối).

Từ đó, chúng ta có quy trình mua snack như sau: Tìm dòng hàng chứa snack > Xác định vị trí của hàng đó trong khu vực cửa hàng > Đặt biệt là vị trí chính xác trong dòng hàng đó chứa snack > Quyết định mua snack theo hướng tương đối hoặc tuyệt đối.

1. Tìm dòng hàng chứa snack > Giá trị cần tìm (Lookup_value) => G6

Giá trị cần tìm trong hàm Vlookup

2. Trong khu vực nào chứa snack của cửa hàng > Bảng chứa giá trị cần tìm (Table_array) => (B1:D4)

Bảng giá trị cần tìm trong hàm Vlookup

3. Xác định vị trí chính xác của hàng chứa snack trong line đó > Vị trí cột cần lấy giá trị trong bảng chứa giá trị cần tìm (Col_index_num) => 2

Vị trí cần tìm trong hàm Vlookup

4. Hãy quyết định mua tương đối hay tuyệt đối > Tìm kiếm tương đối hoặc tuyệt đối (Col_index_num) =>1

Chọn giá trị tuyệt đối hoặc tương đối trong hàm Vlookup

Các bạn nhập dấu “=” sau đó gõ VLOOKUP(

Và đây là công thức hoàn chỉnh cho chuyến đi mua snack: = Vlookup(G6,B1:D4,2,1)

Kết quả tìm được

Vì sao phải khóa bảng chứa giá trị tìm kiếm?

Bảng tìm kiếm được khóa để máy tính hiểu rằng chỉ tìm kiếm giá trị trong bảng đã khóa, không tìm kiếm giá trị ngoài phạm vi đó.

Trong tình huống này, công thức đang tự đối chiếu giá trị trống ngoài bảng, do đó sẽ ngay lập tức báo lỗi khi bạn nhập!

Lỗi khi không khóa bảng tìm kiếm

Gặp lỗi #N/A, vì vậy quan trọng để khóa bảng để tìm kiếm chính xác và tránh lỗi trong các trường hợp cơ bản. Hãy cẩn thận nhé!

Lỗi #N/A xuất hiện khi không khóa bảng đối chiếu dữ liệu

III. Bài tập thực hành hàm Vlookup đơn giản với đáp án

Ví dụ: Đề bài:

Thực hiện việc phân loại học sinh dựa trên thứ hạng yếu, trung bình, khá, giỏi,... từ hai bảng dưới đây, sử dụng hàm Vlookup.

Sử dụng hàm Vlookup để xác định thứ hạng từ hai bảng sau.

Áp dụng công thức hàm Vlookup: =VLOOKUP(B2,$E$2:$G$9,2,0)

Trong đó:

B2: Giá trị cần tìm trong bảng

$E$2:$G$9: Bảng đối chiếu giá trị (đã khóa)

2: Vị trí cột cần lấy giá trị

0: Chọn giá trị tuyệt đối để tìm kiếm

Chọn giá trị tuyệt đối để tìm kiếm

Kết quả thu được là:

Kết quả cuối cùng

Phát sinh lỗi #N/A vì giá trị so sánh tuyệt đối yêu cầu các số nguyên dương từ 1 đến 10, không chấp nhận bất kỳ số nào trong khoảng hoặc có dấu phẩy.

Ví dụ: Khi nhập công thức, hãy chọn 0 hoặc FALSE để chỉ nhận và trả về giá trị 9, không chấp nhận giá trị 9,5.

=> Lưu ý quan trọng khi chọn điều kiện hiển thị giá trị, tuyệt đối hay tương đối, để đảm bảo sự chính xác trong tìm kiếm của bạn.

Sửa lại công thức chính xác như sau:

Sửa chính xác công thức như sau

Link để thực hành hàm Vlookup có sẵn tại đây

IV. Các sự cố thường gặp và cách xử lý

1. Sự cố #NA

Tham khảo: Hướng dẫn sửa lỗi #N/A trong Excel với ví dụ cụ thể

• #NA: Không tìm thấy giá trị.
• Giải pháp khắc phục:

Nếu bạn gặp lỗi #NA, hãy sử dụng công thức sau để xử lý.

= IFERROR (công thức ban đầu, giá trị hiển thị khi có lỗi).

Ví dụ minh họa:

= IFERROR (VLOOKUP(B5,$G$2:$H$14,2,0)”Xử lý giá trị lỗi”)

2. Lỗi #REF

Tham khảo: Cách khắc phục lỗi #REF trong Excel với ví dụ cụ thể

• #REF: cột dò tìm không có trong bảng chứa giá trị dò tìm.
• Cách khắc phục:

Ví dụ khi lỗi #REF! xảy ra do việc xóa cột.

-> Khôi phục ngay bằng cách nhấn nút Hoàn tác trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (hoặc nhấn CTRL+Z) để khôi phục hàng hoặc cột đó.

Ví dụ: Sử dụng VLOOKUP với tham chiếu dải ô không chính xác.

-> Điều chỉnh phạm vi để có số cột phù hợp với tham chiếu. =VLOOKUP(A8,A2:E5,5,FALSE) sẽ là hợp lệ, chẳng hạn =VLOOKUP(A8,A2:D5,4,FALSE).

3. Lỗi #VALUE

Tham khảo: Cách sửa lỗi #VALUE trong Excel có ví dụ minh họa

• #VALUE: lỗi xuất phát từ cách nhập công thức của bạn.
• Cách Khắc phục:

a. Sự cố: Tham số giá_trị_tra_cứu có độ dài lớn hơn 255 ký tự.

Giải pháp: Rút ngắn giá trị hoặc sử dụng kết hợp hàm INDEX và MATCH như một giải pháp thay thế.

b. Sự cố: Số thứ tự cột giá trị hiển thị (Col_index_num) chứa văn bản hoặc nhỏ hơn 0.

• Sự cố này có thể xảy ra do lỗi đánh máy trong Số thứ tự cột giá trị hiển thị hoặc vô tình chỉ định một số nhỏ hơn 1 làm giá trị chỉ mục (hiện tượng phổ biến nếu một hàm Excel khác được lồng trong hàm VLOOKUP trả về một số, chẳng hạn như '0', làm số thứ tự cột giá trị hiển thị.
• Giá trị tối thiểu cho số thứ tự cột giá trị hiển thị là 1, trong đó 1 là cột tìm kiếm, 2 là cột đầu tiên ở bên phải của cột tìm kiếm, v.v.. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm trong cột A thì số 1 sẽ tham chiếu cột đó, 2 là cột B, 3 là cột C, v.v..

Chúng ta đã khám phá và hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm Vlookup. Hy vọng bạn tìm thấy thông tin hữu ích từ bài viết này. Hãy để lại ý kiến, like, và chia sẻ để lan tỏa thông tin hữu ích đến mọi người nhé!