Sự kiện của Sơ đồ Gantt: Ứng dụng và các bước vẽ cơ bản

Sơ đồ Gantt thường được biết đến là một trong những công cụ quản lý tiến độ và công việc của dự án hiệu quả. Nếu bạn đang đối diện với rối loạn công việc, hãy tìm hiểu về Sơ đồ Gantt là gì và cách vẽ sơ đồ Gantt chuẩn để theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả hơn.

Sự kiện của Sơ đồ Gantt là gì?

Nhờ cách bố trí thông tin đơn giản, rõ ràng và trực quan, Sơ đồ Gantt trở thành công cụ hữu ích để lập kế hoạch, tạo timeline và quản lý tiến độ dự án.

Xem thêm :

• Sơ đồ PERT là gì? Hướng dẫn vẽ sơ đồ mạng PERT chi tiết nhất
• Trello là gì? Review chi tiết về công cụ quản lý công việc miễn phí

Ứng dụng thực tiễn của sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt được áp dụng để giúp người quản lý dự án dễ dàng xác định Critical Path để hoàn thành dự án một cách hiệu quả và đảm bảo không có sự chậm trễ trong các nhiệm vụ. Sơ đồ Gantt giúp lập kế hoạch, tạo lịch trình dự án, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ của mỗi nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện công việc một cách trơn tru và đúng tiến độ.

Đối tượng sử dụng Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt được thiết kế một cách dễ hiểu, bao gồm các công việc và mốc thời gian rõ ràng. Biểu đồ này phù hợp với các công việc cần tính chất như sau:

• Lập kế hoạch và dòng thời gian tổng quát: Sơ đồ Gantt hiển thị rõ ràng thời gian và thứ tự thực hiện công việc, giúp người dùng có cái nhìn tổng quát về dự án.
• Phối hợp nhiều bộ phận liên quan: Biểu đồ này giúp các bộ phận tham gia dự án nắm rõ tiến độ công việc, từ đó phối hợp hiệu quả hơn.
• Ước tính thời gian và khối lượng công việc: Sơ đồ Gantt cung cấp thông tin về nguồn lực tham gia dự án, giúp quản lý phân công công việc hiệu quả.
• Lịch trình dự án đơn giản: Sơ đồ Gantt giúp tạo lập lịch trình dự án đơn giản để tóm tắt dự án cho các bên liên quan.

Ưu nhược điểm của Sơ đồ Gantt

Ưu điểm của Sơ đồ Gantt: 

• Quản lý nhiều thông tin cùng lúc: Sơ đồ Gantt được thiết kế đơn giản, dễ nhìn, dễ hiểu với 2 trục chính. Người đọc có thể dễ dàng nắm thông tin quan trọng của dự án hơn. Sơ đồ sẽ bao gồm tên công việc cần thực hiện, người đảm nhận, thời gian bắt đầu và diễn ra của công việc. Đồng thời cho thấy được rõ mối liên kết giữa công việc và toàn thể dự án nói chung.
• Nâng cao năng suất công việc: Sơ đồ Gantt cung cấp mối liên hệ giữa công việc chi tiết và toàn bộ dự án. Điều này này giúp người quản lý và đảm nhận công việc hiểu được tầm quan trọng và vai trò của từng mắt xích nhỏ trong toàn bộ dự án. Điều này thôi thúc người thực hiện dự án có thể chủ động hoàn thành công việc để không ảnh hưởng đến tiến độ của các đầu mục công việc tiếp theo.
• Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Khối lượng công việc và số lượng nguồn lực được được sơ đồ Gantt thể hiện một cách khách quan. Nhờ đó, người quản lý có thể sắp xếp một cách tối ưu và phân bổ nguồn nhân lực hợp lý cho từng đầu mục công việc, đảm bảo chất lượng dự án.

Nhược điểm của Sơ đồ Gantt: 

• Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia được xây dựng từ trước: Nếu sơ đồ Gantt được xây dựng cùng lúc với cấu trúc phân chia công việc thì điều này sẽ rất bất lợi. Người quản lý sẽ cần phải thay đổi và sửa lại hết nếu công việc đó bị bỏ sót hoặc thời gian bị tính toán sai hay các yếu tố ảnh hưởng khác khó dự đoán.
• Chỉ vận hành tốt với các nhóm nhỏ: Mặc dù thiết kế đơn giản và dễ hiểu, nhưng sơ đồ Gantt sẽ trở nên rất phức tạp nếu ứng dụng cho những dự án có hàng trăm đầu mục công việc khác nhau. Với những đầu mục công việc và thời gian kéo dài sẽ rất khó để có thể xem tổng quát dự án trên một màn hình. Đồng thời, việc cập nhật công việc cũng như tiến độ sẽ rất mất thời gian, không hiệu quả với người dùng. Vì vậy, sơ đồ chỉ thích hợp đối với các nhóm và dự án nhỏ.
• Chưa xử lý tốt các ràng buộc của dự án: Một dự án sẽ có ba yếu tố trọng tâm là thời gian, chi phí và phạm vi. Tuy nhiên, yếu tố chính của sơ đồ Gantt lại chính là thời gian. Vì vậy, mức độ ưu tiên công việc rất khó để có thể kiểm soát nếu như có quá nhiều có nhiều đầu mục công việc phức tạp, đan xen lẫn nhau. Vậy nên, việc ràng buộc các công việc của dự án chưa thực sự được xử lý tốt.

Các bước vẽ sơ đồ Gantt

Bước 1: Xác định đầu mục công việc

Đầu tiên, để bắt đầu vẽ sơ đồ Gantt, bạn cần phải liệt kê chi tiết các công việc cần thực hiện trong dự án. Việc này sẽ giúp bạn xác định rõ mục tiêu của dự án và đặt ra thời gian hoàn thành cho từng công việc.

Tiếp theo, bạn cần xác định mối quan hệ giữa các công việc. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách các công việc tương tác và phối hợp với nhau trong quá trình dự án.

Sau khi đã xác định được mối quan hệ giữa các công việc, bạn cần lập kế hoạch thực hiện chúng một cách hợp lý. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Một điểm quan trọng trong quá trình vẽ sơ đồ Gantt là phải nắm vững các loại mối quan hệ giữa các công việc. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết về dự án.

Cuối cùng, sau khi đã hoàn thành sơ đồ Gantt, bạn cần thường xuyên theo dõi và cập nhật nó theo tiến độ thực tế của dự án. Điều này giúp bạn có khả năng phản ứng kịp thời đối với bất kỳ biến động nào trong quá trình thực hiện dự án.

Trong sơ đồ Gantt, có ba loại mối quan hệ phổ biến: mối quan hệ tuần tự, song song và phụ thuộc. Việc hiểu rõ về chúng giúp bạn xây dựng một sơ đồ Gantt chính xác và hiệu quả.

Mô hình Start to Start (SS): Công việc SS bắt đầu cùng lúc hoặc sau khi công việc trước nó bắt đầu.

Kế tiếp là mô hình Finish to Finish (FF): Công việc FF kết thúc sau khi công việc trước nó kết thúc.

Mô hình Finish to Start (FS): Công việc FS bắt đầu sau khi công việc trước nó kết thúc.

Sau khi thu thập đủ dữ liệu, lựa chọn công cụ phù hợp để biểu diễn trên biểu đồ Gantt. Có nhiều công cụ chuyên nghiệp như Gantto, Base Wework,… giúp quản lý và báo cáo dự án dễ dàng hơn.

Bước tiếp theo là cập nhật tiến độ dự án. Theo dõi biểu đồ để nhận biết sự phát triển của dự án và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo tiến độ được duy trì.

Trong quá trình triển khai dự án, việc cập nhật thông tin đúng lúc là rất quan trọng. Điều này giúp đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm và đối tác đều có thông tin mới nhất về tiến độ dự án.