Sử dụng tính năng Restrict Editing để bảo vệ tài liệu Word

Buzz

Nội dung bài viết

1. Bảo vệ định dạng trên tài liệu Word

2. Bảo vệ file Word bằng cách không cho phép chỉnh sửa, chỉ cho xem nội dung

Xem thêm

Đọc tóm tắt

- Trong quá trình làm việc với Word, có nhiều phương pháp để khóa dữ liệu.
- Hướng dẫn cách sử dụng tính năng Restrict Editing trên Word.
- Bảo vệ định dạng trên tài liệu Word để bảo vệ thông tin.
- Cách bật chế độ bảo vệ trên Word và chọn các tùy chọn phù hợp.
- Hướng dẫn hạn chế chỉnh sửa định dạng cho các kiểu văn bản.
- Bảo vệ file Word bằng cách không cho phép chỉnh sửa, chỉ cho xem nội dung.
- Các bước để khóa toàn bộ tài liệu và chỉ cho phép xem nội dung.
- Thiết lập các chế độ như ghi chú lại quá trình chỉnh sửa, cho phép để lại ý kiến, điền thông tin vào biểu mẫu.
- Hướng dẫn sử dụng Restrict Editing để bảo vệ tài liệu Word.

Trong quá trình làm việc với Word, có nhiều phương pháp để khóa dữ liệu. Trong bài viết này, Mytour sẽ hướng dẫn cách sử dụng tính năng Restrict Editing một cách chi tiết.

1. Bảo vệ định dạng trên tài liệu Word

Khi sử dụng nhiều định dạng và đề mục khác nhau, việc khóa định dạng giúp bảo vệ thông tin. Người khác sẽ không thể chỉnh sửa nội dung đã định dạng, nhưng nội dung chưa định dạng vẫn có thể bị thay đổi.

Bước 1: Mở thẻ Review (1) và chọn Restrict Editing (2) để bật chế độ bảo vệ trên Word.

Bước 2: Khi cửa sổ Restrict Editing hiển thị, bạn sẽ có nhiều tùy chọn khác nhau phù hợp với mỗi yêu cầu cụ thể.

Bước 3: Trong trường hợp này, chúng ta sẽ hạn chế chỉnh sửa định dạng, hãy đánh dấu vào Giới hạn định dạng cho một số kiểu.

Bước 4: Khi cửa sổ Hạn chế Định dạng xuất hiện, bạn cần chọn các định dạng không muốn người lạ chỉnh sửa. Các định dạng bao gồm Đề mục (1/ 1.1/ 1.1.1), đề mục (1/ a/ i),…

Nếu bạn không muốn quyết định chơi chơi xổ số mục nào để bảo vệ định dạng, hãy lựa chọn All (tất cả) hoặc Recommended Minimum (tối thiểu nên bảo vệ).

Bước 5: Khi đã hoàn tất các cài đặt, nhấn OK để xác nhận.

Bước 6: Lúc này, cửa sổ Microsoft Word hiển thị, chỉ cần nhấn Yes để đồng ý với việc sử dụng các kiểu định dạng phù hợp.

Bước 7: Để bảo vệ file Word, nhấn Yes, Start Enforcing Protection để khởi đầu quá trình bảo vệ.

Bước 8: Phương pháp bảo vệ hiện đại là sử dụng mật khẩu ký tự. Hãy nhập mật khẩu vào Mật khẩu để xác nhận. Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất.

Bước 9: Như vậy, tài liệu Word của bạn đã kích hoạt chế độ bảo vệ định dạng văn bản. Các phần văn bản có định dạng sẽ không bị thay đổi hoặc can thiệp.

Trong quá trình sử dụng, bạn có thể chọn Style có sẵn… để xem danh sách định dạng được phép sửa đổi. Nếu muốn chỉnh sửa toàn bộ, chọn Dừng bảo vệ để tắt bảo vệ và mở chế độ chỉnh sửa tự do.

2. Bảo vệ file Word bằng cách không cho phép chỉnh sửa, chỉ cho xem nội dung

Muốn bảo vệ file Word chặt chẽ và đối phó với mọi đe dọa, hãy khóa toàn bộ tài liệu và chỉ cho phép xem nội dung.

Bước 1: Thực hiện các bước tương tự như Phần 1, tập trung vào mục Restrict Editing.

Đánh dấu vào mục Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu để kích hoạt tính năng hạn chế chỉnh sửa trong Word.

Trong phần thiết lập mở rộng, bạn sẽ có các chế độ như sau:

Theo dõi các thay đổi: Ghi chú lại quá trình chỉnh sửa
Bình luận: Cho phép để lại ý kiến
Điền thông tin vào biểu mẫu: Cho phép điền thông tin vào các mẫu
Không thay đổi (Chỉ Đọc): Chỉ xem, không thể chỉnh sửa

Bước 2: Tiếp theo, trong cửa sổ Ngoại lệ, bạn sẽ phải thiết lập là Mọi người để hạn chế sự thay đổi đối với tất cả.

Bước 3: Cuối cùng, chọn Yes, Start Enforcing Protection để tiến hành khóa file Word.

Bước 4: Sau đó, nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng và nhấn OK để hoàn tất.

Bước 5: Ngay khi thực hiện, tab Restrict Editing sẽ xuất hiện, bạn sẽ gặp ba lựa chọn như sau.

Tìm Kiếm Vùng Có Thể Chỉnh Sửa Tiếp: Tìm kiếm vùng văn bản có thể chỉnh sửa
Hiển Thị Tất Cả Vùng Có Thể Chỉnh Sửa: Hiển thị toàn bộ vùng văn bản có thể chỉnh sửa
Đánh Dấu Vùng Có Thể Chỉnh Sửa: Đánh dấu vùng văn bản có thể chỉnh sửa

Trong trường hợp này, những đoạn văn bản được đánh dấu màu vàng chính là những đoạn không được bảo vệ, giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa chúng.

Trong hướng dẫn này, Mytour đã hướng dẫn cách sử dụng Restrict Editing để bảo vệ tài liệu Word. Chúc các bạn thành công!

Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc khách hàng và chỉ dành cho khích lệ tinh thần trải nghiệm du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không đưa ra lời khuyên cho mục đích khác.

Nếu bạn thấy bài viết này không phù hợp hoặc sai sót xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [email protected]

Các câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để sử dụng tính năng Restrict Editing trong Word để bảo vệ tài liệu?

Để sử dụng tính năng Restrict Editing, bạn mở thẻ Review, chọn Restrict Editing và xác định các định dạng không muốn chỉnh sửa. Sau đó, bạn cần nhấn Yes để bắt đầu bảo vệ tài liệu.

Có thể bảo vệ tài liệu Word chỉ cho phép xem mà không chỉnh sửa không?

Có, bạn có thể thiết lập tài liệu chỉ cho phép xem bằng cách chọn chế độ Không thay đổi trong mục Restrict Editing. Sau đó, nhập mật khẩu để hoàn tất bảo vệ.

Các bước cụ thể để bảo vệ định dạng trong tài liệu Word là gì?

Các bước bao gồm mở thẻ Review, chọn Restrict Editing, đánh dấu vào Giới hạn định dạng, chọn định dạng cần bảo vệ, và nhấn OK để xác nhận các cài đặt bảo vệ.

Có cách nào để dừng bảo vệ tài liệu Word và cho phép chỉnh sửa không?

Có, bạn chỉ cần chọn Dừng bảo vệ trong tab Restrict Editing. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu mà không bị hạn chế.

Tại sao cần sử dụng mật khẩu khi bảo vệ tài liệu Word?

Sử dụng mật khẩu giúp bảo vệ tài liệu khỏi những chỉnh sửa trái phép. Chỉ những người biết mật khẩu mới có thể truy cập và thay đổi nội dung tài liệu.