Sử dụng tính năng Track Changes trong Word một cách đầy đủ và chi tiết

Track Changes là một công cụ hữu ích của Microsoft Word mà ít người biết đến. Nếu bạn chưa rõ cách sử dụng, hãy theo dõi hướng dẫn sử dụng Track Changes trong Word dưới đây!

I. Giới thiệu về Track Changes

Track Changes là tính năng hữu ích giúp bạn theo dõi lịch sử chỉnh sửa và thêm vào văn bản trong tài liệu Word của bạn. Tính năng này ghi lại mọi thay đổi, bao gồm chỉnh sửa văn bản, comment,… bằng các ký hiệu và màu sắc đặc biệt, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thay đổi nào. Đây là công cụ quan trọng khi làm việc nhóm hoặc chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, giúp quản lý file hiệu quả hơn bằng cách xem các thay đổi đã được thực hiện.

II. Cách bật Track Changes trên Word

Để bật Track Changes, hãy chọn Review, sau đó trong phần Tracking, chọn Track Changes.

Tại mục Tracking, chọn Track Changes

III. Sử dụng tính năng Track Changes trong Word

1. Thay đổi cấu hình của Track Changes

Bước 1: Nhấp vào mũi tên tại phần Tracking.

Nhấp vào mũi tên tại phần Tracking

Bước 2: Mở hộp thoại Tuỳ chọn Track Changes, bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn. Nếu muốn tùy chỉnh cao cấp, nhấp vào Tùy Chọn Nâng Cao.

Nhấp vào Tùy Chọn Nâng Cao để tùy chỉnh

Bước 3: Trong hộp thoại Tùy Chọn Nâng Cao của Track Changes, bạn có thể thay đổi màu sắc và cách đánh dấu thay đổi theo ý muốn. Sau khi điều chỉnh xong, nhấn Đồng Ý.

Sau khi điều chỉnh xong, nhấn Đồng Ý

Bước 4: Quay lại hộp thoại Tuỳ chọn Track Changes, nhấn Đồng Ý để lưu cập nhật.

Nhấn Đồng Ý để lưu cập nhật

2. Thay đổi tên người dùng

Bước 1: Bấm vào mũi tên tại phần Tracking.

Bấm vào mũi tên tại phần Tracking

Bước 2: Ngay lập tức, hộp thoại Tuỳ chọn Track Changes sẽ xuất hiện, bạn nhấn vào Thay Đổi Tên Người Dùng.

Nhấn vào Thay Đổi Tên Người Dùng

Bước 3: Ngay lúc đó, hộp thoại Tuỳ chọn Word sẽ xuất hiện, tại tab Tổng Quan tìm mục Cá Nhân Hóa Bản Sao Của Microsoft Office và thay đổi tên ở Tên Người Dùng. Sau đó, bấm Đồng Ý để lưu.

Thay đổi tên ở ô Tên Người Dùng

Bước 4: Quay lại hộp thoại Tuỳ chọn Track Changes, nhấn Đồng Ý một lần nữa để lưu cập nhật.

Nhấn Đồng Ý một lần nữa để lưu cập nhật

3. Lựa chọn giao diện và loại Markup hiển thị

Bước 1: Để xem bản cuối cùng mà không hiển thị các thay đổi trước đó, trong phần Tracking hãy chọn All Markup (đối với Word 2010, chọn Final).

Chọn All Markup trong mục đầu tiên của phần Tracking

Nếu muốn xem lại bản đầu tiên, hãy chọn Original.

Chọn Original để xem lại trang đầu tiên

Bước 2: Bạn cũng có thể chọn loại Markup hiển thị bằng cách mở Show Markup và bỏ hoặc chọn những loại phù hợp như:

• Comments: Ghi chú từ những người chỉnh sửa.
• Insertions and Deletions: Phần được thêm và phần bị xóa.
• Formatting: Chỉnh sửa về định dạng.
• Balloons: Hiển thị ở bên phải.
• Specific people: Hiển thị người chỉnh sửa.

Chọn những loại phù hợp

4. Xem thay đổi trong cửa sổ riêng

Để xem chi tiết các thay đổi trong một cửa sổ riêng, chọn Reviewing Pane và lựa chọn giữa Reviewing Pane Vertical (xem dọc) hoặc Reviewing Pane Horizontal (xem ngang).

Chọn một trong hai tùy chọn

Cửa sổ hiển thị thay đổi sẽ xuất hiện theo chiều dọc hoặc ngang, tùy thuộc vào lựa chọn của bạn.

Cửa sổ xem chi tiết thay đổi sẽ xuất hiện

IV. Tắt Track Changes trong Word

Để ngừng theo dõi thay đổi, bạn có thể thực hiện 2 bước sau đây:

Chấp nhận và lưu thay đổi: Chọn Chấp nhận và chọn Chấp nhận tất cả thay đổi và dừng theo dõi.

Chọn Accept và chọn Accept All Changes and Stop Tracking

Loại bỏ toàn bộ thay đổi: Chọn Từ chối và chọn Từ chối tất cả thay đổi và dừng theo dõi.

Chọn Từ chối và chọn Từ chối tất cả thay đổi và dừng theo dõi

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng Track Changes trong Word. Hy vọng rằng nó sẽ hỗ trợ bạn trong việc sử dụng phần mềm một cách dễ dàng và hiệu quả. Chúc bạn thành công!