Tại sao bạn luôn bận rộn, làm việc cả ngày mà vẫn không xong và liên tục trễ deadline?

Khi chúng ta chịu áp lực, khả năng xử lý thông tin của chúng ta bị hạn chế. Điều này đồng nghĩa với việc chúng ta đang tập trung vào những công việc không đúng. Làm thế nào để khắc phục vấn đề này?

Hãy xem liệu điều này có quen thuộc với bạn không nhé: Bạn làm việc cả ngày, chịu áp lực từ công việc. Bạn 'chạy đua' đến các cuộc họp, sau đó lại viết email. Bạn luôn bận rộn và bạn thích điều đó. Nhưng khi kết thúc ngày làm việc, bạn nhận ra rằng thậm chí bạn còn chưa bắt đầu dự án lớn mà bạn dự định sẽ giải quyết vào ngày hôm đó.

Và rồi bạn mang công việc về nhà. Hoặc không. Rồi bạn cảm thấy cảm thấy có lỗi. Trong mọi tình huống, công việc đang 'đổ' vào phần còn lại của cuộc sống của bạn, chiếm giờ giấc và suy nghĩ của bạn rời xa gia đình và thời gian nghỉ ngơi cần thiết.

Bạn cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng. Bạn quyết định ngày mai sẽ khác. Nhưng khi sáng mai đến, bạn lại thấy mình rơi vào vòng quay bận rộn.

Antonia Violante đã gặp nhiều tình huống tương tự ở nhiều nơi làm việc khác nhau. Các nhà khoa học và nghiên cứu hành vi như cô gọi những trường hợp này là “đường hầm”. Khi chúng ta căng thẳng và chịu áp lực thời gian, sự chú ý và khả năng xử lý thông tin bị hạn chế như chúng ta đang ở trong một 'đường hầm,' Violante giải thích. Đôi khi điều này là tốt, giúp chúng ta tập trung vào những việc quan trọng nhất.

Tuy nhiên, bên trong “đường hầm” ẩn chứa một mặt tối. Trong cuộc sống bận rộn đó, chúng ta dễ rơi vào cái bẫy của sự thiếu thời gian, giống như một cơn bão hỗn loạn. Thường thì chúng ta chỉ giải quyết những công việc nhỏ nhặt ngay lập tức thay vì tập trung vào dự án lớn hoặc tìm ra giải pháp.

“Cuối cùng, mọi người đã ‘đào hầm’ vào những việc không quan trọng”, cô nói.

Email mang lại cảm giác… không thoải mái

Violante là một cộng tác viên hàng đầu tại “ideas42” – một tổ chức phi lợi nhuận sử dụng khoa học hành vi để giải quyết các vấn đề thực tế, với văn phòng đặt tại khắp Hoa Kỳ và New Delhi. Theo cô, email là một công cụ hấp dẫn tuyệt vời.

Bộ não của chúng ta bị thu hút bởi cái mới lạ. Chúng ta thích bị gián đoạn bởi mỗi tiếng “bíp” và “ding” từ một email mới. Con người thích cảm giác bận rộn, kết hợp với sức hấp dẫn của cái mới lạ, dễ hiểu tại sao chúng ta luôn tập trung vào email và các thông báo mới từ Facebook.

Thực tế, những người mê bận rộn thường cảm thấy khó chịu với sự trống rỗng. Một nghiên cứu cho thấy mọi người thích tự mình tạo ra công việc hơn là không có gì để làm.

“Do đó, mọi người thường kiểm tra email của họ thường xuyên,” Violante nói. “Hành động này tạo ra cảm giác bận rộn, khiến chúng ta cảm thấy thoải mái. Nhưng điều này là không đúng,” tương tự như việc nhầm lẫn giữa bận rộn và hiệu suất.

Để thoát khỏi “đường hầm” của sự bận rộn, bạn nên kiểm tra email theo thời điểm cụ thể, Violante đưa ra giải pháp.

Một nghiên cứu đã chứng minh rằng việc hút thuốc theo lịch trình cụ thể giúp nhiều người bỏ thuốc và phương pháp này có tỉ lệ thành công cao hơn. Lý do được các nhà nghiên cứu giải thích là lịch trình cụ thể không chỉ giúp mọi người không hút thuốc mọi lúc như trước mà còn phá vỡ mối quan hệ giữa thói quen hút thuốc.

Một cách tiếp cận tương tự cũng áp dụng cho việc kiểm tra email. Một nghiên cứu năm 2015 đã chỉ ra rằng những người kiểm tra email theo thời gian cụ thể cảm thấy hạnh phúc hơn và ít căng thẳng hơn so với những người kiểm tra email liên tục - điều mà nhiều người trong chúng ta dành năm giờ mỗi ngày để làm.

Violante cũng khuyến khích các nhóm làm việc thiết lập các quy tắc chung khi gửi email và đồng ý chỉ gửi email trong giờ làm việc. Để duy trì khả năng tập trung, cô đề xuất một sự thay đổi trong cách tiếp cận email.

“Không phải là về việc có hay không có email trong hộp thư đến của bạn, mà là bạn không nên tập trung quá nhiều vào nó. Thay vào đó, hãy tập trung vào một kế hoạch cho những công việc thực sự quan trọng”, cô giải thích.

Tuy nhiên, Violante cũng nhận thức rằng việc này không dễ dàng thực hiện vì “ngay cả các nhà khoa học hành vi cũng có vấn đề với việc nghiện email”.

Sự thiếu hụt làm giảm khả năng xử lý thông tin như thế nào?

Các khái niệm về “sự thiếu hụt” và “đường hầm” đầu tiên được mô tả trong nghiên cứu khoa học hành vi về nghèo đói.

Anandi Mani là giáo sư về kinh tế học hành vi tại Trường Chính phủ Blavatnik tại Oxford. Cô và các đồng nghiệp muốn hiểu điều gì đã khiến người nghèo đưa ra những sự lựa chọn tồi tệ gây tổn hại cho tiền của họ, chẳng hạn như vay với lãi suất cao hoặc chơi xổ số. Những điều giữ họ bị mắc kẹt trong nghèo đói.

Các chuyên gia đã nghiên cứu nông dân trồng mía ở Ấn Độ và cho họ kiểm tra nhận thức ở hai thời điểm: khi nông dân tiêu tiền lãng phí sau mùa thu hoạch và nhiều tháng sau, khi tiền trở nên thiếu hụt. Họ phát hiện ra rằng chính sự thiếu hụt về tiền đã gây ảnh hưởng đến khả năng xử lý thông tin. Các bài kiểm tra IQ của nông dân giảm tận 13 điểm so với đợt đầu kiểm tra.

Sự thiếu hụt tiền bạc và sự thiếu hụt về thời gian có mối tương đồng lơn. Có tiền, chúng ta làm những việc khẩn cấp trước – chúng ta trả hóa đơn hay cố gắng làm cho ngân sách hoạt động ngay cả khi chúng ta biết việc thực sự quan trọng cần làm là trở thành cha mẹ tốt hoặc dành thời gian với mẹ của mình. Trong công việc cũng vậy. Chúng ta chú ý bất cứ vấn đề gì xảy ra trước mắt thay vì suy nghĩ về những gì có thể có ý nghĩa hơn để làm.

Để thoát khỏi tình trạng này, Mani đề xuất bạn hãy tự đặt câu hỏi tại sao bạn bị rơi vào vòng xoáy của sự bận rộn. Nếu có thể, bạn hãy thử giảm bớt khối lượng công việc hoặc phân chia chúng theo thời gian cố định, giống như cách nghiên cứu về cách những người nghèo kiếm thu nhập, vượt qua biến động tài chính và tránh rơi vào tình trạng nghèo. Sau đó, làm việc cùng người khác, xây dựng và thực hiện các quy tắc chung trong nhóm về việc nghỉ ngơi tại nơi làm việc trong tuần và cuối tuần.

“Tôi luôn tuân thủ một quy tắc không bao giờ làm việc vào cuối tuần vì điều đó sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch khác”, Mani chia sẻ. Bản thân cô cũng đang thử nghiệm phương pháp thiền 15 phút mỗi sáng.

“Việc này giúp tôi tỉnh táo hơn trong suốt ngày” cô nói. “Thật lòng, đây là cách để tôi khám phá về tâm trí của mình.”

Lên kế hoạch thời gian cẩn thận hơn

Anuj Shah, giáo sư nghiên cứu hành vi tại Đại học Chicago, nhận xét rằng, sự thiếu hụt thời gian ảnh hưởng đến cách con người suy nghĩ. Ông đã tiến hành nghiên cứu về những người tham gia các trò chơi trực tuyến. Trong đó, người chơi có thể “giàu” hoặc “nghèo” dựa trên số lần đoán hoặc thử trong trò chơi.

Kết quả làm nảy sinh nhiều ngạc nhiên. Những người “nghèo” thường rất cẩn thận. Nhưng do sự thiếu hụt về thời gian khiến họ tập trung quá nhiều vào hiện tại, họ không thể xây dựng kế hoạch cho tương lai và vì thế đưa ra những quyết định đầy hậu quả như vay tiền với lãi suất cắt cổ, khiến họ phải trả giá đắt.

“Do đó, để tránh rơi vào lỗi lầm hoặc bỏ bê những nhiệm vụ quan trọng mặc dù có vẻ ít khẩn cấp vào thời điểm này nhưng sẽ ảnh hưởng lớn trong tương lai, mọi người cần nhận thức rằng thời gian và khả năng là những nguồn lực có hạn và hãy bắt đầu suy nghĩ về các lựa chọn xung quanh và cân nhắc các yếu tố”, Shah nói.

Ví dụ, khi nhìn vào lịch trình sáu tháng tiếp theo, chúng ta thường thấy nó rất rộng lớn và không có nhiều việc phải làm. Vì vậy, có thể chúng ta tự tạo việc cho bản thân. Điều này dẫn đến sự thiếu hụt thời gian và chúng ta vô tình tạo ra “đường hầm” trong tương lai.

“Nhưng chúng ta phải nhớ rằng các tuần trong sáu tháng tiếp theo cũng sẽ bận rộn như tuần này”, ông Shah khẳng định. “Vì vậy, bạn cần phải suy nghĩ – làm thế nào tôi sẽ hoàn thành công việc đã lên kế hoạch trong tuần này? Tôi sẽ phải từ bỏ điều gì để làm điều đó? Chúng ta cần nhận ra rằng sự rảnh rỗi trong tương lai là điều không thể”. Đây là một phương pháp mà ông đang áp dụng.

Đồng nghiệp của ông Shah – ông Sendhil Mullainathan – đã đề xuất mọi người nên suy nghĩ về lịch trình như một tủ đựng thực phẩm mà chúng ta đang nhồi đầy mọi thứ, hoặc như một bảo tàng nghệ thuật mà chúng ta quyết định điều gì là quan trọng nhất và cách sắp xếp chúng. Ông khuyên rằng nên thiết lập các nguyên tắc để giúp chúng ta nhớ những điều quan trọng khi chúng ta rơi vào cái bẫy của sự bận rộn.

“Khi chúng ta thiếu thời gian, chúng ta đã ở trong tình trạng khó khăn”, ông Shah nói. “Tuy nhiên, nếu học được cách quản lý thời gian từ trước, ta có thể ngăn điều đó xảy ra trong tương lai”.

>>Xem thêm: 7 điểm mạnh và thói quen tạo nên sự khác biệt của người thành công