Sử dụng Microsoft Teams để tổ chức cuộc họp, dạy học online

Cách khởi tạo cuộc họp trên Microsoft Teams rất đơn giản. Hãy cùng Mytour khám phá cách tham gia cuộc họp và tạo phòng họp trên Teams như thế nào nhé!

So với Zoom, Microsoft Teams có tính bảo mật cao hơn. Ngoài ra, nó cũng cung cấp hầu hết các tính năng mà Zoom có. Với MS Teams, bạn có thể dễ dàng mở cuộc họp, học trực tuyến, chia sẻ tài liệu học tập cho mọi thành viên trong nhóm chỉ bằng vài cú click chuột. Nếu bạn lo lắng về vấn đề bảo mật của Zoom và muốn tìm một môi trường làm việc, học tập online ổn định hơn, ít bị gián đoạn, thì hãy sử dụng MS Teams ngay. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo phòng họp trên Microsoft Teams để tổ chức cuộc họp hoặc dạy học trực tuyến.

Cách tạo cuộc họp nhóm trên Microsoft Teams

Mọi thành viên trong nhóm tham gia cuộc họp

1. Tìm biểu tượng Meet now để bắt đầu cuộc họp ngay.
2. Chọn Jump In để tham gia ngay.

Chia sẻ

Hướng dẫn tham gia phòng học/họp trên Microsoft Teams

Trên ứng dụng

1. Trong lời mời tham gia cuộc gọi, chọn Tham gia.
2. Bạn có 2 lựa chọn:
   • Tham gia Cuộc họp Microsoft Teams: Vào cuộc họp theo lời mời.
   • Số gọi vào và ID hội nghị: Lựa chọn này nếu bạn cần gọi vào cuộc họp.
3. Chọn cài đặt âm thanh, video theo ý muốn.
4. Chọn Tham gia ngay.

Trên trình duyệt

Nếu không muốn tải và cài đặt phần mềm Microsoft Teams, bạn có thể truy cập trực tuyến ngay trên trình duyệt.

Tạo cuộc họp trong một kênh

Nếu bạn muốn tổ chức cuộc họp mở trong nhóm của mình, hãy tạo cuộc họp trong một kênh.

1. Chọn Meetings > + Cuộc họp mới.
2. Trong phần Chọn một kênh để họp, chọn mũi tên và chọn kênh.
3. Sao chép và dán thông tin kênh trong Vị trí.
4. Thêm mô tả và chọn Lên lịch.

Bây giờ cuộc họp sẽ hiển thị cho tất cả mọi người trong nhóm.

Tham gia cuộc họp trong một kênh

Cuộc họp sẽ xuất hiện trên tab Thảo luận với các ghi chú và tài liệu được chia sẻ.

Quản lý cuộc họp video trong Microsoft Teams

Xem các cuộc họp của bạn

• Chọn Lịch để xem lịch họp trong ngày và trong tuần. Các cuộc họp này được đồng bộ với lịch Outlook của bạn.
• Chọn một lời mời cuộc họp để xem chủ đề họp, danh sách người tham dự và phản hồi.

Lên lịch cho cuộc họp trong Microsoft Teams

1. Chọn Cuộc họp mới.
2. Nhập tên cuộc họp và địa điểm.
   Một cuộc họp trực tuyến sẽ được tạo tự động.
3. Chọn thời gian bắt đầu và kết thúc, thêm thông tin nếu cần.
4. Nhập tên người tham gia trong hộp Mời để mời họ tham gia cuộc họp.
   Lưu ý: Để mời người không trong nhóm, nhập email của họ và họ sẽ nhận được một lời mời để tham gia với tư cách khách mời, ngay cả khi họ không sử dụng Microsoft Teams.
5. Xem thời gian trống của tất cả mọi người trong danh sách Tham gia và nếu cần, chọn thời gian đề xuất hoặc chọn Trợ lý lên lịch để xem thêm các khoảng thời gian trống trong bản xem lịch.
6. Trong mục Chọn một kênh để họp, chọn mũi tên để quản lý các cài đặt riêng tư của cuộc họp:
   • Chọn Không để giữ cuộc họp riêng tư.
   • Chọn một kênh để mở cuộc họp cho các thành viên của nhóm.

Nếu cuộc họp được đăng trong một kênh, nó sẽ xuất hiện bên dưới tab Bài viết. Các thành viên trong nhóm có thể lên kế hoạch, chia sẻ tệp, hoặc thảo luận thêm.

Chia sẻ màn hình khi họp video trong Microsoft Teams

Lưu ý: Người dùng Linux sẽ không thấy viền màu đỏ xung quanh phần đang chia sẻ. Ngoài ra, tính năng chia sẻ cửa sổ không khả dụng cho người dùng Linux.

Trình bày PowerPoint trong Microsoft Teams

Nếu bạn là người trình chiếu

• Chọn Chia sẻ.
• Chọn bản trình bày PowerPoint.

Nếu bạn là người xem trình chiếu

1. Chọn Điều hướng tới phía trước để chuyển tiếp slide trong bản trình bày mà không phải chờ đợi người trình chiếu.
2. Chọn Đến trình chiếu để đồng bộ hóa chế độ xem của bạn với chỗ diễn giả đang nói khi bạn muốn.

Làm việc khác khi đang trong cuộc họp Teams

Trong Microsoft Teams, bạn có thể tiếp tục công việc ngay cả khi tham gia một cuộc họp.

1. Khi đang trong cuộc họp, bạn có thể rời khỏi để làm việc khác. Ví dụ, trả lời email hoặc kiểm tra thông tin mới nhất.
   Cửa sổ cuộc họp sẽ thu nhỏ và hiển thị ở phía trên cùng của ứng dụng.
   Lưu ý: Bạn luôn có thể điều chỉnh cuộc họp, như bật tắt micro trong chế độ thu nhỏ.
2. Ấn vào cửa sổ cuộc họp thu nhỏ để mở lại toàn màn hình.

Cách thêm hoặc đổi ảnh đại diện trên Microsoft Teams

Nếu bạn thường xuyên sử dụng Teams để tham gia họp và học trực tuyến, bạn muốn có một hình ảnh đại diện đẹp khi sử dụng phần mềm này. Microsoft Teams cho phép bạn thực hiện điều đó một cách dễ dàng. Để thay đổi ảnh đại diện trên Teams, làm theo các bước sau:

1. Mở Microsoft Teams.
2. Click vào biểu tượng tài khoản ở góc trái phía trên của màn hình.
3. Di chuột qua ảnh hiện tại và chọn biểu tượng camera.
4. Trong hộp thoại tiếp theo, click vào Tải ảnh lên.
5. Chọn một ảnh nhỏ hơn 4MB và click Lưu.

Xong, bây giờ bạn sẽ thấy ảnh mới được chọn hiển thị khi tham gia cuộc họp trên Teams. Thật đơn giản đúng không?

Microsoft Teams đã trở thành một công cụ giao tiếp, học online quan trọng trong thời dịch bệnh lan rộng trên toàn cầu, giúp hàng tỷ người kết nối với nhau chỉ sau vài click chuột. Đặc biệt hữu ích với người dùng của hệ sinh thái Microsoft. Hy vọng hướng dẫn cách tham gia cuộc họp trên Teams này sẽ hữu ích với các bạn.

Tham khảo:

• Cách tải và đăng ký tài khoản Microsoft Teams trên máy tính