Tài liệu XLSX là gì? Cách đơn giản để chuyển đổi tệp XLSX sang XLS, CSV, PDF

Nếu bạn thường xuyên làm việc với các bảng tính trong công việc văn phòng, bạn đã quen thuộc với định dạng tệp XLSX. Đây là một phần mở rộng của Microsoft Excel được sử dụng rộng rãi cho các tệp bảng tính. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể gặp nó trong Google Sheets, Apple Numbers hoặc Open Office.

Thường thì khi lưu file, phần mở rộng sẽ bị ẩn đi nên nhiều người dùng không nhận ra định dạng file này. Trong bài viết này, Mytour sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về tệp XLSX để bạn hiểu rõ hơn về nó và hướng dẫn cách chuyển đổi sang các định dạng khác như XLS, CSV và PDF để phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn.

Giới thiệu tổng quan về định dạng tệp XLSX

Nhân viên văn phòng thường xuyên làm việc với Microsoft Office sẽ quen thuộc với các tệp dữ liệu trong bảng tính như Excel hay Sheets. Vì vậy, nhiều người đã từng tiếp xúc với file .xlsx trong công việc hàng ngày. Vậy định dạng tệp này thực chất là gì? Nó có nguồn gốc từ đâu và khác biệt như thế nào so với các định dạng Excel khác? Điều này sẽ được giải đáp chi tiết trong phần tiếp theo.

File XLSX là gì và xuất phát từ đâu?

File XLSX là định dạng mở rộng được sử dụng cho các tệp chứa dữ liệu bảng tính như Excel và Sheets của Microsoft, một trong những thương hiệu công nghệ hàng đầu thế giới. Dữ liệu trong file được tổ chức dưới dạng bảng với hàng, cột, ô, bao gồm chữ số, văn bản, công thức tính toán và hàm số. Định dạng này ra đời từ Microsoft Office 2007 và trở thành tiêu chuẩn phổ biến cho tệp bảng tính trên toàn cầu ngày nay.

File .xlsx là sự thay thế cho định dạng XLS trước đây trên Microsoft Excel, tuân thủ tiêu chuẩn Office Open XML. Người dùng có thể truy cập dữ liệu dễ dàng thông qua các công cụ bảng tính trực tuyến và ngoại tuyến như Microsoft Excel, Google Sheets hay WPS Spreadsheets. Microsoft ra mắt định dạng này nhằm cạnh tranh với OpenOffice và ODF (Open Document Format), nhờ tính tiện lợi, an toàn và dễ dàng truy cập, format file này ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực tin học văn phòng trên toàn thế giới.

So sánh định dạng file XLSX với XLS và XLSM

Có nhiều định dạng tệp dữ liệu bảng tính, mỗi loại có đặc điểm và tính tiện lợi riêng. Nhiều người dùng thường khó nhận diện và phân biệt chúng với nhau. Vậy XLSX khác biệt như thế nào so với hai định dạng Excel phổ biến khác là XLS và XLSM? Chức năng của định dạng này theo tiêu chuẩn Office Open XML liệu có đáp ứng được tiêu chuẩn “định dạng Excel toàn cầu”? 

Người dùng có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây để dễ dàng hiểu hơn và phân biệt rõ ràng hơn.

Tổng kết lại, có thể phân biệt 3 định dạng tệp Excel dựa trên các định nghĩa sau:

• XLSX: Phần mở rộng chuẩn toàn cầu cho tệp tin bảng tính dữ liệu, áp dụng cho Microsoft Excel từ phiên bản 2007 trở lên.
• XLS: Phiên bản cũ hơn, hiện chỉ hỗ trợ trên các phần mềm cũ với các tính năng hạn chế.
• XLSM: Định dạng hỗ trợ VBA và Macro Excel, phù hợp cho các lập trình viên.

Hướng dẫn cách mở và truy cập file XLSX trên máy tính

Là định dạng chuẩn quốc tế, người dùng có thể truy cập file trên cả hệ điều hành Windows và macOS. Có nhiều cách để mở tệp tin này và nhiều ứng dụng hỗ trợ, nhưng phần mềm đọc file tốt nhất vẫn là Microsoft Excel. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng mở file .xlsx với đầy đủ chất lượng ban đầu bao gồm font chữ, hình ảnh, định dạng bảng tính và các công thức tính toán, hàm chức năng khác. Nếu không có bản quyền Microsoft Office 365, người dùng có thể sử dụng các công cụ đọc file miễn phí như Google Sheets, WPS Office hoặc Apple Numbers… Tùy vào mục đích sử dụng, người dùng sẽ chọn cách truy cập file một cách thuận tiện và nhanh chóng nhất.

Mở bằng phần mềm Microsoft Excel trên máy tính

Do định dạng .xlsx được hỗ trợ mặc định trên Microsoft Excel, vì vậy đây là phương pháp phổ biến và tiện lợi nhất để truy cập file. Bảng tính mở bằng Microsoft Office sẽ giữ nguyên chất lượng và nội dung ban đầu. Người dùng không cần lo lắng về việc font chữ bị thay đổi, kích thước ô bị sắp xếp sai hoặc các công thức tính toán không hoạt động đúng. Ngoài ra, bạn có thể chỉnh sửa file trực tiếp sau khi mở và lưu lại phiên bản mới nhất hoặc chuyển đổi sang định dạng khác.

Có 2 phương pháp để mở file bằng Microsoft Excel mà người dùng có thể áp dụng:

Phương pháp 1: Mở file trực tiếp từ vị trí lưu trữ trong File Explorer

• Truy cập File Explorer và tìm đến vị trí của file Excel cần mở.
• Click đúp chuột vào file hoặc chuột phải/Mở, hệ thống sẽ tự động mở file bằng Microsoft Excel có sẵn trên máy tính.

Phương pháp 2: Mở file từ phần mềm Microsoft Excel

• Mở Microsoft Excel trên máy tính của bạn.

• Chọn Tệp → Mở, tìm và chọn file XLSX mà bạn muốn truy cập.

• Tiếp tục chọn Mở để mở tệp tin.

Sử dụng WPS Spreadsheets miễn phí để mở tệp tin

WPS Spreadsheets được phát hành với tính năng tương đương Microsoft Excel, cho phép truy cập file XLSX trên máy tính dù online hay ngoại tuyến. Người dùng có thể sử dụng miễn phí mà không cần tài khoản Microsoft Office 365, với nhiều tính năng không giới hạn. Đặc biệt, các hàm và định dạng của WPS không khác biệt nhiều so với Excel, giúp người dùng truy cập dữ liệu trong tệp tin một cách an toàn và chất lượng.

Cách 1: Mở file trực tiếp từ vị trí lưu trữ trong File Explorer

• Truy cập File Explorer và tìm đến vị trí file Excel cần mở.
• Click đúp chuột vào file hoặc chuột phải/Open, hệ thống sẽ tự động mở file bằng WPS Spreadsheets.
• Lưu ý: Trong trường hợp phần mềm chưa được cài mặc định, bạn có thể click chuột phải vào file cần mở, chọn Open with… và chọn WPS Spreadsheets.

Phương pháp 2: Mở tệp từ ứng dụng Microsoft Excel

• Mở phần mềm WPS Spreadsheets trên máy tính của bạn.
• Chọn Menu → Mở, tìm và chọn file XLSX cần mở.

• Chọn Mở để mở tệp tin.

Mở bằng công cụ Google Sheets trực tuyến

Để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu làm việc trực tuyến và cộng tác với bạn bè trên bảng tính, Google Sheets đã được thiết kế với nhiều tính năng hữu ích. Công cụ bảng tính trực tuyến này đã nhanh chóng trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi. Mặc dù có giới hạn nhất định, Google Sheets vẫn hỗ trợ mở các file XLSX giống như bất kỳ phần mềm Excel nào khác. Để làm điều này, đầu tiên bạn cần đăng nhập vào tài khoản Google của mình, sau đó thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở công cụ Google Sheets trên trình duyệt của bạn.

Bước 2: Chọn một bảng Sheets hoàn toàn mới.

Bước 3: Trên thanh công cụ, chọn tab Tệp → Mở (Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + O).

Bước 4: Lựa chọn tệp tin cần mở từ Google Drive hoặc tải lên từ máy tính cá nhân.

Cách chuyển đổi file XLSX sang định dạng XLS, CSV, PDF đơn giản

Tuỳ vào mục đích và nhu cầu sử dụng, đôi khi định dạng file tiêu chuẩn không phù hợp, đặc biệt khi chia sẻ hoặc mở bằng các phần mềm khác nhau. Lúc này, bạn cần chuyển đổi file sang định dạng mới như XLS, CSV hoặc PDF. Với các công cụ chuyển đổi hiện đại, người dùng có thể dễ dàng thực hiện việc này mà vẫn giữ được chất lượng và nội dung ban đầu của bảng tính. Dù sử dụng offline hay các ứng dụng trực tuyến, chỉ cần làm theo vài bước hướng dẫn dưới đây.

Cách chuyển đổi file XLSX sang XLS, CSV, PDF bằng Microsoft Excel

Ngoài việc hỗ trợ truy cập và chỉnh sửa các tệp tin bảng tính, phần mềm Microsoft Excel còn cho phép người dùng lưu lại các tệp tin với định dạng mới hoàn toàn. Với chức năng Lưu thành, bạn có thể tạo ra một bản sao mới cho tệp tin hiện có và chuyển đổi phần mở rộng của file như XLS, CSV hoặc PDF. Bằng cách này, các nội dung dữ liệu, công thức và định dạng của tệp gốc vẫn được bảo toàn. Khi chia sẻ hoặc gửi đi tệp tin đến bất kỳ đâu, người nhận cũng sẽ nhận được tệp tin giống hệt như bản gốc.

Để thực hiện chuyển đổi file XLSX theo cách mặc định, người dùng chỉ cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở tệp tin gốc cần chuyển đổi trong phần mềm Microsoft Excel.

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn mục File.

Bước 3: Tiếp tục nhấp chuột vào Lưu thành.

Bước 4: Nhập tên mới cho tệp tin và chọn định dạng ở mục Lưu thành theo nhu cầu.

Bước 5: Nhấn Lưu và đợi vài giây để hoàn tất quá trình chuyển đổi.

Phương pháp chuyển đổi file này cũng có thể áp dụng tương tự với phần mềm WPS Spreadsheets và Google Sheets. Điều này giúp người dùng linh hoạt áp dụng vào các công cụ bảng tính mà họ đang sử dụng.

Cách chuyển đổi file XLSX sang XLS, CSV, PDF qua dịch vụ trực tuyến

Để chuyển đổi tệp tin Excel sang các định dạng CSV, XLS, PDF trên Convertio, người dùng có thể làm theo hướng dẫn sau:

Bước 2: Click vào ô Chọn tệp tin để tải file cần chuyển đổi từ máy tính. Người dùng cũng có thể chuyển đổi các tệp được lưu trữ trên Google Drive hoặc DropBox.

Bước 3: Chọn file XLSX cần chuyển đổi → Bấm Mở.

Bước 4: Chọn định dạng muốn chuyển đổi trong ô tùy chỉnh ngay phía sau từ “đến”.

Bước 5: Click chuột vào Chuyển đổi, đợi vài giây để hệ thống hoàn tất, sau đó tải file mới về máy.

Kết luận

Các phần mềm văn phòng ngày càng phổ biến trên toàn cầu. Vì thế, người dùng cần hiểu rõ các thông tin cơ bản về các phần mềm như Microsoft Office, đặc biệt là định dạng file chuẩn quốc tế của từng công cụ. Bài viết đã cung cấp những thông tin cần thiết để độc giả hiểu rõ hơn về định dạng tệp XLSX trong Excel. Ngoài ra, hướng dẫn truy cập và chuyển đổi sang các định dạng XLS, CSV và PDF đã được trình bày chi tiết và dễ hiểu.

Hy vọng rằng qua bài viết này, người đọc sẽ nắm được thêm những kỹ năng mới về Microsoft Excel, phân biệt rõ các định dạng file như .xlsx, .xls và .xlsm để áp dụng vào công việc hàng ngày. Hãy luôn theo dõi Mytour để cập nhật những thông tin công nghệ mới nhất mỗi ngày.