Buzz
Khi chịu áp lực, khả năng xử lý thông tin của chúng ta bị hạn chế. Điều này dẫn đến việc chúng ta tập trung vào các việc không đúng. Vậy làm thế nào để khắc phục vấn đề này?
Hãy xem xét trường hợp này: Bạn làm việc suốt cả ngày, đối mặt với áp lực từ công việc. Bạn tham gia các cuộc họp, sau đó lại viết email. Bạn luôn bận rộn và bạn thích điều đó. Nhưng khi kết thúc ngày làm việc, bạn nhận ra rằng thậm chí bạn còn chưa bắt đầu dự án lớn mà bạn đã định giải quyết vào ngày hôm đó.
Và bạn mang công việc về nhà. Hoặc không. Sau đó, bạn cảm thấy có lỗi. Trong mọi tình huống, công việc đang “lấn át” phần còn lại của cuộc sống của bạn, lấy đi thời gian và tâm trí của bạn ra khỏi gia đình và sự nghỉ ngơi cần thiết.
Bạn cảm thấy mệt mỏi và tức giận. Bạn quyết định ngày mai sẽ khác. Nhưng khi bình minh đến, bạn lại thấy mình rơi vào vòng quay bận rộn.
Antonia Violante đã gặp nhiều tình huống tương tự tại nhiều nơi làm việc khác nhau. Các nhà khoa học và nghiên cứu hành vi như cô gọi những trường hợp này là “đường hầm”. Khi chúng ta căng thẳng và chịu áp lực thời gian, sự chú ý và khả năng xử lý thông tin bị hạn chế như chúng ta đang ở trong một “đường hầm”, Violante giải thích. Đôi khi điều này có ích, giúp chúng ta tập trung vào những việc quan trọng nhất.
Nhưng đường hầm cũng có một mặt tối. Trong “đường hầm” của sự bận rộn đó, chúng ta bị mắc kẹt trong cái bẫy của thiếu thời gian, giống như một trạng thái hoảng loạn. Thường thì chúng ta chỉ có thể giải quyết những công việc nhỏ nhặt ngay lập tức thay vì tập trung vào dự án lớn hoặc tìm ra giải pháp.
“Cuối cùng thì mọi người đã ‘đào hầm’ vào những việc không quan trọng”, cô nói.
Email mang lại cảm giác… không thoải mái
Violante là một cộng tác viên hàng đầu tại “ideas42” – một tổ chức phi lợi nhuận sử dụng khoa học hành vi để giải quyết các vấn đề thực tế, với văn phòng đặt tại khắp Hoa Kỳ và New Delhi. Theo cô, email là một công cụ hấp dẫn tuyệt vời.
Bộ não của chúng ta bị cuốn hút bởi cái mới lạ. Chúng ta thích bị gián đoạn bởi mỗi tiếng “bíp” và “ding” từ một email mới. Con người thích cảm giác bận rộn, kết hợp với sức hấp dẫn của cái mới lạ, dễ hiểu tại sao chúng ta luôn tập trung vào email và các thông báo mới từ Facebook.
Thực tế, những người mê bận rộn thường cảm thấy không thoải mái với sự trống rỗng. Một nghiên cứu cho thấy mọi người thích tự tạo ra công việc hơn là không có gì để làm.
“Do đó, mọi người thường xuyên kiểm tra email của mình”, Violante nhấn mạnh. “Hành động này tạo ra cảm giác bận rộn, nhưng thực tế đây là một sai lầm”, như việc nhầm lẫn giữa bận rộn và hiệu suất làm việc.
Để thoát khỏi “đường hầm” của sự bận rộn, bạn nên kiểm tra email theo thời gian cụ thể, Violante đưa ra giải pháp.
Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng hút thuốc theo lịch trình cụ thể giúp nhiều người bỏ thuốc với tỉ lệ thành công cao hơn. Lý do có thể là lịch trình cụ thể giúp phá vỡ thói quen hút thuốc.
Tương tự, kiểm tra email theo thời gian cụ thể cũng làm người ta cảm thấy vui vẻ và ít căng thẳng hơn so với việc kiểm tra liên tục - điều mà nhiều người dành năm giờ mỗi ngày để làm.
Violante cũng đề xuất rằng các nhóm làm việc nên thiết lập các quy tắc chung về việc gửi email và đồng thuận chỉ gửi email trong giờ làm việc. Để duy trì khả năng phân tích thông tin, cô đề xuất một sự thay đổi tư duy về email.
“Không phải là việc có hay không có email trong hộp thư đến của bạn, mà là bạn không nên chỉ tập trung vào email. Thay vào đó, hãy tập trung vào kế hoạch cho những công việc thực sự quan trọng”, cô giải thích.
Tuy nhiên, Violante cũng nhận thức rằng việc này không dễ dàng thực hiện vì “ngay cả các nhà khoa học hành vi cũng có vấn đề với việc nghiện email”.
Sự thiếu hụt làm giảm khả năng xử lý thông tin như thế nào?
Các khái niệm về “sự thiếu hụt” và “đường hầm” đầu tiên được mô tả trong nghiên cứu khoa học hành vi về nghèo đói.
Anandi Mani là giáo sư về kinh tế học hành vi tại Trường Chính phủ Blavatnik tại Oxford. Cô và các đồng nghiệp nghiên cứu về nguyên nhân khiến người nghèo đưa ra các sự lựa chọn tồi tệ gây tổn hại cho tiền của họ.
Các chuyên gia đã nghiên cứu nông dân trồng mía ở Ấn Độ và phát hiện rằng sự thiếu hụt về tiền đã ảnh hưởng đến khả năng xử lý thông tin của họ.
Sự thiếu hụt tiền bạc và sự thiếu hụt về thời gian có mối tương đồng lớn. Chúng ta thường chú ý vào những việc khẩn cấp trước mắt thay vì những việc quan trọng hơn để làm.
Để vượt qua tình trạng này, Mani đề xuất hãy tự hỏi nguyên nhân khiến bạn bị cuốn vào cuộc sống bận rộn. Hãy giảm khối lượng công việc hoặc phân bổ thời gian cho chúng theo cách nhất định, như cách nghiên cứu để những người nghèo có thu nhập ổn định.
“Luôn tuân thủ nguyên tắc không làm việc vào cuối tuần để không ảnh hưởng đến kế hoạch khác”, Mani nói. Cô cũng thử nghiệm thiền 15 phút mỗi sáng.
“Điều này giúp tôi tỉnh táo hơn suốt cả ngày”, cô chia sẻ. “Thật sự, đây là cách tôi hiểu về bản thân mình.”
Lên kế hoạch thời gian kỹ càng hơn
Anuj Shah, giáo sư khoa học hành vi tại Đại học Chicago, cho biết sự thiếu hụt thời gian ảnh hưởng đến cách con người suy nghĩ. Ông nghiên cứu về người tham gia các trò chơi trực tuyến.
Kết quả khá bất ngờ. Những người “nghèo” thường rất cẩn thận, nhưng sự thiếu hụt thời gian khiến họ quá tập trung vào hiện tại, không tạo chiến lược cho tương lai và đưa ra những quyết định tai hại.
Để tránh những sai lầm tiềm ẩn và sự bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng, chúng ta cần nhận ra giá trị của thời gian và khả năng của chúng ta trong việc cân nhắc và thực hiện mọi quyết định.
Khi nhìn vào lịch trình sáu tháng tới, thường chúng ta cảm thấy nó trống rỗng và không có gì quan trọng. Nhưng thực tế, chúng ta đang tự tạo ra sự bận rộn cho bản thân mình và tạo ra khó khăn cho tương lai.
Tuần tới sẽ không khác gì tuần này về mức độ bận rộn. Vì vậy, chúng ta cần phải suy nghĩ kỹ lưỡng về việc quản lý thời gian và ưu tiên công việc trong lịch trình của mình.
Lịch trình của chúng ta giống như một phòng trưng bày nghệ thuật, chúng ta cần xác định những điều quan trọng nhất và sắp xếp chúng một cách hợp lý. Việc thiết lập nguyên tắc sẽ giúp chúng ta tránh được sự bận rộn.
Khi chúng ta không quản lý thời gian tốt, chúng ta sẽ cảm thấy rất khó khăn. Tuy nhiên, nếu chúng ta biết cách tổ chức thời gian một cách hiệu quả, chúng ta có thể tránh được điều đó xảy ra trong tương lai.
>>Xem thêm: 7 bí quyết giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
