Buzz
Mỗi sáng đến văn phòng, bạn được chào đón bởi “thế lực” mang tên DEADLINE. Sau khi uống cà phê, bạn sẽ làm gì? Đôi khi, bạn bắt đầu làm việc ngay nhưng không hoàn thành như dự định. Nếu thiếu thời gian, bạn có thể trì hoãn sang ngày hôm sau. Vậy nếu ưu tiên công việc trong ngày thì sao? Nghe hợp lý, nhưng làm sao để xác định điều cần làm trước tiên?
Để giảm thiểu trì hoãn với lý do “Tôi không có thời gian”, nhà kinh tế học Vilfredo Pareto đã tạo ra Quy tắc 80/20. Ông nói rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực. Phần lớn kết quả đến từ một số công việc nhất định, do đó hãy tập trung vào những hành động tạo ra kết quả đáng kể.
Để hiểu rõ hơn, hãy áp dụng quy tắc 80/20 qua 5 bước đơn giản sau:
- Bước 1: Xác định những nhiệm vụ 80/20
Xác định những công việc thực sự quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho chúng. Nếu khó xác định, hãy ghi ra tất cả công việc bạn làm trong ngày, hỏi ý kiến cấp trên (nếu có) và đối chiếu với công việc của mình để lập danh sách việc quan trọng. Đây là bước giúp bạn hiểu rõ những công việc cần làm, có ý nghĩa và tạo thu nhập cho bạn.
Bước này giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định ở những bước tiếp theo.
- Bước 2: Đặt câu hỏi đơn giản
Khi đối diện với một dự án hay công việc, đặc biệt là công việc mới, hãy tự hỏi: “Công việc này giúp hay cản trở các hoạt động 80% của tôi?”
Trong quá trình làm việc, chắc chắn sẽ có những yêu cầu giao việc cho bạn. Nhưng hãy nhớ, nếu công việc đó ảnh hưởng đến hiệu quả 80% của bạn, đừng để công việc ưu tiên của người khác trở thành của mình. Hãy cân nhắc kỹ và giải thích rõ ràng nếu bạn không thể nhận công việc đó!
- Bước 3: Loại bỏ hoặc ủy quyền công việc
Nếu bạn làm việc kém hiệu quả trong thời gian dài, khiến công việc khác bị trì hoãn, hãy kiểm tra lại danh sách công việc thường xuyên. Có thể những việc bạn làm hàng ngày không mang lại 80% hiệu quả. Hãy loại bỏ những công việc không cần thiết hoặc ủy quyền cho người phù hợp hơn.
- Bước 4: Thay thế thay vì chồng chất công việc
Nhét thêm công việc vào danh sách đã đầy không phải là ý tưởng tốt. Thời gian có hạn, hãy thay thế những việc không cần thiết bằng những công việc quan trọng để nâng cao hiệu quả.
- Bước 5: Áp dụng 'trì hoãn sáng tạo'
Vào mỗi thời điểm, công việc mang lại 80% hiệu quả có thể thay đổi. Trì hoãn công việc cũng là một chiến lược; hãy xem xét lại công việc hàng tháng và quyết định thời điểm thích hợp để thực hiện.
Bạn có thể mất thời gian để thành thạo quy tắc này và biến nó thành thói quen. Hãy đọc cuốn sách Ngay bây giờ hoặc không bao giờ của S. J. Scott để hiểu rõ quy tắc 80/20 và cách áp dụng nó trong công việc và cuộc sống hàng ngày.
