Buzz
Khi làm việc nhóm trên Zalo, thường xuyên gặp phải việc tin nhắn bị trôi, khó tìm kiếm lại những tin nhắn quan trọng, hoặc bỏ sót công việc được giao, cũng như khó khăn trong việc theo dõi tiến độ công việc cá nhân. Vì vậy, tính năng Zalo To-Do, hay còn gọi là tính năng Giao việc, ra đời nhằm mục đích nâng cao hiệu suất làm việc một cách đáng kể.
Tính năng Giao việc cho phép người dùng dễ dàng giao việc từ tin nhắn, sau đó tổng hợp thành danh sách chung. Đồng thời, tính năng này còn giúp gửi thông báo về thời hạn hoàn thành công việc, tạo điều kiện cho việc quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn và tránh bỏ sót công việc được giao.
Hướng dẫn sử dụng Zalo To-Do trên máy tính
- Hướng dẫn giao việc trên Zalo PC và Zalo Web
- Cách nhận việc trên Zalo PC và Zalo Web
- Cách kiểm tra, cập nhật tiến độ công việc trên Zalo
- Video hướng dẫn sử dụng tính năng giao việc trên Zalo PC
Để giao việc cho một người nào đó, cả người gửi và người nhận việc phải là bạn trên Zalo. Sau đó, làm theo hướng dẫn sau:
Hướng dẫn giao việc trên Zalo PC và Zalo Web
Giao việc cho thành viên trong nhóm
Bước 1: Bắt đầu bằng cách chọn chức năng Giao việc trên Zalo thông qua một trong ba cách sau:
Phương thức 1: Bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng Giao việc trên thanh công cụ khi đang ở giao diện chat nhóm.
Phương thức 2: Giao việc bằng cách chọn biểu tượng Giao việc khi nhấn chuột trái vào bất kỳ tin nhắn nào trong cuộc trò chuyện.
Phương pháp 3: Nhấn vào biểu tượng Thông tin trò chuyện ở góc phải trên cửa sổ trò chuyện, chọn mục Thành viên.
Trong phần Quản lý thành viên, sẽ xuất hiện danh sách thành viên tham gia trò chuyện cùng với nút Chuyển nhiệm vụ bên cạnh những người đã kết bạn Zalo với bạn.
Bước 2: Sau khi chọn chức năng Giao việc, sẽ hiển thị cửa sổ Giao công việc mới, bạn cần điền đầy đủ thông tin sau:
- Tiêu đề: Tên công việc cần hoàn thành, ví dụ như: Chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp, Lên kế hoạch đi chơi, Viết kế hoạch cho buổi họp sắp tới.
- Nội dung: Nhập nội dung công việc muốn giao.
- Giao cho: Có thể điền tên người sẽ thực hiện công việc này, có thể là bạn, một hoặc nhiều đồng nghiệp khác.
- Theo dõi: Là người có thể nhìn thấy, giám sát trạng thái công việc này nhưng không trực tiếp thực hiện.
- Thời hạn: Điền rõ thông tin thời hạn phải hoàn thành công việc, tính chính xác đến giờ, phút, ngày, tháng, năm hoặc chọn “Không thời hạn”.
Sau khi điền xong, bấm vào Giao việc.
Xin lưu ý:
- Chỉ hỗ trợ thêm thành viên trong nhóm trò chuyện đã kết bạn Zalo với bạn vào phần Giao cho và Theo dõi.
- Các cập nhật trạng thái công việc sẽ được thông báo đến người tạo công việc, người được giao và người theo dõi.
Bước 3: Khi giao nhiệm vụ thành công, một thông báo sẽ xuất hiện với nội dung 'Chúc mừng bạn đã giao nhiệm vụ thành công!'.
Bước 4: Tiếp theo, trong cuộc trò chuyện nhóm của người giao việc sẽ hiển thị một bảng thông tin như sau:
Giao nhiệm vụ chỉ cho một người cụ thể
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng To-Do ở thanh công cụ bên trái màn hình. Trong cửa sổ To-Do (Công việc), chọn biểu tượng thêm mới.
Bước 2: Cửa sổ Giao công việc mới sẽ hiển thị, điền đầy đủ thông tin như sau:
- Tiêu đề: Tên nhiệm vụ cần hoàn thành.
- Nội dung: Thông tin chi tiết về nhiệm vụ.
- Giao cho: Tên của người thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Thời hạn: Cung cấp thông tin rõ ràng về thời gian cần hoàn thành nhiệm vụ.
Khi hoàn tất việc điền thông tin, nhấn vào nút Giao nhiệm vụ.
Bước 3: Ngay lập tức, cửa sổ trò chuyện giữa bạn và người được giao nhiệm vụ sẽ xuất hiện kèm theo thông báo về tình trạng của nhiệm vụ đã giao. Điều này giúp người dùng quản lý, tìm kiếm và theo dõi trạng thái của các nhiệm vụ một cách dễ dàng hơn.
Phương pháp tiếp nhận công việc trên Zalo PC và Zalo Web
Khi bạn được giao việc bởi một người bạn, bạn sẽ thấy một bảng trong cửa sổ trò chuyện của bạn và của họ hoặc trong nhóm trò chuyện.
Bước 1: Để nhận công việc, nhấn vào Tiếp nhận. Công việc sẽ tự động được chuyển vào mục “Chưa hoàn thành” trong danh sách “Cần thực hiện”.
Điều 2: Sau khi hoàn thành nhiệm vụ được giao, hãy chọn Hoàn thành.
Điều 3: Ngay lập tức, cửa sổ Hoàn thành công việc sẽ hiện ra, nhấn OK. Nhiệm vụ sẽ chuyển sang mục Đã xong trong danh sách Cần thực hiện.
Chú ý: Trường hợp gần đến hạn hoặc quá hạn, Zalo sẽ hiển thị thông báo nhắc nhở để đảm bảo không bỏ lỡ công việc quan trọng.
Cách kiểm tra, cập nhật tiến độ công việc trên Zalo
Bạn có thể tự theo dõi tiến độ các công việc bạn giao, nhận và theo dõi trực tiếp trong mục Giao việc trên Zalo:
- Công việc tôi giao: Kiểm tra tiến độ của các công việc bạn giao.
- Công việc cần làm: Kiểm tra tiến độ của các công việc bạn nhận thực hiện.
- Theo dõi: Kiểm tra tiến độ của các công việc bạn giao cho thành viên trong nhóm mà bạn đang theo dõi.
Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng lọc và tìm kiếm tình trạng công việc bằng bộ lọc thông minh. Chỉ cần nhấn vào biểu tượng mũi tên xuống ở bên cạnh Khác để chọn tìm kiếm công việc: Chưa hoàn thành, Đã hoàn thành, Chưa nhận, Đã nhận, Quá hạn.
Hướng dẫn cách sử dụng tính năng chia sẻ công việc trên Zalo PC
Với Zalo To-Do, việc quản lý công việc trở nên thuận tiện hơn đáng kể, không còn tốn nhiều thời gian để ghi nhớ và tìm kiếm nữa.
Chúc mọi người thành công trong việc thực hiện!
