Buzz
1. Bảng chấm công là gì?
Chấm công là một quy trình thiết yếu trong cả doanh nghiệp tư nhân và nhà nước, giúp theo dõi ngày làm việc của nhân viên, từ đó đánh giá sự chăm chỉ và hiệu quả công việc. Mặc dù không phải tất cả các mô hình doanh nghiệp đều coi trọng chấm công, nhưng để duy trì hoạt động ổn định và lâu dài, quy trình này là rất cần thiết.
Bảng chấm công là tài liệu dùng để ghi nhận số ngày làm việc, giờ làm, và các ngày nghỉ của mỗi nhân viên trong một tháng. Dựa vào bảng chấm công này, công ty có thể tính toán lương cho nhân viên một cách chính xác và công bằng.
Mẫu bảng chấm công thường bao gồm các thông tin cơ bản như ngày làm việc và ngày nghỉ trong tháng. Được thiết kế dưới dạng bảng tính Excel, việc nhập liệu trở nên dễ dàng hơn với các ô trống được cung cấp sẵn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Bảng chấm công chỉ ghi nhận tên nhân viên và bộ phận, còn việc tính lương sẽ dựa trên các yếu tố như bảo hiểm và trợ cấp, không được thể hiện trên bảng chấm công.
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, có thể có nhiều loại bảng chấm công như theo ca, theo tháng, sáng chiều, hay theo giờ. Bạn nên chọn loại bảng chấm công phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp mình.
Trong các doanh nghiệp lớn, bảng chấm công thường được lập hàng tháng và cần sự theo dõi chặt chẽ từ tổ trưởng hoặc quản lý phòng ban. Việc ghi chú rất đơn giản, chỉ cần theo dõi các ngày trong tháng theo các cột đã được đánh số. Bảng chấm công kết hợp với các chứng từ như đơn xin nghỉ phép hay nghỉ ốm sẽ được gửi cho bộ phận kế toán để tính toán lương. Các phương thức chấm công phổ biến hiện nay bao gồm chấm công theo ngày, nghỉ bù, và theo giờ.
Bảng chấm công mà chúng tôi cung cấp là một công cụ đơn giản nhưng đầy đủ chức năng quản lý và tính toán ngày công của nhân viên. Bảng này phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc tính toán lương.
Bảng chấm công được lập dưới dạng bảng tính Excel hoặc Word, giúp quản lý ngày công của nhân viên trong tháng, bao gồm tất cả các thông tin về tên và chức vụ của nhân viên. Bảng chấm công theo dõi các khoản mục như ngày làm việc, nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ lễ, và nghỉ không lương. Việc ghi ngày công và ngày nghỉ thuộc về nhân viên chấm công, và bảng này cần được lập dựa trên thông tin chính xác để tính lương cho nhân viên.
2. Tải mẫu bảng chấm công mới nhất dưới định dạng Excel và Word
Bảng chấm công là công cụ thiết yếu trong các tổ chức và doanh nghiệp, dùng để ghi nhận ngày công thực tế của nhân viên, bao gồm cả người đang làm việc, nghỉ phép, hoặc nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội trong tháng.
Bảng chấm công là cơ sở để các cơ quan và doanh nghiệp tính lương và đánh giá mức độ chăm chỉ, siêng năng, và hiệu quả công việc của từng nhân viên.
Dưới đây là các mẫu bảng chấm công mới nhất mà các doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh theo nhu cầu của mình.
- Mẫu bảng chấm công định dạng Excel:
- Mẫu bảng chấm công định dạng Word:
3. Hướng dẫn tạo bảng chấm công đơn giản và hiệu quả
Để thiết lập bảng chấm công theo chuẩn, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 03 bước sau đây:
Bước 1: Lập danh sách nhân viên.
Bước này yêu cầu tạo ít nhất hai cột để ghi tên và mã nhân viên. Khi nhập dữ liệu, cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sự nhầm lẫn do trùng tên, điều này có thể dẫn đến sai sót trong tính toán ngày công và lương.
Ngoài các thông tin cơ bản, bạn có thể thêm các cột như chức vụ, phòng ban, ngày sinh, quê quán, địa chỉ và thông tin liên lạc để bảng chấm công trở nên chi tiết hơn.
Bước 2: Tạo các cột thời gian để ghi nhận số ngày làm việc trong tháng và các ghi chú (nếu cần).
Bước 3: Quy định và thống nhất các ký hiệu chấm công.
Doanh nghiệp cần chọn và đồng nhất các ký hiệu cho các loại ngày làm việc, ví dụ: đánh dấu ngày làm việc bằng “X”, ngày nghỉ bằng “NL” và ngày nghỉ phép bằng “P”.
Bước 4: Kiểm tra lại toàn bộ bảng.
Sau khi hoàn tất việc tạo bảng chấm công cá nhân trên Excel hoặc Word, hãy kiểm tra và xác nhận lại toàn bộ thông tin để đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng sao chép cho các lần sau, tránh sai sót trong hệ thống.
4. Quy định về mẫu bảng chấm công
4.1. Phương pháp và trách nhiệm lập bảng chấm công
- Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải thực hiện lập bảng chấm công hàng tháng.
- Hàng ngày, tổ trưởng (Trưởng ban, trưởng phòng, trưởng nhóm,…) hoặc người được ủy quyền cần theo dõi thực tế và ghi nhận chấm công cho từng nhân viên vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các ký hiệu đã quy định.
- Vào cuối tháng, người thực hiện chấm công và trưởng bộ phận cần ký tên vào bảng chấm công và gửi bảng cùng các chứng từ liên quan như giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, đơn xin nghỉ không lương, về bộ phận kế toán để kiểm tra và đối chiếu, từ đó tính toán công và lương cũng như bảo hiểm xã hội.
- Bảng chấm công sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán cùng với các chứng từ liên quan.
4.2. Phương pháp chấm công
Tùy theo điều kiện công tác và khả năng kế toán của đơn vị, có thể áp dụng phương pháp chấm công theo ngày, theo giờ, hoặc các hình thức khác.
- Chấm công theo ngày: Mỗi ngày làm việc của nhân viên, bao gồm cả các hoạt động như hội nghị hay họp, sẽ được ghi nhận bằng một ký hiệu riêng cho ngày đó.
Cần lưu ý hai trường hợp sau đây:
+ Nếu trong một ngày, nhân viên thực hiện hai công việc với thời gian khác nhau, thì chấm công theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian hơn.
Ví dụ, nếu nhân viên A tham gia cuộc họp 5 giờ và làm việc 3 giờ trong cùng ngày, thì cả ngày sẽ được ghi nhận bằng ký hiệu “H” cho cuộc họp.
+ Nếu hai công việc có thời gian thực hiện bằng nhau trong một ngày, thì chấm công theo ký hiệu của công việc diễn ra trước.
- Chấm công theo giờ: Đối với mỗi công việc mà nhân viên thực hiện trong ngày, hãy ghi nhận bằng ký hiệu đã quy định và chỉ rõ số giờ thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
- Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù được áp dụng khi nhân viên làm thêm giờ mà không được trả lương cho thời gian làm thêm đó. Trong trường hợp này, khi nghỉ bù, hãy ghi ký hiệu “NB” và vẫn tính lương cho thời gian làm việc.
5. Tại sao doanh nghiệp cần lập bảng chấm công?
Mặc dù ở một số doanh nghiệp, việc chấm công có thể không phải là vấn đề lớn, nhưng để duy trì hoạt động ổn định và bền vững, việc xây dựng bảng chấm công là rất cần thiết.
Đặc biệt đối với các đơn vị có số lượng nhân viên đông đảo, việc theo dõi và quản lý chấm công trở nên quan trọng và phức tạp nếu chỉ dựa vào phương pháp thủ công.
Để đảm bảo việc chấm công cho nhân viên chính xác và minh bạch, các doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng bảng chấm công ngày mới nhất mà Mytour đã đề cập trước đó.
Với mẫu bảng chấm công này, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi số ngày công của nhân viên, đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và công bằng cho tất cả các nhân viên, từ đó tính lương chính xác hơn.
